Firma Ekoakta Sp. z o.o. oferuje kompleksowe rozwiązanie kwestii porządkowania i zarządzania archiwum firmowym. Wykonanie prac z zakresu archiwizacji poprzedza nieodpłatna wycena usługi.

Podstawowy zakres prac archiwizacyjnych:

• uporządkowanie zasobu archiwum poprzez przyjęcie odpowiedniej klasyfikacji aktowej kategorii A, B i BC;
• przygotowanie materiałów archiwalnych (kat. A) w celu przekazania ich do właściwego Archiwum Państwowego;
• opracowanie dokumentacji poprzez segregację akt w zespole i właściwe ich opisanie;
• wydzielenie z archiwum akt kat. BC, których okres przechowywania minął wraz ze sporządzeniem spisu tychże akt (pomoc przy uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego na  brakowanie);
• sporządzenie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo — odbiorczych (forma elektroniczna
  i papierowa);
• przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z porządkowanych akt;
• sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.

W szczególnych przypadkach zakres prac może zostać rozszerzony o dodatkowe prace, których forma jak i przedmiot zostaną uzgodnione odrębnie pomiędzy stronami.

Opieka nad archiwum:

Proponujemy usługę wynajęcia naszej firmy do prac przy stałej obsłudze archiwum w zakresie:

• przyjmowania do składnicy akt dokumentów wstępnie opisanych i uporządkowanych poprzez  przyjęcie odpowiedniej klasyfikacji aktowej i nadanie im odpowiedniej numeracji;
• sporządzania spisów tych dokumentów;
• brakowania (po konsultacji z wytwórcą) dokumentów, których czas przechowywania minął wraz z wykonaniem spisów;
• udostępniania upoważnionym pracownikom dokumentów znajdujących się w zasobie;
• dopasowania do potrzeb harmonogramu odwiedzin w poszczególnych archiwach.

Przy zgodzie obu stron możliwa jest zmiana warunków wykonania usługi wraz
z modyfikacją harmonogramu odwiedzin ustalonego przy podpisaniu umowy.
Miesięczny koszt usługi zawierający wszystkie powyższe elementy, szacowany jest
indywidualnie w zależności od potrzeb klienta.