Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie dokumentów Gdańsk

Gdańsk – miasto zlokalizowane w północnej Polsce, stolica województwa pomorskiego. Wraz z Gdynią i Sopotem tworzą aglomerację trójmiejską (Trójmiasto). To jeden z najważniejszych ośrodków gospodarczych nad Morzem Bałtyckim. Najważniejsze lokalne ośrodki edukacyjne to Uniwersytet Gdański, Politechnika Gdańska, Uniwersytet Medyczny, Akademia Muzyczna i Akademia Sztuk Pięknych. Gdańsk to ważne miejsce na kulturalnej mapie Polski. Odbywają się tu takie ważne festiwale jak: Festiwal Szekspirowski, Festiwal Teatrów Ulicznych Feta czy Mozartiana, Solidarity of Arts. Odwiedzając miasto, warto zobaczyć na własne oczy Dwór Artusa, Ratusz, Drogę Królewską i wiele innych.

Przechowywanie dokumentów w Gdańsku – co jeśli ten proces nie jest odpowiednio zaplanowany?

Każde większe przedsięwzięcie dotyczące organizacji firmy warto najpierw precyzyjnie zaplanować. Podobnie jest z przechowywaniem dokumentów. Należy wziąć pod uwagę to, jak dużymi zasobami akt dysponujemy, ile mamy przestrzeni oraz na jakie niebezpieczeństwa jesteśmy szczególnie narażeni. Warto wspomnieć, że problemy z bezpieczeństwem przechowywania dokumentów nie muszą wynikać tylko z czynników z zewnątrz. Czasem w firmie panuje taki chaos, że akta po prostu mogą się zapodziać. To szkodliwe z co najmniej trzech powodów. Po pierwsze – zgubienie dokumentów spowoduje problemy z ochroną danych osobowych klientów, a za złamanie RODO mogą czekać spore kary. Po drugie, w razie ewentualnej kontroli, nie będziecie Państwo mogli okazać wymaganej dokumentacji. Po trzecie, zdarzają się sytuacje, że klient żąda od nas jakiejś informacji, albo chce wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Nie da się spełnić  jego oczekiwań, jeśli nie przechowuje się akt w dobry sposób. Jak łatwo się domyślić, to może spowodować nie tylko utratę tego klienta, ale też straty wizerunkowe.

Przechowywanie dokumentów

Jak odpowiednio przechowywać dokumenty firmowe?

Na to pytanie nie da się odpowiedzieć w jednoznaczny sposób, bo strategia obejmująca sposób przechowywania akt powinna być dopasowana do tego, jak działa dane przedsiębiorstwo. Przede wszystkim konieczne jest wydzielenie przestrzeni, które ochronią dokumentację przez wzrokiem nieuprawnionych osób. To może okazać się wyzwaniem w firmach, w których pracownicy wykonują obowiązki w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmują klientów. Do przechowywania akt używa się specjalnych regałów, szaf oraz segregatorów i teczek. W większych biurach ich ustawienie nie jest problemem (przedsiębiorcy mogą za to zmagać się z problemem przeniesienia tak obszernej dokumentacji np. podczas przeprowadzki). W mniejszych przestrzeniach może to stanowić poważną trudność. W biurach o ograniczonym metrażu wstawienie dodatkowych szaf może prowadzić do aranżacyjnej katastrofy i znacznie utrudnić użytkowanie przestrzeni. Wszystkie te problemy znikają, jeśli firma decyduje się przechowywać akta na zewnątrz i skorzystać z naszej pomocy.

Co robimy, żeby Państwa dokumenty były z nami bezpieczne?

Ochrona danych, które powierzają nam nasi klienci jest dla nas priorytetem. Dbamy o odpowiednie zabezpieczenie:

  • Konstruując odpowiednie procedury

Ekoakta działa jak dobrze naoliwiony mechanizm. Każdy członek załogi doskonale wie, jakie reguły działania należy stosować, żeby zapewnić Państwa dokumentom najwyższą ochronę. Dzięki doświadczeniu, wiemy jak opracowywać praktyczne sposoby, żeby utrzymać wysokie standardy, które sobie narzuciliśmy.

  • Starannie dobierając naszych pracowników

W szeregach Ekoakty znaleźć można jedynie świetnie przeszkolone osoby. To one są siłą naszej firmy i pozwalają realizować zlecenia sprawnie i przede wszystkim skutecznie.

  • Inwestując w nowoczesne rozwiązania

Odpowiednie zasady postępowania i profesjonalna załoga to nie wszystko, co możemy Państwu zaproponować. Nowoczesna infrastruktura jest równie ważna. To dzięki niej nikt niepowołany nigdy nie znajdzie się w pobliżu akt naszych klientów, a Państwo mogą spokojnie zająć się ważniejszymi sprawami związanymi z prowadzeniem firmy. Dzięki tej infrastrukturze nie tylko dbamy o bezpieczeństwo przechowywanych akt, ale możemy zaproponować również szereg innych usług, m.in. archiwizację i utylizację. Działamy kompleksowo, dlatego z naszą pomocą mogą Państwo w całościowy sposób zadbać o swoje dokumenty.

W których częściach Gdańska działają nasi klienci?

Dzielnice:

Aniołki, Brętowo, Brzeźno, Chełm, Jasień, Kokoszki, Krakowiec-Górki Zachodnie, Letnica, Matarnia, Młyniska, Nowy Port, Oliwa, Olszynka, Orunia Górna-Gdańsk Południe, Orunia-Św. Wojciech-Lipce, Osowa, Piecki-Migowo, Przeróbka, Przymorze Małe, Przymorze Wielkie, Rudniki, Siedlce, Stogi, Strzyża, Suchanino, Śródmieście, Ujeściscko-Łostowice, VII Dwór, Wrzeszcz Dolny, Wrzeszcz Górny, Wyspa Sobieszewska, Wzgórze Mickiewicza, Zaspa-Młyniec, Zaspa-Rozstaje, Żabianka-Wejhera-Jelitkowo-Tysiąclecia

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica