Jakie dokumenty można zniszczyć po rozliczeniu rocznym firmy, a które trzeba jeszcze przechowywać?

Zamknięcie roku podatkowego to dla wielu firm moment, w którym pojawia się pytanie, które dokumenty można wreszcie zlikwidować, a które muszą zostać zachowane jeszcze przez kilka lat. Dowiedz się, jak poradzić sobie z tym wyzwaniem i jak nasza firma może pomóc Ci w jego realizacji.

Rozliczenie roczne firmy, które dokumenty można już zniszczyć? 

Zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że niszczenie dokumentów po zakończeniu roku podatkowego staje się możliwe dopiero po upływie tego okresu. 

Faktury, deklaracje VAT, dowody kosztowe i inne dokumenty związane z rozliczeniem podatkowym muszą być dostępne przez cały ten czas. Czy można wyrzucić faktury po rozliczeniu roku bezpośrednio po złożeniu deklaracji? Nie, ponieważ urząd skarbowy może sięgnąć po nie jeszcze przez kolejne pięć lat. Dlatego też odpowiednia archiwizacja dokumentów to podstawa bezpiecznego przechowywania firmowej dokumentacji.  

Podobna logika dotyczy dokumentów ZUS. Deklaracje rozliczeniowe i raporty imienne złożone po 1 stycznia 2012 roku przechowuje się przez 5 lat od momentu ich przekazania do ZUS. Starsze dokumenty, złożone przed tą datą, obowiązuje 10-letni okres retencji.

To, co zrobić z dokumentami po rozliczeniu PIT i CIT, zależy nie od faktu złożenia deklaracji, lecz od daty, z którą wiąże się konkretne zobowiązanie podatkowe. Warto też pamiętać, że wszczęcie postępowania podatkowego lub kontroli może wydłużyć okres przechowywania. To argument za tym, aby nigdy nie niszczyć dokumentów pochopnie i zawsze weryfikować, czy w danym roku nie toczą się żadne postępowania dotyczące okresu, z którego dokumentację chcemy zniszczyć. Pomocnym źródłem w tej kwestii jest nasz artykuł o tym, jak długo przechowywać dokumenty księgowe, gdzie szczegółowo omawiamy terminy dla poszczególnych kategorii dokumentów.

Jak pozbyć się dokumentów, które nie są już potrzebne po rozliczeniu rocznym firmy? 

Moment, w którym dokument przekracza ustawowy okres przechowywania, nie oznacza, że można go wrzucić do niszczarki biurowej i uznać sprawę za zamkniętą. Dokumenty do zniszczenia po zamknięciu roku księgowego często zawierają dane osobowe kontrahentów, pracowników czy klientów. Ich likwidacja musi przebiegać w sposób trwały, nieodwracalny i zgodny z wymogami RODO.

Tu właśnie pojawia się kwestia wyboru właściwego podejścia. Niszczarki biurowe oferują podstawowy poziom ochrony, który nie zawsze spełnia wymogi dla dokumentów zawierających wrażliwe dane finansowe. Profesjonalne niszczenie przemysłowe rozdrabnia materiały do postaci wykluczającej jakąkolwiek rekonstrukcję informacji. 

Ekoakta realizuje tę usługę z pełną dokumentacją procesu. Po każdym zleceniu otrzymujesz od nas certyfikat zniszczenia, który stanowi dowód prawidłowego postępowania z przekazaną dokumentacją. W kontekście tego, jakie dokumenty trzeba zachować do kontroli skarbowej, dokument potwierdzający prawidłowo przeprowadzone niszczenie także jest tym, który należy zachować.

Twój dział księgowości może wskazać, jakie dokumenty można zniszczyć po rozliczeniu rocznym firmy. Nasi pracownicy przejmą na siebie obowiązek ich niszczenia i utylizacji. 

Dokumenty zostaną odebrane w plombowanych pojemnikach i przewiezione specjalnym samochodem wyposażonych w system śledzenia GPS. Harmonogram odbiorów można dostosować do rytmu pracy Twojej firmy. Oferujemy niszczenie zarówno jako jednorazową akcję po zamknięciu roku, jak i cykliczny proces wbudowany w kalendarz operacyjny organizacji. 

W jaki sposób pomagamy przechowywać dokumenty, których nie można zniszczyć po rozliczeniu rocznym firmy? 

Firma ma dwie drogi. Pierwsza to samodzielne prowadzenie archiwum w siedzibie, z wszystkimi kosztami i obowiązkami, które się z tym wiążą. Druga to przekazanie dokumentacji zewnętrznemu partnerowi, który dysponuje odpowiednią infrastrukturą i bierze pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo powierzonych akt.

Dla firm, które chcą zachować fizyczne oryginały dokumentów przez wymagany przepisami okres, oferujemy profesjonalne przechowywanie dokumentów w naszych obiektach. Warunki środowiskowe, monitoring i kontrola dostępu gwarantują, że dokumentacja pozostaje w nienaruszonym stanie przez cały czas retencji. Co istotne, nie tracisz do niej dostępu. Na żądanie konkretny dokument zostaje łatwo odnaleziony i udostępniony. 

Ponadto warto także wziąć pod uwagę elektroniczne archiwum, które zastępuje fizyczne zasoby w pełni funkcjonalnym systemem cyfrowym. Zdigitalizowane dokumenty są dostępne natychmiast, z każdego miejsca, a ich wyszukiwanie zajmuje sekundy. System rejestruje każde wejście i każdą operację na dokumentach, co oznacza pełną audytowalność dostępu. Przechowywanie dokumentów księgowych ile lat przepisy wymagają, zależy od ich kategorii, jednak niezależnie od okresu retencji elektroniczne archiwum pozwala utrzymać porządek bez zajmowania cennej przestrzeni biurowej.

Dlaczego klienci zlecają nam niszczenie i przechowywanie dokumentacji po rozliczeniu rocznym?

Odpowiedź na to pytanie rzadko sprowadza się do jednego powodu. Klienci, którzy zostają z nami na lata, doceniają połączenie kilku elementów jednocześnie: kompetencji, przewidywalności i zakresu usług, który eliminuje potrzebę szukania kolejnych dostawców dla kolejnych potrzeb.

To, co wyróżnia naszą firmę, to podejście do odpowiedzialności za cały cykl życia dokumentu. Nie kończymy pracy w momencie odbioru akt. Towarzyszymy klientowi od momentu przejęcia dokumentacji, przez jej bezpieczne przechowywanie, aż po certyfikowane niszczenie lub przekształcenie w cyfrowe zasoby. Każdy etap jest udokumentowany i potwierdzony, co ma wymierną wartość podczas kontroli skarbowych i audytów.

Nasi klienci cenią sobie szczególnie:

• Elastyczność oferty: zakres usług dopasowujemy do rzeczywistych potrzeb firmy, bez narzucania rozwiązań, które nie pasują do jej specyfiki.
• Bezpieczeństwo danych osobowych: wszystkie procesy realizujemy zgodnie z RODO, a dostęp do dokumentacji mają wyłącznie upoważnione osoby.
• Obsługę wielooddziałową: działamy na terenie całego kraju, obsługując firmy z rozproszoną strukturą w ramach jednej umowy.
• Wsparcie w zakresie tego, jak długo przechowywać dokumenty księgowe i innych regulacji: nasi specjaliści pomagają klientom zrozumieć obowiązujące terminy retencji i unikać błędów, które mogą kosztować podczas kontroli.

Ile lat przechowywać dokumenty księgowe po rozliczeniu rocznym i które z nich można bezpiecznie zlikwidować? To pytanie, z którymi nie musisz mierzyć się samodzielnie. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w tym obszarze.

FAQ