FAQ - Jak niszczyć dokumenty?

Czy do zniszczenia można oddać dokumenty w segregatorach lub teczkach bez usuwania części metalowych (zszywki, spinacze) i plastikowych (koszulki, okładki)?


Niszczymy dokumenty w całości bez ich segregacji, dlatego nie jest to konieczne. Wszelkie typowe elementy używane do organizacji dokumentów zostaną zniszczone wraz z dokumentacją w naszej przemysłowej niszczarce.

Jak należy przygotować dokumenty przed przekazaniem ich do niszczenia? Czy jak u innych, mniejszych dostawców usługi niszczenia dokumentów należy przygotować ,,czysty papier”?


Odbieramy dokumenty w segregatorach, teczkach, koszulkach wraz ze zszywkami, spinaczami itp. bez wymogu ich usuwania.

Czy do pojemnika na dokumenty można wrzucać płyty cd i inne nośniki danych?


Nie. Do pojemnika wrzucamy wyłącznie dokumenty papierowe. Jeśli Klient posiada inne nośniki informacji, które chciałby zniszczyć, konieczne jest podstawienie dodatkowego pojemnika przeznaczonego do ich zbiórki.

Jakie typy dokumentów możemy niszczyć?


Możemy niszczyć wszystkie typy dokumentów. Nasze niszczarki spełniają wymagania 4-tej klasy tajności wg nowej normy DIN 66399.

W jaki sposób niszczone są dokumenty w firmie Ekoakta?


Dokumenty poddane są procesowi mechanicznego niszczenia w przemysłowej niszczarce marki Vecoplan 4-tej klasy tajności wg nowej normy DIN 66399, a następnie są sprasowywane w 400 kg kostki papieru.

Czy istnieje możliwość niszczenia dokumentacji w siedzibie Klienta?


Tak, realizujemy usługi utylizacji dokumentów bezpośrednio w siedzibie Klienta.
System mobilnego niszczenia dokumentów dedykujemy w szczególności firmom, których przepisy wewnętrzne zabraniają przekazywania dokumentów poza siedzibę firmy lub też rodzaj i miejsce ich przechowywania (kancelaria tajna, dokumentacja służb państwowych itp.) wskazuje na potrzebę zniszczenia ich "na oczach Klienta".

Czy dokumenty można dostarczyć do Państwa osobiście?


Tak, jest możliwe osobiste dostarczenie dokumentów do naszej siedziby, po uprzednim ustaleniu terminu. Jednak o wiele wygodniejsze jest gdy nasi konwojenci zjawią się u Państwa i pomogą w załadunku dokumentacji do bezpiecznych pojemników. Czynność ta jest wliczona w cenę usługi.

Posiadamy kilka oddziałów na terenie całego kraju, czy istnieje możliwość obsługi każdego z nich?


Tak, świadczymy usługi niszczenia dokumentów na terenie całego kraju w tym samym standardzie dzięki sieci oddziałów i sprawnej, własnej logistyce.

Od czego jest uzależniona cena usługi niszczenia dokumentów?


Cena jest uzależniona od ilości i rodzaju dokumentów oraz od tego gdzie znajduje się dany zasób (np. strych, piwnica, piętro bez windy). Zachęcamy do skorzystania z profesjonalnego doradztwa w dziedzinie niszczenia nośników informacji!

Jak jest gwarancja, że odebrane dokumenty zostały bezpiecznie zniszczone?


Posiadamy rozbudowany system zarządzania jakością i bezpieczeństwem, oparty na normach ISO 9001:2008 oraz ISO 27001:2005. Obydwa systemy przechodzą audyty okresowe potwierdzane certyfikacją wyspecjalizowanych jednostek (DNV i TÜV Nord). Opracowaliśmy również plany ciągłości działania, które są okresowo testowane, a system jako całość podlega ciągłemu doskonaleniu pod nadzorem pełnomocnika do spraw jakości i bezpieczeństwa. Zatrudniony w spółce personel odbywa regularne szkolenia i niezależnie od stanowiska spełnia warunek niekaralności oraz posiada podpisaną klauzulę poufności. Dbamy, aby każdy pracownik identyfikował się z celami określonymi w polityce bezpieczeństwa i polityce jakości oraz rygorystycznie przestrzegał procedur. 

Powyższe działania dają gwarancję realizacja usług na najwyższym poziomie niezależnie od miejsca ich wykonywania oraz są podstawą zadowolenia tysięcy naszych Klientów.

Jak odbywa się realizacja usługi niszczenia? Czy niszczenie dokumentów potwierdzone jest jakimś certyfikatem?


Oto etapy realizacji usługi wykonywane przez pracowników Ekoakta: 

  • dostawa w ustalonym terminie pojemników i plomby do miejsca odbioru dokumentów,
  • pakowanie dokumentów do pojemników w obecności przedstawiciela Klienta,
  • protokolarny odbiór zaplombowanych pojemników,
  • transport zaplombowanych pojemników do niszczarni,
  • niszczenie przekazanych dokumentów w niszczarce z prasą kanałową Vecoplan (wydajność 2 500 kg/h; klasa niszczenia 3÷4) z zachowaniem wszystkich procedur warunkujących poufność procesu,
  • wystawienie certyfikatu zniszczenia.

Czy istnieje możliwość obecności naszego pracownika przy niszczeniu dokumentów?


Tak, po zgłoszeniu takiej konieczności umożliwiamy oddelegowanemu pracownikowi Klienta uczestnictwo w procesie niszczenia firmowych dokumentów. Równie dobrą, a zdecydowanie wygodniejszą formą nadzoru procesu niszczenia jest udokumentowanie go w postaci nagrania z systemu telewizji przemysłowej. Gwarantujemy taką możliwość wszystkim naszym Klientom przez okres 45 dni od daty zniszczenia dokumentów, po tym czasie nagranie z danego dnia jest usuwane.

W jakim czasie nośniki odebrane od Klienta zostaną zniszczone?


W ciągu 24h od momentu odbioru zawartość pojemnika zostanie zniszczona.

Jaką mamy gwarancję, że dokumenty zostaną zniszczone, a nie znalezione gdzieś na śmietniku czy w lesie?


Gwarancją jest fakt, że spełniamy wszystkie warunki wynikające z najlepszych praktyk w tej branży tzn. mamy:

  • certyfikowany system zarządzania jakością (ISO 9001) i zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO 27001),
  • kilka tysięcy aluminiowych, numerowanych pojemników z indywidualnym zamkiem,
  • 3 przemysłowe instalacje niszczące monitorowane w trybie 24h,
  • jednakowy standard obsługi w całym kraju,
  • własna flota pojazdów monitorowanych systemem GPS,
  • partnerska umowa i najwyższa w branży polisa ubezpieczenia kontraktowego,
  • zaufany, kompetentny i dobrze zmotywowany zespół pracowników,
  • 12 lat na polskim rynku, 
  • zezwolenie na gospodarkę odpadami oraz licencja transportowa,
  • regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne.

Dlaczego mam wybrać Waszą, droższą ofertę pojemnikową skoro konkurencja daje tańszą ofertę i odbiór luzem lub w workach?


W Polsce informacje są prawnie chronione, a nadużycia w tym zakresie podlegają karze grzywny, a nawet więzienia. Dlatego warto ustrzec się przed popełnieniem błędów w tym zakresie i podjąć współpracę z doświadczonym usługodawcą gwarantującym najwyższą jakość usług i bezpieczeństwa. 

Dodatkowym argumentem jest fakt, iż w Polsce usługa niszczenia dokumentów nie jest koncesjonowana, dlatego też dokumenty może niszczyć każdy. Niestety w wielu przypadkach usługodawcy nie posiadają żadnych procedur opisujących sposób niszczenia nośników informacji. Ekoakta dba o najwyższy poziom świadczonych usług i od wielu lat posiada certyfikowany system zarządzania jakością i bezpieczeństwem, oparty na normach ISO 9001:2008 oraz ISO 27001:2005. Dodatkowo posługujemy się normą DIN 66399 regulującą wymogi oraz obowiązki w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów.

Jaki jest przewidywany czas realizacji zamówienia od momentu zgłoszenia?


Standardowy czas realizacji zamówienia to 48h. Dla Klientów posiadających wiele oddziałów na terenie Polski lub mających do zniszczenia duże ilości dokumentacji ustalamy indywidualny tryb odbioru.

Czy Państwa firma zajmuje się również przygotowaniem dokumentacji do niszczenia np. z archiwum Klienta?


Tak. Posiadamy zespół archiwistów, który wydzieli dokumentację do zniszczenia z archiwum (brakowanie dokumentacji z archiwum). Szczegółowa wycena takiego rozwiązania nastąpi po bezpłatnej konsultacji stanu Państwa archiwum.

Dowiedziałem się, że można u Was zniszczyć twarde dyski, jak to wykonujecie?


Twarde dyski poddawane są mechanicznej destrukcji w celu fizycznego uszkodzenia (talerzy, głowicy, napędu oraz hermetycznej obudowy dysku) zgodnie z normą DIN 66399. Pomimo pominięcia kasowania danych metodą programową przez długotrwałe nadpisywanie dysków (niemożliwe przy dyskach uszkodzonych) oraz degaussowania czyli demagnetyzacji, która jest metodą skuteczną, ale nie gwarantowaną (jak sprawdzić poprawność wykonanego kasowania?). Metoda mechanicznego niszczenia twardych dysków stosowana przez Ekoakta jest najszybszą skuteczną, a co ważniejsze gwarantowaną metodą kasowania informacji. Dodatkowo Klient otrzymuje certyfikat zniszczenia, na którym umieszczone są wszystkie numery seryjne zniszczonych dysków.

Czy posiadają Państwo certyfikat uprawniający do wykonywania usługi niszczenia dokumentów?


W Polsce usługa niszczenia dokumentów nie jest koncesjonowana, dlatego też dokumenty może niszczyć każdy. W wielu przypadkach usługodawcy nie posiadają żadnych procedur opisujących sposób niszczenia nośników informacji. Ekoakta dba o najwyższy poziom świadczonych usług i od wielu lat posiada certyfikowany system zarządzania jakością i bezpieczeństwem, oparty na normach ISO 9001:2008 oraz ISO 27001:2005. Dodatkowo posługujemy się normą DIN 66399 regulującą wymogi oraz obowiązki w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów.

Czy potrzebny jest udział pracowników Klienta podczas załadunku dokumentów?


Nie, nasi konwojenci zajmą się załadunkiem dokumentacji do bezpiecznych pojemników. Usługa została zaprojektowana w taki sposób, aby do minimum ograniczyć zaangażowanie w jej wykonanie Klienta. Nasi konwojenci oczekują jedynie na wskazanie co należy zabrać do zniszczenia. Dodatkowym atutem jest fakt, że czynność ta jest bezpłatna.

Mamy dokumenty zgromadzone na paletach. Czy dokonujecie odbioru tak przygotowanych dokumentów?


Tak, na życzenie dokonujemy odbioru dokumentów na paletach przygotowanych przez Klientów. Najczęściej są to odbiory dużych ilości dokumentów, tak zwane odbiory całopojazdowe, realizowane samochodami skrzyniowymi, które wyposażone są w system GPS, pozwalający cały czas śledzić przejazd od momentu odbioru dokumentacji, do przewiezienia jej do instalacji niszczącej. Dodatkowo na czas transportu skrzynia ładunkowa pojazdu zabezpieczana jest plombą jednorazową. W celu uzyskania maksymalnego bezpieczeństwa transportowanej dokumentacji, zalecamy realizację usługi w systemie bezpiecznych pojemników.

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów i elektroniczne archiwum dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Archiwizacja Dokumentacji Medycznej

Dokumentacja medyczna to jedne z najważniejszych materiałów, jakie kompletujemy przez lata. Zbiór ten zawiera dane dotyczące stanu zdrowia pacjenta, przebytych chorób, udzielonych świadczeń zdrowotnych. Znajdziemy w niej zarówno dane osobowe, służące identyfikacji (np. imię i nazwisko, adres), jak i dane wrażliwe – podlegające szczególnej ochronie informacje o naszym zdrowiu, kodzie genetycznym itp. 

więcej

Dokumenty niejawne

Czym są dokumenty niejawne? Jak wygląda prawidłowa archiwizacja dokumentów niejawnych? W jaki sposób należy niszczyć tego rodzaju informacje?

 

więcej

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Każda firma, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do archiwizowania wszelkich dokumentów powstałych w ciągu jej istnienia. W jaki sposób robić to prawidłowo? Jak stosować się do przepisów dotyczących przechowywania dokumentów księgowych czy też kadrowych?

więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie