Cyfrowa kancelaria - archiwizacja poczty

Czy wiesz, że sprawne zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą w firmie jest zadaniem priorytetowym bez względu na branżę czy profil działalności? Czy masz świadomość, że odpowiednia organizacja kancelarii może być źródłem sporych oszczędności i przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy? Czy wiesz, że Ekoakta oferuje rozwiązania w zakresie przetwarzania informacji, ich digitalizacji, archiwizacji poczty i obsługi systemów workflow?

Jeśli nie jesteś pewien, w jaki sposób cyfrowa kancelaria może pomóc zredukować koszty i przyspieszyć procesy wewnętrzne, dowiedz się, jak Ekoakta może stworzyć kancelarię lub dokonać jej reorganizacji.

Dlaczego to takie ważne?

  • Cyfrowa kancelaria to miejsce, w którym przetwarzane są wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym poczta przychodząca i wychodząca; tutaj też dokonywana jest digitalizacja korespondencji, jej archiwizacja i dalsza dystrybucja.
  • Optymalizacja procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów przychodzących i wychodzących oraz archiwizacją poczty przyczynia się do znaczących oszczędności finansowych i czasowych.
  • Outsourcing obsługi kancelarii to rozwiązanie dla większych i mniejszych, bez względu na rodzaj działalności. Nadrzędną korzyścią jest „przezroczystość” procesu, który nie zakłóca działalności podstawowej przedsiębiorstwa.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Sam zadecyduj, jaki model cyfrowej kancelarii najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Ekoakta może wykonywać wszystkie lub tylko niektóre prace związanych z obsługą kancelarii.
  • Obsługa cyfrowej kancelarii pocztowej może być realizowana w jednym z dwóch wariantów: off-site, tj. organizację lub przejęcie przez Ekoakta w pełni funkcjonalnej kancelarii w siedzibie klienta, lub on-site, tj. obsługę kancelarii pocztowej zleceniodawcy w siedzibie Ekoakta.
  • W ramach obsługi kancelarii pocztowej Ekoakta oferuje skanowanie korespondencji, która po digitalizacji i opisaniu za pośrednictwem bezpiecznego łącza trafia do elektronicznego obiegu dokumentów, a dokumenty fizyczne podlegają archiwizacji.
  • Oferowana przez Ekoakta elastyczność rozwiązań pozwoli wybrać najlepsze rozwiązanie, które sprosta Twoim oczekiwaniom organizacyjnym i kosztowym.

Jak to robimy?

  • Przychodzące przesyłki pocztowe i kurierskie trafiają do punktu odbioru, gdzie pracownicy Ekoakta stemplują je i sortują.
  • Pracownicy Ekoakta skanują dokumenty i nadają im stosowne indeksy w systemie kodów kreskowych Track&Trace, który pozwala śledzić korespondencję w obiegu wewnętrznym.
  • Dokumenty w postaci elektronicznej rozsyłane są do odbiorców lub trafiają do elektronicznego systemu obiegu dokumentów workflow,
  • Następnie przeprowadzana jest archiwizacja poczty – dokumenty papierowe umieszczane są w archiwum zakładowym klienta lub bezpośrednio w archiwum Ekoakta.
  • Przesyłki wysyłane przez klienta przekazywane są do kancelarii, gdzie pracownicy Ekoakta manualnie lub maszynowo umieszczają je w kopertach lub kartonach.
  • Dane odbiorców i druk zleceń transportowych odbywa się w programach, z którymi pracują firmy kurierskie, a ewidencja poczty wychodzącej daje gwarancję, że żadna przesyłka nie zaginie.
  • Po zapakowaniu korespondencja jest frankowana i przekazywana do sortowni, skąd są wydawane kurierom.

Co jeszcze możemy zrobić?

  • Na życzenie zapewnimy obsługę centrum kopii i druku oraz opracowanie dokumentów w ramach MPS (Managed Print Services) lub innego modelu działania.
  • Jeśli zaistnieje potrzeba, zapewnimy zawodowych grafików i media-designerów do produkcji profesjonalnych materiałów drukowanych.
  • Obsłużymy wszelkie akcje mailingowe i/lub marketingowe.
  • W sytuacji przejęcia całości działań kancelaryjnych zapewnimy obsługę recepcji.
  • Na żądanie zagwarantujemy szybki  i sprawny transport dokumentów własnymi pojazdami.

Dlaczego warto zamówić usługę kancelarii pocztowej?

Oszczędność – Bezpieczeństwo – Wygoda

  • Elastyczna oferta Ekoakta pozwala zoptymalizować koszty obsługi kancelarii pocztowej
  • Przenosząc kancelarię pocztową do siedziby Ekoakta uwalniasz swoich pracowników od żmudnych i czasochłonnych czynności, a dzięki eliminacji „wąskich gardeł” usprawniasz obieg korespondencji, który bezpośrednio przekłada się na przyśpieszenie załatwiania spraw i podniesienie efektywności pracy z dokumentami.
  • Dane przesyłane są przez SFTP, czyli bezpieczne połączenie z serwerem, które gwarantuje bezpieczeństwo na najwyższym poziomie.
  • Uzyskujesz redukcję kosztów administracyjnych w wyniku optymalizacji kosztów opłat pocztowych, kurierskich i transportowych, a to wszystko z gwarancją właściwego zabezpieczenia firmowych danych.
  • Obsługa  kancelarii pocztowej jest dostosowana do konkretnych potrzeb firmy i uwzględnia jej model biznesowy. Moze być realizowana w Twojej siedzibie (on-site) lub w siedzibie Ekoakta (off-site).
Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica