Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów Opole

Opole – miasto położone w południowo-zachodniej części Polski. Jest jedną z najstarszych miejscowości w kraju. To istotny ośrodek kulturalny, administracyjny, naukowy i gospodarczy regionu. Na jego terenie znajdują się zakłady przemysłu spożywczego, materiałów budowlanych, branży IT i wielu innych. Najważniejszą imprezą cykliczną, organizowaną w Opolu jest znany w całej Polsce Krajowy Festiwal Piosenki Polskiej – KFPP Opole.

Przechowywanie dokumentów a RODO

Akta znajdujące się w firmowych archiwach powinny być zabezpieczone w taki sposób, żeby informacje nie trafiły w niepożądane ręce. RODO nie określa dokładnie, jakie systemy alarmowe są najlepsze, czy jakich mebli użyć do przetrzymywania akt. Takie decyzje przedsiębiorca może podjąć samodzielnie. Powinien jednak przy tym pamiętać, że jeśli zawiedzie i nie wykryje dostatecznie wcześnie ryzyka, może czekać go grzywa za nieprzeżegnanie RODO.

Stres o to, czy akta są dobrze zabezpieczone to spore obciążenie psychiczne dla przedsiębiorcy, zwłaszcza jeśli ma spore zastrzeżenia co do biurowych zabezpieczeń. Nowoczesna infrastruktura tego typu może być niestety kosztowna, bo nie chodzi jedynie o solidny regał, ale też zabezpieczenia przeciwpowodziowe czy przeciwogniowe. Czasem wyzwaniem staje się też właściwie przydzielenie dostępów pracownikom. Firmy mogą nie mieć możliwości, żeby zadbać o te wszystkie kwestie. Wtedy rozwiązaniem staje się skorzystanie z pomocy zewnętrznego usługodawcy.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów w Opolu – czym ta usługa różni się od archiwizacji?

Przechowywanie akt może zachodzić w sposób nieuporządkowany. Niewiele firm pozwala jednak sobie na taki chaos w dokumentacji. Nieporządek sprzyja bowiem zagubieniom akt i znacznie utrudnia znalezienie wśród nich konkretnego dokumentu. Aby pozbyć się takiego ryzyka, wystarczy zadbać o profesjonalną archiwizację. Takie działania mają na celu uporządkowanie akt, odpowiednie ich oznaczenie i opisanie, podział na kategorie oraz szereg innych czynności. W efekcie nawet osoby, które pierwszy raz korzystają z danego archiwum, będą mogły bez problemu go używać i sprawnie wykonywać swoje obowiązki.

Jeśli chodzi natomiast o przechowywanie, to bardzo istotne jest tutaj wykorzystanie nowoczesnych technologii – monitoringu, zabezpieczeń fizycznych i logicznych. Są one dość kosztowne, dlatego firmy rzadko decydują się na inwestycje w tak zaawansowane rozwiązania na własny użytek. Dysponują nimi natomiast specjaliści, tacy jak np. Ekoakta.

Dlaczego warto przechowywać dokumenty z pomocą specjalistów?

  • Oszczędność miejsca

Przeniesienie akt do zewnętrznego archiwum sprawi, że problem braku przestrzeni zostanie rozwiązany. To przydatne rozwiązanie zwłaszcza dla firm, mających swoją siedzibę w niewielkich lokalach. Również większe przedsiębiorstwa często preferują zewnętrzne archiwa. To komfortowa opcja na wypadek przeprowadzki lub niespodziewanych zdarzeń losowych.

  • Sprawna utylizacja

Każda dokumentacja po pewnym czasie się przedawni. Gdy przewidziany prawnie okres utylizacji dobiegnie końca, przedsiębiorstwo musi zadbać o to, żeby w bezpieczny sposób zutylizować akta. Bezpieczeństwo jest tu kluczowe, bo brak odpowiednich technologii może doprowadzić do sytuacji, że z produktu utylizacji będzie można odzyskać tajne informacje. Ekoakta dysponuje specjalną instalacją niszczącą, dzięki której to ryzyko całkowicie znika.

Przechowywanie dokumentów dla klientów z całego Opola:

Borki-Brzezie-Czarnowąsy-Świerkle, Krzanowice-Wróblin-Zakrzów, Chabry, Armii Krajowej, Gosławice-Malinka, Grudzice-Kolonia Gosławicka-Malina, Groszowice-Grotowice-Nowa Wieś Królewska, Śródmieście, Stare Miasto, Nadodrze, Zaodrze, Bierkowice-Półwieś-Sławice-Wrzoski, Chmielowice-Szczepanowice-Wójtowa Wieśc-Winów-Żerkowice

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica