Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów Kielce

Kielce usytuowane są w centralnej części Polski. Taka lokalizacja sprawia, że odbywa się tu wiele wydarzeń o charakterze krajowym, takich jak np. ważne konferencje i wydarzenia biznesowe. Siłą regionu jest głównie przemysł wydobywczy oraz produkcja materiałów budowlanych. W dużym stopniu koncentruje się tu również przemysł przeróbki surowców skalnych i wapieni. Miasto jest centralnym ośrodkiem aglomeracji kieleckiej. To m.in. ośrodek kulturowy, naukowy i edukacyjny rejonu. Cyklicznie odbywają się tutaj takie wydarzenia jak festiwal muzyki jazzowej Memorial to Miles, Międzynarodowy Festiwal Muzyki Organowej i Sakralnej Anima Mundi i wiele innych. Miasto rozwija się również pod względem handlu. Znaleźć tu można centra i domy handlowe oraz liczne targowiska.

Dlaczego odpowiednie przechowywanie akt jest kluczowe dla dobrego działania przedsiębiorstwa?

Uporządkowane, przestronne biuro sprawia, że praca w takim miejscu jest przyjemniejsza. Bezpieczne przechowywanie akt połączone z profesjonalną archiwizacją wiąże się jednak z szeregiem innych zalet, do których można zaliczyć:

  • Sprawne funkcjonowanie biura i lepsze zarządzanie czasem

To ważne, żeby każdy z pracowników miał nieutrudniony dostęp do dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. To absolutne podstawy, konieczne do tego, żeby firma działała w efektywny sposób. Rozgardiasz w dokumentacji negatywnie wpływa na sprawność procesów, wydłuża je i sprawia, że firma na tym traci.

  • Pewność, że dotrzymują Państwo okresów przetrzymywania, określonych przez prawo

W przedsiębiorstwach można znaleźć różne typu dokumentacji, m.in. kadrową, podatkową, związaną z ubezpieczeniami, rachunkową i wiele innych. Niektóre akta można zutylizować, gdy przestają być potrzebne, ale część z nich trzeba przetrzymywać przez określony okres. Jeśli w dokumentacji panuje chaos, nie da się skutecznie przestrzegać tych zasad, bo bardzo trudno jest trzymać w ryzach obszerny zbiór dokumentacji.

  • Komfort psychiczny podczas kontroli

Brak wymaganego dokumentu podczas audytu zewnętrznej instytucji kontrolującej? W najlepszym wypadku oznacza to bardzo dużo stresu, a w najgorszym, gdy dokumentacja się nie znajdzie, firma może mieć problemy natury prawnej.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów – jak to zaplanować w swojej firmie?

Przede wszystkim warto zastanowić się, co rzeczywiście jest opłacalne. Małe, jednoosobowe przedsiębiorstwa nie muszą mierzyć się z problemem obszernej dokumentacji i zazwyczaj są w stanie poradzić sobie z nim samodzielnie. Do dyspozycji mają szereg specjalnych rozwiązań, takich jak specjalne szafy czy regały. Nieco większe przedsiębiorstwa powinny natomiast rozważyć, czy przechowywanie akt w swojej siedzibie rzeczywiście ma sens.

Niestety akt przybywa w zatrważającym tempie, a im więcej klientów, tym bardziej dotkliwy jest to problem. Pewnym wyjściem jest zmiana biura na większe. Takie przenosiny są jednak dość problematyczne, kosztowe i nie rozwiązują problemu, jeśli ilość napływającej dokumentacji będzie cały czas się powiększać. Czasem przedsiębiorstwa decydują się pozostać w dotychczasowym biurze i wynająć dodatkowa przestrzeń, która będzie przeznaczona tylko pod archiwum. Tutaj pojawia się jednak kwestia odpowiedniego zabezpieczenia takiego pomieszczenia. Korzystniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze wsparcia Ekoakty.

Przechowywanie dokumentów Kielce – na czym polega taka usługa?

Na początku odbieramy dokumenty od klienta, a następnie transportujemy je do naszej siedziby. To, w jakich warunkach zostaną umieszczone akta, zależy od rodzaju nośnika – dysponujemy pomieszczeniami o optymalnej wilgotności i temperaturze dla akt papierowych oraz dysków zewnętrznych. O ochronę Państwa dokumentów zatroszczą się nie tylko wykwalifikowani, przeszkoleni pracownicy, ale też monitoring, zabezpieczenia logiczne i fizyczne. Nasze siedziby są wyposażone również w zabezpieczenia przeciwogniowe i przeciwpowodziowe.

Wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom nowoczesnego klienta, któremu zależy na oszczędności miejsca w swoim biurze oraz na stałym dostępie do dokumentacji. Za pośrednictwem naszej platformy klienci bez problemu mogą korzystać ze swoich akt za każdym razem, gdy tego potrzebują.

Z naszych usług korzystają firmy z różnych części Kielc:

Baranówek, Barwinek, Białogon, Bocianek, Bukówka, Cedro Mazur, Centrum, Os. Chęcińskie, Czarnów, Dąbrowa, Dobromyśl, Domaszowice Wikaryjskie, Dyminy, Głęboczka, Herby, Os. Jagiellońskie, Os. Jana Czarnockiego, Os. Jana Kochanowskiego, Karczówka, Kawetczyzna, Łazy, Na Stoku, Niewachlów I, Niewachlów II, Nowy Folwark, Os. Świętokrzyskie, Ostra Górka, Pakosz, Piaski, Pietraszki, Pod Dalnią, Pod Telegrafem, Podkarczówka, Posłowice, Sady, Os. Sandomierskie, Sieje, Sitkówka, Skrzetle, Słoneczne Wzgórze, Słowik, Szydłówek, Ślichowice, Uroczysko, Wielkopole, Wietrznia, Zagórska Południe, Zagórska Północ, Zagórze, Zalesie, Os. Związkowiec

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica