FAQ - Przechowywanie dokumentów

Jak mogę wypożyczyć dokumenty?


W każdej chwili upoważniony pracownik może wypożyczyć oryginały dokumentów, po uprzednim złożenia zamówienia. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju, za pośrednictwem kuriera, w trybie standard lub express. Istnieje dodatkowa możliwość osobistego odbioru dokumentów na miejscu w archiwum. Kopie dokumentów możemy udostępnić również drogą elektroniczną lub faksową.

Jak są przechowywane dokumenty?


Dokumenty przechowywane są w specjalistycznych pudłach archiwizacyjnych Ekoakta, które dzięki zastosowaniu pięciowarstwowej tektury falistej i taśmy wzmacniającej są nie tylko najtrwalszymi pudłami na rynku, ale także gwarantują najniższą cenę opakowania, w przeliczeniu na zeskładowany w nim segregator. Na pudła archiwizacyjne udzielamy pisemnej GWARANCJI!.
Dokumentacja zapakowana w pudła przechowywana jest w archiwach, znajdujących się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.

Czy wycena usługi jest płatna?


Wycena usługi jest bezpłatna. Nasz pracownik przyjedzie do Państwa firmy i oszacuje wielkość zasobu oraz określi rodzaj dokumentów (kategorie archiwizacyjne), a następnie przedstawimy Państwu wstępną ofertę cenową.

Jakie zabezpieczenia są zastosowane w Waszych składnicach akt?


  • Nasze archiwa znajdują się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.
  • Cały teren wokół budynków archiwów jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany systemem telewizji przemysłowej. Obiekty strzeżone są przez wykwalifikowanych pracowników ochrony 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Dostęp na teren możliwy jest jedynie poprzez portiernię, za okazaniem przepustki stałej lub wystawieniem przepustki tymczasowej dla odwiedzających. 
  • Wejście do budynku archiwum odbywa się przez śluzę, w której każda z osób odwiedzających zobowiązana jest do wpisania się w książce wejść i wyjść. 
  • Stały personel firmy posiada karty dostępu ze zdefiniowanymi obszarami poruszania się, a wszelkie otwarcia drzwi i bram są odnotowywane i zapamiętywane w komputerowym systemie kontroli dostępu. 
  • W pomieszczeniach archiwów zainstalowane są systemy alarmowe – czujki ruchu oraz kamery przemysłowe rejestrujące obraz na zewnątrz i wewnątrz z 45 dniowym back-up nagrań.
  • Archiwa posiadają również system powiadamiania o pożarze połączony bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.

Czy mogę oddać dokumenty do Państwa archiwum we własnych pudłach?


Preferujemy wykorzystanie naszego autorskiego systemu, ze względu na zastosowany w archiwach Ekoakta system oparty na niezwykle wytrzymałych pudłach archiwizacyjnych typu JET i JUMBO dostosowanych do systemu składowania dokumentów na regałach wysokiego składowania. Jednak w indywidualnych przypadkach po konsultacji z kierownikiem archiwum dopuszczalne jest przejęcie dokumentacji w pudłach Klienta.

Co się dzieje z dokumentami, których nie musimy już przechowywać?


Wszystkie akta przechowywane w archiwum mają określony i zapisany w systemie komputerowym termin ich przechowywania, uzależniony od dat skrajnych dokumentów (data pierwszego i ostatniego pisma). Na podstawie tych informacji archiwista przygotowuje spis dokumentów do brakowania. Następnie spis przekazywany jest do akceptacji Klienta, a po otrzymaniu zgody dokumenty są brakowane, a następnie niszczone.

Czy możemy u Państwa zamówić pudła archiwizacyjne i samodzielnie zapakować dokumenty?


Tak, istnieje taka możliwość. Wystarczy określić szacunkowo ilość potrzebnych pudeł i złożyć zamówienie.

Czy możemy zwiedzić Państwa archiwum?


