FAQ - Archiwizacja dokumentów

Czy mogę prosić o cennik porządkowania (archiwizacji) dokumentów?


Ceny za porządkowanie (archiwizację) dokumentów zależą od wielu czynników m.in. stanu dokumentacji, ilości poszczególnych kategorii archiwalnych, nakładu pracy potrzebnego do ich opracowania. Dlatego, aby przedstawić wstępną ofertę cenową proponujemy najpierw przeprowadzenie bezpłatnego audytu, który pozwali nam zapoznać się z zasobem przeznaczonym do porządkowania oraz omówić wszystkie elementy mogące mieć wpływ na cenę. Wynikiem audytu jest propozycja cennika dostosowanego do Państwa potrzeb.

Jakie kwalifikacje mają osoby wykonujące porządkowanie akt?


Nasi archiwiści to osoby z wieloletnim doświadczeniem zawodowym, legitymujący się świadectwami ukończenia kursów archiwistycznych I i II stopnia.

Czy realizujecie usługę archiwizacji dokumentów archiwalnych kat A?


Tak, mamy duże doświadczenie w tym zakresie. Ponadto po uporządkowaniu akt nasi archiwiści przygotowują odpowiednią dokumentacje niezbędną do przekazania zasobu Archiwum Państwowemu.

Czy można wykonać usługę archiwizacji w siedzibie zleceniodawcy?


Tak, po uprzedniej weryfikacji warunków pracy dla archiwisty. Pomieszczenie wykorzystywane do prac archiwizacyjnych powinno znajdować się niedaleko od miejsca składowania dokumentacji i posiadać niezbędne wyposażenie techniczne takie jak: biurko (stół), dostęp do prądu, wystarczającą ilością miejsca do rozłożenia opracowywanych dokumentów.

W jaki sposób przekażą Państwo uporządkowany zasób dokumentów, tak aby personel naszej firmy, mógł z niego swobodnie korzystać?


Przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi Klienta odbywa się w oparciu o protokół zdawczo odbiorczy, wraz z przekazaniem informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt.

Na podstawie jakich przepisów prawnych wykonuje się usługę porządkowania dokumentów?


Nasi pracownicy wykonują pracę zgodnie z sugestiami Klientów, w oparciu o firmowe instrukcje kancelaryjne oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa takie jak: „Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)”.

Jaki zakres obowiązków wchodzi w skład usługi archiwizacji dokumentów?


Harmonogram prac porządkowych obejmuje:

  • Uporządkowanie zasobu archiwum poprzez przyznanie dokumentom odpowiedniej klasyfikacji aktowej kategorii A, B, BC, dokumentacji technicznej oraz akt. 
  • Opracowanie dokumentacji poprzez segregację akt na zespoły i komórki organizacyjne.
  • Chronologiczne ułożenie akt wewnątrz teczek w układzie przewidzianym obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
  • Oznaczenie teczek przez umieszczenie na wierzchniej stronie: nazwy instytucji i komórki, w której akta powstały, znaku i tytułu akt według wykazu, względnie odtworzenie tytułu teczek zgodnie z ich zawartością aktową kategorii akt. Przy aktach kat. B również terminu ich przechowywania uzależnionego od dat skrajnych (data pierwszego i ostatniego pisma).
  • Wydzielenie z archiwum akt kategorii BC, których okres przechowywania minął, wraz ze sporządzeniem spisu tychże akt.
  • Przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi Klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt.
  • Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Czy Klient we własnym zakresie musi zaopatrzyć się w materiały archiwizacyjne?


Nie, nasza firma posiada niezbędne materiały potrzebne do realizacji usługi archiwizacji w atrakcyjnych cenach hurtowych. Istnieje także możliwość wykorzystania materiałów własnych Klienta.

Jak długo trwa realizacja usługi archiwizacji dokumentów?


Jest to uzależnione od wielkości zasobu tj. ilości teczek, segregatorów, kartonów z dokumentami oraz od rodzaju (kategorii archiwizacyjnej) dokumentów jakie będą porządkowane.

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów i elektroniczne archiwum dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Archiwizacja Dokumentacji Medycznej

Dokumentacja medyczna to jedne z najważniejszych materiałów, jakie kompletujemy przez lata. Zbiór ten zawiera dane dotyczące stanu zdrowia pacjenta, przebytych chorób, udzielonych świadczeń zdrowotnych. Znajdziemy w niej zarówno dane osobowe, służące identyfikacji (np. imię i nazwisko, adres), jak i dane wrażliwe – podlegające szczególnej ochronie informacje o naszym zdrowiu, kodzie genetycznym itp. 

więcej

Dokumenty niejawne

Czym są dokumenty niejawne? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja dokumentów niejawnych? W jaki sposób należy niszczyć tego rodzaju informacje?

 

więcej

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Każda firma, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do archiwizowania wszelkich dokumentów powstałych w ciągu jej istnienia. W jaki sposób robić to prawidłowo? Jak stosować się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych czy też kadrowych?

więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie