Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów Lublin

Lublin położony jest we wschodniej Polsce i jest stolicą województwa lubelskiego. To jedno z najbardziej dynamicznie rozwijających się miast usytuowanych na wschód od Wisły. Lublin to centrum regionu o charakterze gospodarczym, administracyjnym i kulturowym. Dowodzi, że ważne wydarzenia artystyczne, festiwale teatralne itp. rozgrywają się nie tylko w największych polskich miejscowościach. Chociaż nie przyciąga tłumów turystów, jak jak chociażby Kraków, warto poświęcić na jego zwiedzanie trochę czasu, sprawdzić atrakcyjną, zabytkową architekturę, czy wziąć udział w Festiwalu Teatrów Europy Środkowej „Sąsiedzi”, Europejskim Festiwalu Smaku czy Festiwalu Inne Brzmienia.

Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Chaos może dotyczyć wielu sfer funkcjonowania przedsiębiorstwa. Najbardziej działalność firmy ucierpi jednak, jeśli nieporządek będzie panował w dokumentacji. Nieuporządkowane umowy, faktury i inne akta to proszenie się o kłopoty, do których można zaliczyć:

  • Zgubienie się dokumentu

Jeśli każda teczka lub każda ważna kartka nie ma swojego miejsca, w końcu dojdzie do sytuacji, że ważna informacja się zapodzieje. W sytuacji, w której dysponuje się również elektroniczną formą zapisu dokumentów, nie jest to koniec świata, bo możemy odwołać się do takiego pliku. Wiele dokumentów nie ma jednak swojego elektronicznego wariantu i jeśli przepadnie, stracimy cenne dane na zawsze.

  • Problemy z prawem

Przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z tego, że nieporządek w aktach może powodować problemy w razie audytu zewnętrznej instytucji kontrolującej. Przedstawienie wymaganego dokumentu może być po prostu niemożliwe, jeśli nie będą go mogli Państwo odnaleźć wśród setek innych akt.

  • Problemy organizacyjne

Ten typ problemów wiąże się z codziennym, regularnym funkcjonowaniem firmy. Brak odpowiedniego przechowywania dokumentów to niestety utrudnienie dla pracowników. Poszukiwanie świstka papieru, zastanawianie się, w który segregator może być wpięty i wertowanie w tym celu archiwum jest po prostu stratą czasu.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów – jak o to zadbać?

Aby uniknąć wcześniej wspomnianych problemów, należy zaplanować optymalne sposoby przechowywania akt, dopasowane do potrzeb konkretnej firmy. W biurach obsługujących małą liczbę klientów, przeważnie wystarczy wyposażyć się w regał, przeznaczony do przechowywania akt. W wielu sytuacjach to rozwiązanie nie jest jednak wystarczające. Jeśli firma dysponuje dużym zbiorem dokumentów, problemem staje się nie tylko konieczność zakupu licznych mebli do przechowywania, ale też znalezienie miejsca na ich ustawienie.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów należy do obowiązków przedsiębiorstwa, ale nie oznacza to, że ta czynność powinna w jakikolwiek sposób utrudniać codzienne życie firmy. Niestety, jeśli biuro jest małe lub konieczny jest wynajem dodatkowej przestrzeni, tylko po to, żeby przechowywać akta, przytrzymywanie dokumentacji w Państwa siedzibie może stać się nieopłacalne. W takich sytuacjach pomaga Ekoakta.

Przechowywanie dokumentów Lublin – jak zadbamy o Państwa akta?

Priorytetowo traktujemy bezpieczeństwo dokumentacji. Aby zapewnić najwyższe standardy ochrony, wykorzystujemy nowoczesne zabezpieczenia logiczne i fizyczne. Nasi klienci często nie dysponują tak zaawansowaną infrastrukturą, więc zdanie się na zewnętrznego usługodawcę to rozsądny krok, żeby zadbać o przechowywanie dokumentów na terenie Lublina.

W nowoczesnych firmach akta mogą mieć różną formę. Większość informacji zapisuje się na papierze, ale coraz częściej można spotkać się z elektroniczną formą zapisu danych. Wychodzimy naprzeciw również tych klientom, którzy gromadzą dane np. na zewnętrznych dyskach. Warunki panujące w naszych pomieszczeniach są dopasowane do nośnika pod względem temperatury i wilgotności. W ten sposób mogą być Państwo pewni, że akta, nawet po długim czasie, będą w doskonałej kondycji.

Które części miasta obsługujemy?

Abramowice, Bronowice, Czechów Południowy, Czechów Północny, Czuby Południowe, Czuby Północne, Dziesiąta, Felin, Głusk, Hajdów-Zadębie, Kalinowszczyzna, Konstantynów, Kośminek, Ponikwoda, Rury, Sławin, Sławinek, Stare Miasto, Szerokie, Śródmieście, Tatary, Węglin Południowy, Węglin Północny, Wieniawa, Wrotków, Za Cukrownią, Zemborzyce

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica