Baza wiedzy

Jak długo należy przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej

Zamknięcie działalności gospodarczej to dla wielu przedsiębiorców niełatwe i skomplikowane zadanie oraz bardzo trudna decyzja i (nierzadko) osobista tragedia. Poza formalnościami związanymi z likwidacją firmy należy również pamiętać o ważnych kwestiach związanych z przechowywaniem dokumentów. Niezależnie od powodów zakończenia działalności, przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać wiele dokumentów przez określony czas. W niniejszym artykule omówimy, jakie dokumenty powinny być przechowywane, przez ile czasu i jak najlepiej je zabezpieczyć po zamknięciu działalności gospodarczej.

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy jest jednym z najważniejszych kroków w procesie zakończenia działalności gospodarczej. Dlaczego? Ponieważ przepisy prawa nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania wielu dokumentów przez określony czas, a niezastosowanie się do tych przepisów może skutkować różnego rodzaju konsekwencjami prawno-finansowymi.

W zależności od rodzaju dokumentu czas przechowywania dokumentów może się różnić. Istnieją jednak pewne wytyczne, które przedsiębiorcy powinni przestrzegać. Dokumenty finansowe, takie jak faktury, umowy czy rachunki bankowe, powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od daty zakończenia roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Z kolei dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, listy płac czy składki ZUS, powinny być przechowywane przez okres 10 lat od daty zakończenia roku, w którym pracownik przestał być zatrudniony w firmie.

A jak to wygląda w przypadku podatków? W przypadku dokumentów związanych z podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT), przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zamknął firmę. W przypadku dokumentów związanych z VAT-em termin przechowywania dokumentów wynosi 6 lat od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło rozliczenie.

Warto wspomnieć, że okres przechowywania dokumentów jest inny w przypadku zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej i inny w przypadku likwidacji spółki.

Przechowywanie dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej

W przypadku zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty takie jak faktury, umowy czy rachunki bankowe przez co najmniej 5 lat od daty zakończenia roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Natomiast dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę czy listy płac, powinny być przechowywane przez okres 10 lat od daty zakończenia działalności.

Przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki

W przypadku likwidacji spółki, okres przechowywania dokumentów może być dłuższy niż w przypadku zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Dokumenty finansowe, takie jak faktury czy rachunki bankowe, powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od daty zakończenia roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Warto jednak pamiętać, że firma prowadzona w formie spółki, ma szereg wielu innych dokumentów. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej, właściciel może skorzystać ze zwolnienia z opłacania podatku VAT. Spółki nie mają takiej możliwości, a przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki związanych właśnie z tym podatkiem powinno wynosić minimum 10 lat.

Warto jednak pamiętać, że okres przechowywania dokumentów może się różnić w zależności od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej, dlatego zawsze warto dokładnie zapoznać się z przepisami prawa i indywidualnymi wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej.

Archiwizacja dokumentów po zamknięciu firmy

Ważne jest również, aby dokumenty były odpowiednio zabezpieczone. Zaleca się, aby dokumenty były przechowywane w pomieszczeniu niedostępnym dla osób trzecich, w suchym i zacienionym miejscu, w temperaturze nieprzekraczającej 18-20 stopni Celsjusza oraz w suchym pomieszczeniu. Warto również zadbać o odpowiednie oznakowanie dokumentów, aby łatwo było je zidentyfikować w przyszłości.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki jest kluczowe, aby zachować je w dobrym stanie i zapobiec utracie ważnych informacji. Warto wziąć pod uwagę kilka kwestii, aby zapewnić odpowiednie przechowywanie dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej. Należy też pamiętać, o możliwości skorzystania z usług firm świadczących usługi przechowywania dokumentów.

Chcąc zadbać o właściwe zabezpieczenie dokumentów, należy wybrać odpowiednie miejsce do ich przechowywania. Powinno to być miejsce suche, wolne od wilgoci i dostatecznie wentylowane, aby zapobiec powstawaniu pleśni lub innych form zniszczeń. Dodatkowo dokumenty powinny być przechowywane w pomieszczeniu, które jest dostępne tylko dla upoważnionych pracowników lub osób, które mają legalne uprawnienia do uzyskania tych informacji.

Warto także zainwestować w odpowiednie opakowania do przechowywania dokumentów. W przypadku dokumentów papierowych najlepiej jest wykorzystać koperty lub pudełka z tworzywa sztucznego, które zapewnią ochronę przed wilgocią, kurzem i innymi czynnikami zewnętrznymi. W przypadku dokumentów elektronicznych warto zainwestować w odpowiednie nośniki, takie jak płyty CD, dyski twarde lub chmury obliczeniowe.

Po trzecie, należy zabezpieczyć dokumenty przed kradzieżą lub zniszczeniem. W przypadku dokumentów papierowych najlepiej jest zabezpieczyć je przed kradzieżą, przechowując je w sejfie lub w pomieszczeniu, które jest chronione systemem alarmowym. W przypadku dokumentów elektronicznych warto zabezpieczyć je za pomocą haseł lub innych systemów uwierzytelniania, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do danych.

Warto również regularnie przeglądać i aktualizować dokumenty, aby upewnić się, że są one wciąż potrzebne i aktualne. Archiwizacja dokumentów jest konieczna tylko przez pewien czas. Dokumenty, które nie są już potrzebne, powinny być zniszczone zgodnie z przepisami prawa, aby zapobiec niepotrzebnemu gromadzeniu się zbędnych dokumentów.

Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy

Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy lub zakończeniu działalności gospodarczej może stanowić poważne wyzwanie. Bezpieczne i odpowiednie przechowywanie dokumentów jest niezwykle ważne, aby móc spełnić wymagania prawne i podatkowe. Dlatego warto skorzystać z usług specjalistycznej firmy, która oferuje profesjonalne usługi przechowywania dokumentów, jak Ekoakta. Dzięki temu możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są w bezpiecznych rękach, a Ty możesz skupić się na swoich kolejnych projektach.

Jeśli zastanawiasz się, gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy lub po zakończeniu działalności gospodarczej, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy takiej jak Ekoakta. Nasza firma oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii Ekoakta oferuje archiwizację i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej oraz tradycyjnej, co daje pewność, że Twoje dokumenty są w dobrych rękach. Dodatkowo, korzystając z naszych usług, posiadasz stały dostęp do swoich dokumentów. Dlatego, jeśli szukasz bezpiecznego i profesjonalnego sposobu na przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy, warto skorzystać z oferty Ekoakty. Serdecznie zapraszamy do kontaktu w celu ustalenia szczegółów.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.