Skanowanie dokumentów - Archiwum dokumentów elektronicznych

Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?

Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.

Dlaczego tak ważne jest skanowanie dokumentów?

  • W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową – przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
  • Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną – tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
  • Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
  • Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej – przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych – nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
  • Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika.
  • Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
  • Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
  • Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.

Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?

  • Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
  • Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
  • Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
  • Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób – nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.

Co jeszcze możemy zrobić?

  • Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
  • Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
  • Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
  • Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.

Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

  • Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów – archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu.
  • Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania.
  • Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej – nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
  • Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna –  nie martwisz się o miejsce.
  • Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
  • Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
  • Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
  • Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
  • Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
  • Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
  • Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
  • Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta – uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.
Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica