FAQ Przechowywanie dokumentów

Jak mogę wypożyczyć dokumenty?

W każdej chwili upoważniony pracownik może wypożyczyć oryginały dokumentów, po uprzednim złożenia zamówienia. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju, za pośrednictwem kuriera, w trybie standard lub express. Istnieje dodatkowa możliwość osobistego odbioru dokumentów na miejscu w archiwum. Kopie dokumentów możemy udostępnić również drogą elektroniczną lub faksową.

Jak są przechowywane dokumenty?

Dokumenty przechowywane są w specjalistycznych pudłach archiwizacyjnych Ekoakta, które dzięki zastosowaniu pięciowarstwowej tektury falistej i taśmy wzmacniającej są nie tylko najtrwalszymi pudłami na rynku, ale także gwarantują najniższą cenę opakowania, w przeliczeniu na zeskładowany w nim segregator. Na pudła archiwizacyjne udzielamy pisemnej GWARANCJI!.
Dokumentacja zapakowana w pudła przechowywana jest w archiwach, znajdujących się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.

Czy wycena usługi jest płatna?

Wycena usługi jest bezpłatna. Nasz pracownik przyjedzie do Państwa firmy i oszacuje wielkość zasobu oraz określi rodzaj dokumentów (kategorie archiwizacyjne), a następnie przedstawimy Państwu wstępną ofertę cenową.

Jakie zabezpieczenia są zastosowane w Waszych składnicach akt?
  • Nasze archiwa znajdują się w nowoczesnych halach wysokiego składowania, zlokalizowanych w parkach przemysłowych na terenach niezalewowych.
  • Cały teren wokół budynków archiwów jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany systemem telewizji przemysłowej. Obiekty strzeżone są przez wykwalifikowanych pracowników ochrony 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Dostęp na teren możliwy jest jedynie poprzez portiernię, za okazaniem przepustki stałej lub wystawieniem przepustki tymczasowej dla odwiedzających.
  • Wejście do budynku archiwum odbywa się przez śluzę, w której każda z osób odwiedzających zobowiązana jest do wpisania się w książce wejść i wyjść.
  • Stały personel firmy posiada karty dostępu ze zdefiniowanymi obszarami poruszania się, a wszelkie otwarcia drzwi i bram są odnotowywane i zapamiętywane w komputerowym systemie kontroli dostępu.
  • W pomieszczeniach archiwów zainstalowane są systemy alarmowe – czujki ruchu oraz kamery przemysłowe rejestrujące obraz na zewnątrz i wewnątrz z 45 dniowym back-up nagrań.
  • Archiwa posiadają również system powiadamiania o pożarze połączony bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.
Czy mogę oddać dokumenty do Państwa archiwum we własnych pudłach?

Preferujemy wykorzystanie naszego autorskiego systemu, ze względu na zastosowany w archiwach Ekoakta system oparty na niezwykle wytrzymałych pudłach archiwizacyjnych typu JET i JUMBO dostosowanych do systemu składowania dokumentów na regałach wysokiego składowania. Jednak w indywidualnych przypadkach po konsultacji z kierownikiem archiwum dopuszczalne jest przejęcie dokumentacji w pudłach Klienta.

Co się dzieje z dokumentami, których nie musimy już przechowywać?

Wszystkie akta przechowywane w archiwum mają określony i zapisany w systemie komputerowym termin ich przechowywania, uzależniony od dat skrajnych dokumentów (data pierwszego i ostatniego pisma). Na podstawie tych informacji archiwista przygotowuje spis dokumentów do brakowania. Następnie spis przekazywany jest do akceptacji Klienta, a po otrzymaniu zgody dokumenty są brakowane, a następnie niszczone.

Czy możemy u Państwa zamówić pudła archiwizacyjne i samodzielnie zapakować dokumenty?

Tak, istnieje taka możliwość. Wystarczy określić szacunkowo ilość potrzebnych pudeł i złożyć zamówienie.

Czy możemy zwiedzić Państwa archiwum?

Każdego potencjalnego i obecnego Klienta zapraszamy do odwiedzenia naszego archiwum.

Czy po oddaniu dokumentów do archiwum będę miała do nich szybki dostęp w razie kontroli czy wezwania z sądu?

Dostęp do przechowywanych dokumentów jest natychmiastowy. Kopie dokumentów możemy udostępnić w każdej chwili upoważnionemu pracownikowi drogą elektroniczną lub faksową. Oryginały są potrzebne tylko w szczególnych przypadkach np. do postępowań sądowych, a o nich z reguły wiemy parę dni wcześniej, więc jest czas na ich dostarczenie. Dostawa realizowana jest na terenie całego kraju za pośrednictwem kuriera w trybie standard lub express.

Jakimi typami opakowań archiwistycznych Państwo dysponują?

Posiadamy specjalnie wzmacniane kartony archiwistyczne na 6 lub 12 segregatorów, które odpowiadają 0,5 lub 1 mb dokumentacji papierowej.

Czy istnieje możliwość przeglądania dokumentów bezpośrednio u Państwa w archiwum?

Tak. Istnieje taka możliwość po wcześniejszym powiadomieniu nas o planowanej wizycie.

Kiedy należy dokonać płatności za przechowanie dokumentacji likwidowanej firmy?

Opłata musi być wniesiona z góry, za pełny okres przechowywania całego zasobu, po podpisaniu umowy, lecz przed odbiorem dokumentacji do przechowywania.

Jakie są okresy przechowywania dokumentów księgowych?

Terminy przechowywania dokumentacji określają stosowne przepisy i tak dla przykładu:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Czy istnieje możliwość plombowania pudeł przekazywanych do Waszego archiwum?

Oczywiście istnieje możliwość plombowania pudeł archiwizacyjnych. Standardowo przechowawcy stosują dwie plomby zabezpieczające. Specjalna konstrukcja pudeł stosowanych przez Ekoakta umożliwia użycie tylko jednej plomby do skutecznego zabezpieczenia dokumentacji, a to obniża koszty użytego zabezpieczenia.

Czy po przekazaniu dokumentów do składowania w archiwum Ekoakta, każdy pracownik firmy Klienta będzie miał do nich dostęp?

Nie. Podczas zawierania umowy Klient wyznacza pracowników upoważnionych do korzystania z całego zasobu lub jego części. Każdorazowo przed udostępnieniem dokumentów osoby zlecające wypożyczenie są weryfikowane w systemie ze zgodności z podpisem złożonym na tzw. Karcie Wzorów Podpisu, stanowiącą załącznik do umowy.

Czy istnieje możliwość przechowywania dysków twardych, taśmy back-up?

Tak. Archiwum Ekoakta jest wyposażone w sejf przeznaczony do składowania różnego rodzaju nośników informacji (dysków twardych, płyt CD, taśm back-up itd.) zapewniający bezpieczeństwo przed ogniem, wodą, wilgocią, polem magnetycznym i kradzieżą.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
3 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica