Przechowywanie dokumentów i akt - archiwum zewnętrzne


Czy pamiętasz, że prowadzenie firmy wymaga ciągłej pracy z dokumentami? Czy doświadczasz tego, że rokrocznie firmowe archiwum rozrasta się, a jego obsługa pochłania coraz więcej czasu i środków? Czy zauważasz, że znacząco rośnie również zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do dokumentów wielu pracowników z różnych działów?

Jeśli tak, sprawdź, jakie oszczędności i korzyści może zapewnić Ci przekazanie dokumentów firmowych do profesjonalnego archiwum Ekoakta.

Przechowywanie dokumentów

Dlaczego to takie ważne?

  • Konieczność przechowywania określonych kategorii dokumentów, w tym dokumentów księgowych czy podatkowych, kadrowych oraz dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami, przez długie okresy czasu (nawet do 50 lat), generuje potrzebę zapewnienia stosownej przestrzeni magazynowej.
  • Coroczny przyrost zasobów informacyjnych oznacza potrzebę zapewnienia dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów i akt, które może stanowić znaczący koszt prowadzonej działalności. 
  • Przechowywanie dokumentów i bezpieczne przechowywanie danych lub prowadzenie archiwum zakładowego wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiednich zabezpieczeń i personelu do jego obsługi.
  • Informacje i dane przechowywane na terenie siedziby przesiębiorstwa to cenne zasoby, które podlegają ochronie fizycznej i logicznej - konieczność zastosowania stosownych środków bezpieczeństwa nie zawsze znajduje się w centrum uwagi kierownictwa spółki.
  • Ewentualna utrata lub zagubienie dokumentów może zakończyć się nieobliczalnym w skutkach wyciekiem informacji.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy analizę Twoich zasobów informacyjnych (dokumentów, rysunków technicznych, map, zapisów, taśm, nagrań itp.) i ustalimy najlepszy sposób przechowywania i dostępu do nich. Dotyczy to wszelkich rodzajów dokumentacji, np. księgowej, podatkowej, personalnej, analiz finansowych, planów, budżetów, a także dokumentacji medycznej.
  • Ustalimy okresy przechowywania dokumentacji oraz innych zasobów informacyjnych i dokonamy brakowania i bezpiecznego zniszczenia dokumentów, których czas przechowywania upłynął.
  • Określimy najkorzystniejsze miejsce przechowywania dokumentów i sposoby dostępu (np. dostawa oryginałów, dostawa skanów przez bezpieczne łącze (Scan on Demand), odbiór osobisty przez pracowników firmy itp.). Ekoakta dysponuje własnm systemem online do zarządzania dokumentami znajdującymi się w archiwum.

Jak to robimy?

  • Dostarczymy pudła archiwizacyjne do Twojej siedziby, gdzie pracownicy Ekoakta spakują dokumenty w kartony archiwizacyjne i przetransportują je do archiwum monitorowanym poprzez system GPS samochodem. Ty otrzymasz stosowny protokół przekazania dokumentów.
  • Sporządzimy ewidencję przekazanej dokumentacji, oznaczymy pudła archiwizacyjne kodami paskowymi i umieścimy jes w odpowiednio zabezpieczonym obiekcie archiwizacyjnym.
  • Zapewnimy przechowywanie dokumentów i akt oraz danych przez zgodny z prawem okres, a po jego upływie dokonamy brakowania dokumentów i ich bezpiecznego zniszczenia.
  • Na życzenie udostępnimy dokumenty w miejscu przechowywania, dowieziemy oryginały do Twojej firmy lub prześlemy kopie dokumentów faksem albo e-mailem.
  • Przekażemy stosowne raporty dotyczące zasobu archiwalnego oraz wykonywanych na nim operacji zleconych przez klienta.

Nasze standardy bezpieczeństwa

  • Archiwa Ekoakta zlokalizowane są w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezalewowych.
  • Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty, posiadają zabezpieczania przeciwpożarowe właściwe dla składnicy akt oraz archiwów. System powiadamiania o pożarze połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.
  • Temperatura i wilgotność utrzymywane są przez cały czas na stałym poziomie, co gwarantuje długotrwałą żywotność dokumentów i ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
  • Archiwa Ekoakta wyposażaone są w nowoczesny system monitoringu wizyjnego i kontroli dostępu oraz elektroniczny system antywłamaniowy, a nad bezpieczeństwem czuwają dodatkowo wykwalifikowani pracownicy ochrony.
  • Dostęp do przechowywanych dokumentów osobom z zewnątrz ograniczają dodatkowo ogrodzenie i bramy oraz metalowe drzwi z zamkami antywłamaniowymi.
  • Każdorazowy wstęp do archiwum odnotowywany jest w rejestrze wejść i wyjść, a samo wejście odbywa się poprzez śluzę osobową.

Dlaczego warto skorzystać z przechowywania dokumentów w naszych archiwach?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

  • Nie utrzymujesz drogiej powierzchni biurowej potrzebnej do przechowywania dokumentów i akt w siedzibie firmy.
  • Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, dzięki czemu możecie skoncentrować się na kluczowych obowiązkach i zwiększyć swoją efektywność pracy.
  • Zapewnienie właściwej ochrony dokumentom firmowym nie wymaga dodatkowych wydatków, a bezpłatna wycena usługi pozwala z góry zaplanować koszt przechowywania dokumentów.
  • Przechowywanie dokumentów i akt odbywa się w warunkach gwarantujących ich ochronę przed zniszczeniem lub ujawnieniem.
  • Odbiór i zwrot przechowywanej dokumentacji realizują konwoje Ekoakta.
  • Ochrona w miejscu przechowywania dokumentów uniemożliwia dostęp osobom nieupoważnionym.
  • Wszystkie prace związane z przechowywaniem dokumentacji wykonają za Ciebie nasi wykwalifikowani archiwiści.
  • Masz szybki i wygodny dostęp do przechowywanych dokumentów (oryginał, faks lub bezpieczna postać elektroniczna e-mail).
  • Skutecznie zarządzasz przekazanym zasobem oraz na bieżąco kontrolujesz stan i status jednostek aktowych.
  • W razie zewnętrznej kontroli przeglądanie dokumentów nie zakłóca pracy firmy, ponieważ masz do nich osobisty wgląd w archiwum Ekoakta.

Dowiedz się więcej >

Zapytaj o szczegóły
naszych konsultantów:
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz Przejdź do formularza

Sprawdź także:

Niszczenie dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów - niszczenie informacji. Profesjonalne oraz w pełni bezpieczne usługi związane z niszczeniem dokumentów i innych nośników informacji.

więcej

Skanowanie dokumentów

Digitalizacja, czyli masowe skanowanie dokumentów to lepsze wykorzystanie miejsca w biurze, usprawnienie pracy z dokumentami, a także oszczędność czasu i pełna kontrola dostępu.

więcej

Archiwizacja dokumentów

Jednolite standardy archiwizacji w Twojej firmie, szybszy i prostszy dostęp do dokumentów i akt oraz niezbędne przeszkolenie Twoich pracowników.

więcej

Archiwizacja poczty

Kompleksowa pomoc w zarządzaniu korespondencją przychodzącą i wychodzącą, które jest istotnym procesem bez względu na branżę czy profil działalności firmy. Cyfrowa kancelaria - archiwizacja poczty.

więcej

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej:

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Jednym z głównych celów każdej firmy powinna być optymalizacja kosztów. Sposobem na podniesienie sprawności i bezpieczeńśtwa obiegu dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokuementów.

więcej
Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Obniżenie kosztów procesów niezbędnych dla funkcjonowania firmy jest możliwe m.in. dzięki outsourcingowi procesów biznesowych. Kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja oraz niszczenie dokumentów to usługi, które oszczędzają czas i środki przedsiębiorców, również dzięki ich indywidualnemu dopasowaniu.

więcej
Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Rozwiązaniem jest masowa digitalizacja dokumentów.

więcej
Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Kluczem do rozwiązania problemu sprawnego tempa obiegu informacji w firmie jest outsourcing kancelarii pocztowej - opóźnienia w tym zakresie zakłócają płynność finansową. Logistyką dokumentów zajmują się obecnie nie tylko największe firmy w Poslce, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa.

więcej

Referencje klientów

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak,
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka,
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska,
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sosnowcu

Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda,
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chrzanowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk,
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Wszystkie prace zostały wykonane starannie, czysto, sprawnie w oparciu o obowiązujące przepisy i normy, a także zgodnie z przewidzianym w umowie terminem. Usługa nie budzi zastrzeżeń pod względem bezpieczeństwa oraz ochrony danych niszczonych dokumentów. Z jakości prac jesteśmy bardzo zadowoleni i z całą odpowiedzialnością polecamy firmę Ekoakta jako Wykonawcę, który swoje obowiązki traktuje rzetelnie i fachowo.

mgr Tomasz Szymański,
Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Łodzi

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala nam rekomendować tę firmę jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę.

mgr inż. Mariusz Jędrzejczak,
Nadleśniczy Nadleśnictwa Pieńsk

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie informacji. Nasza współpraca w pełni potwierdziła fachowość naszego partnera. Rekomendujemy tego sprawdzonego specjalistę w dziedzinie usług zarządzania dokumentami.

Piotr Latacz,
Prezes Zarządu „Drewno Hurt Detal” Sp. z. o. o.

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie