Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych, które przynoszą liczne korzyści w postaci oszczędności miejsca, sprawniejszego obiegu dokumentacji, znacznie prostszego dostępu do danych oraz minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.

Digitalizacja dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów pod lupą

Oferowana przez firmę Ekoakta usługa stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania tradycyjnych kartotek czy stert dokumentów. Opiera się ona na masowym skanowaniu papierowych dokumentów w celu stworzenia wersji elektronicznej oraz przechowywaniu ich w bezpiecznym repozytorium obrazów. Dzięki zastosowanym technologiom zachowują one wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zaindeksowane. W efekcie digitalizacji dokumentów możliwa staje się ich integracja z dowolnym systemem informatycznym, np. typu workflow (ang. przepływ pracy), dzięki któremu możliwe jest przesłanie dokumentu (bez dodatkowych kosztów) do wszystkich upoważnionych odbiorców, a jeśli posiadają oni urządzenia mobilne z dostępem do firmowej sieci, w kilka sekund otrzymają oni dostęp do niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, projekty czy raporty.

Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej

Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwia oszczędne zagospodarowanie przestrzeni w biurze, która dotychczas służyła do przechowywania dokumentów. Przedsiębiorstwo uwalnia się wówczas od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”, które może przekazać wyspecjalizowanej firmie w ramach umowy outsourcingowej. Ponadto digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych biznesowych wedle praktycznie nieograniczonych kryteriów. Dzięki temu zatrudniana kadra otrzyma błyskawiczny dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdej porze, a także będzie mogła pracować nad nimi równocześnie w modelu grupowym.

Dane cyfrowe są efektywnie wykorzystywane w codziennej pracy, a zarazem dobrze chronione przed dostępem nieupoważnionych osób w elektronicznym archiwum dokumentów. Wdrożenie takiego rozwiązania skraca czas obiegu dokumentów o około 30-50% i o tyle samo zmniejsza liczbę prac administracyjnych, które są niezbędne w tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej, co z kolei bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów. Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów znacząco przy tym obniża koszty materiałów biurowych.Współczesne realia gospodarcze nie wymagają od przedsiębiorcy i jego pracowników posługiwania się dokumentacją papierową, jednak gdy nastąpi taka konieczność, zawsze można je będzie wypożyczyć z archiwum, w którym dokumenty papierowe są odpowiednio przechowywane nawet przez wiele lat zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bez obawy o ich zagubienie czy zniszczenie.

Digitalizacja dokumentów w rękach profesjonalistów

Powierzenie digitalizacji dokumentów profesjonalnemu usługodawcy – takiemu jak Ekoakta – wiąże się z licznymi korzyściami. Należą do nich m.in.:

  • Sprawdzone procedury i pełna poufność 
  • Profesjonalny sprzęt do masowego skanowania, gwarantujący dużą wydajność i wysoką jakość 
  • Automatyzacja procesu
  • Brak kosztów wyjściowych związanych z wdrożeniem odpowiednich technologii
  • Elastycznie dopasowane oprogramowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa
  • Liczne opcje kategoryzacji i przeszukiwania dokumentacji
  • Skalowalność procesu i możliwość jego ciągłej optymalizacji
  • Ograniczenie wydatków związanych z czasem pracowników oddelegowanych do prac przy elektronicznym obiegu dokumentacji

Od skanowania dokumentów do rozwoju firmy

Cyfrowe archiwum powstałe w wyniku digitalizacji dokumentów w znaczący sposób przekłada się na sposób działania każdej firmy. Dzięki dostępowi do ogromniej i ciągle rozwijającej się bazy informacji przedsiębiorstwo zyskuje sprawność organizacyjną, a zatrudniana kadra lepszy przepływ informacji i wiedzy. Korzyści finansowe stanowią zatem tylko jeden z wielu argumentów, które przemawiają za digitalizacją. Świat zmierza do przodu, a każda dobrze prosperująca organizacja powinna dotrzymywać mu kroku.

 

Zapytaj o szczegóły
naszych konsultantów:
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz Przejdź do formularza


Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów i elektroniczne archiwum dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Archiwizacja Dokumentacji Medycznej

Dokumentacja medyczna to jedne z najważniejszych materiałów, jakie kompletujemy przez lata. Zbiór ten zawiera dane dotyczące stanu zdrowia pacjenta, przebytych chorób, udzielonych świadczeń zdrowotnych. Znajdziemy w niej zarówno dane osobowe, służące identyfikacji (np. imię i nazwisko, adres), jak i dane wrażliwe – podlegające szczególnej ochronie informacje o naszym zdrowiu, kodzie genetycznym itp. 

więcej

Dokumenty niejawne

Czym są dokumenty niejawne? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja dokumentów niejawnych? W jaki sposób należy niszczyć tego rodzaju informacje?

 

więcej

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Każda firma, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do archiwizowania wszelkich dokumentów powstałych w ciągu jej istnienia. W jaki sposób robić to prawidłowo? Jak stosować się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych czy też kadrowych?

więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie