PRAWO

Zaproś doradcę | Prawo | Pytania i odpowiedzi, artykuły | Słowniczek | Kalkulator niszczenia

OBOWIĄZKI USTAWOWE W ZAKRESIE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ

1. Ustawa - Ochrona danych osobowych.
2. Ustawa - Ochrona informacji niejawnych.
3. Ustawa - Narodowy zasób archiwalny i archiwa.
4. Ustawa - Rachunkowość.
5. Ustawa - Kodeks Celny.
6. Ustawa - Prawo Bankowe.
7. Akty normatywne dla organów rządowych i samorządowych.

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania (art. 3) obowiązek należytego przetwarzania takich danych, tak, aby spełniony został podstawowy cel ustawy w postaci zapewnienia każdemu ochrony dotyczących go danych osobowych (art. 1). Ustawa szczegółowo określa zasady przetwarzania danych osobowych (art. 23). Jednym z obowiązków administratora danych osobowych w zakresie ich przetwarzania jest ich usuwanie (art. 7). Przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą (pismo Generalnego Inspektora Danych Osobowych Nr GI-DP-848/00/1010 z dnia 18.07.2000r.).
   
   
2. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania (art. 1 ust. 2) m.in. obowiązek przetwarzania informacji niejawnych oraz organizowania ich ochrony (art. 1 ust 1). Informacje niejawne, podlegające usunięciu, muszą być chronione zgodnie z zapisami ustawy w szczególności poprzez powierzenie takiego procesu podmiotowi mogących zapewnić warunki dla ochrony informacji niejawnych (art. 65 ustawy). Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa jest niezbędne w celu dopuszczenia do przetwarzania informacji niejawnych. Przetwarzanie takie odbywać się może jedynie w warunkach określonych ustawą i przy zachowaniu niezbędnych wymogów, związanych z zapewnieniem ochrony informacji niejawnych (art. 20).
   
   
3. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Z 19 lipca 1983r. ) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek przekazywania dokumentacji do właściwych archiwów państwowych lub jej brakowania (art. 5 ust 1). Brakowaniu może ulec dokumentacja nie stanowiąca materiału archiwalnego, o którym mowa w art. 1 ustawy.
   Tryb i warunki brakowania takiej dokumentacji określają Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 1984 r.) oraz Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (MP 17, poz. 145).
   
   
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania (art. 2 ust. 1) obowiązek przechowywania dokumentacji w sposób określony w art. 74 ustawy. Po określonych tam okresach dokumentacja powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych, czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych.
   
   
5. Ustawa z dnia 9 stycznia 1997r. – Kodeks Celny (Dz. U. Nr 23, poz. 117) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek zachowania tajemnicy służbowej w zakresie posiadanych informacji (art. 8). Uprawnienie do przetwarzania danych, wyrażone w art. 7 § 4 ustawy może być wykonane przy zachowaniu rygorów mających na celu ochronę danych i informacji.
   
   
6. Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 roku – Prawo Bankowe (Dz. U. 1992/91, poz. 359) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek przestrzegania tajemnicy bankowej i stanów rachunków bankowych (art. 48 ust. 1). Taka norma powoduje, iż podmioty objęte ustawą zobowiązane są do takiego usuwania danych i informacji, aby zachowane zostały ogólne wymogi wynikające z obowiązku ochrony danych osobowych, informacji niejawnych i ochrony dóbr osobistych.
   
   
7. Organy władzy sądowniczej, jak również organy rządowe i samorządowe stosują przepisy powołane w punktach od 1 do 3. Wewnętrzne akty normatywne regulują jedynie klasyfikowanie dokumentacji niearchiwalnej i tryb podejmowania decyzji o jej brakowaniu. Poza tym zastosowanie znajdują normy ogólne z uwzględnieniem tych, które zobowiązują do zachowania tajemnicy służbowej oraz ochrony dóbr osobistych.