Każdego potencjalnego i obecnego Klienta zapraszamy do odwiedzenia naszego archiwum.

Czy po oddaniu dokumentów do archiwum będę miała do nich szybki dostęp w razie kontroli czy wezwania z sądu?


Dostęp do przechowywanych dokumentów jest natychmiastowy. Kopie dokumentów możemy udostępnić w każdej chwili upoważnionemu pracownikowi drogą elektroniczną lub faksową. Oryginały są potrzebne tylko w szczególnych przypadkach np. do postępowań sądowych, a o nich z reguły wiemy parę dni wcześniej, więc jest czas na ich dostarczenie. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju za pośrednictwem kuriera w trybie standard lub express.

Jakimi typami opakowań archiwistycznych Państwo dysponują?


Posiadamy specjalnie wzmacniane kartony archiwistyczne na 6 lub 12 segregatorów, które odpowiadają 0,5 lub 1 mb dokumentacji papierowej.

Czy istnieje możliwość przeglądania dokumentów bezpośrednio u Państwa w archiwum?


Tak. Istnieje taka możliwość po wcześniejszym powiadomieniu nas o planowanej wizycie.

Kiedy należy dokonać płatności za przechowanie dokumentacji likwidowanej firmy?


Opłata musi być wniesiona z góry, za pełny okres przechowywania całego zasobu, po podpisaniu umowy, lecz przed odbiorem dokumentacji do przechowywania.

Jakie są okresy przechowywania dokumentów księgowych?


Terminy przechowywania dokumentacji określają stosowne przepisy i tak dla przykładu:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Czy istnieje możliwość plombowania pudeł przekazywanych do Waszego archiwum?


Oczywiście istnieje możliwość plombowania pudeł archiwizacyjnych. Standardowo przechowawcy stosują dwie plomby zabezpieczające. Specjalna konstrukcja pudeł stosowanych przez Ekoakta umożliwia użycie tylko jednej plomby do skutecznego zabezpieczenia dokumentacji, a to obniża koszty użytego zabezpieczenia.

Czy po przekazaniu dokumentów do składowania w archiwum Ekoakta, każdy pracownik firmy Klienta będzie miał do nich dostęp?


Nie. Podczas zawierania umowy Klient wyznacza pracowników upoważnionych do korzystania z całego zasobu lub jego części. Każdorazowo przed udostępnieniem dokumentów osoby zlecające wypożyczenie są weryfikowane w systemie ze zgodności z podpisem złożonym na tzw. Karcie Wzorów Podpisu, stanowiącą załącznik do umowy.

Czy istnieje możliwość przechowywania dysków twardych, taśmy back-up?


Tak. Archiwum Ekoakta jest wyposażone w sejf przeznaczony do składowania różnego rodzaju nośników informacji (dysków twardych, płyt CD, taśm back-up itd.) zapewniający bezpieczeństwo przed ogniem, wodą, wilgocią, polem magnetycznym i kradzieżą.

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów i elektroniczne archiwum dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Archiwizacja Dokumentacji Medycznej

Dokumentacja medyczna to jedne z najważniejszych materiałów, jakie kompletujemy przez lata. Zbiór ten zawiera dane dotyczące stanu zdrowia pacjenta, przebytych chorób, udzielonych świadczeń zdrowotnych. Znajdziemy w niej zarówno dane osobowe, służące identyfikacji (np. imię i nazwisko, adres), jak i dane wrażliwe – podlegające szczególnej ochronie informacje o naszym zdrowiu, kodzie genetycznym itp. 

więcej

Dokumenty niejawne

Czym są dokumenty niejawne? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja dokumentów niejawnych? W jaki sposób należy niszczyć tego rodzaju informacje?

 

więcej

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Każda firma, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do archiwizowania wszelkich dokumentów powstałych w ciągu jej istnienia. W jaki sposób robić to prawidłowo? Jak stosować się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych czy też kadrowych?

więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie