EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

Profesjonalne zarządzanie dokumentami firmowymi

Pełna kontrola nad dokumentacją firmową to nie przywilej dużych korporacji z rozbudowanymi działami administracji. To standard, który każda firma może osiągnąć, wybierając właściwego partnera. Przekonaj się, jak Ekoakta zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy zarządzają swoimi dokumentami i skontaktuj się z nami.

Kompleksowa obsługa dokumentacji, co nas wyróżnia?

Ekoakta to firma, której misją jest zdejmowanie z przedsiębiorców ciężaru związanego z zarządzaniem dokumentacją. Działamy po to, żeby właściciele firm i ich zespoły mogli skupić się na tym, co napędza ich biznes, zamiast tracić czas i zasoby na obowiązki, które równie dobrze mogą realizować specjaliści. Kompleksowa obsługa dokumentacji to coś więcej niż zbiór usług. To partnerstwo oparte na odpowiedzialności, zaufaniu i wieloletnim doświadczeniu.

Obsługujemy firmy w zakresie niszczenia dokumentów, archiwizacji, brakowania akt, digitalizacji dokumentacji oraz tworzenia elektronicznych teczek osobowych. Każda z tych usług jest realizowana według ściśle określonych procedur i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

Niezależnie od tego, czy firma potrzebuje jednorazowej akcji niszczenia przeterminowanej dokumentacji, czy stałego partnera do obsługi dokumentów w szerokim zakresie, Ekoakta dopasowuje swoje działania do rzeczywistych potrzeb klienta.

To, co nas wyróżnia, to podejście do odpowiedzialności. Od momentu odbioru dokumentów od klienta przejmujemy pełną odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo. Każdy etap procesu jest dokumentowany, każde przekazanie akt potwierdzone protokołem. 

Klient zawsze wie, co dzieje się z jego dokumentacją i na jakim etapie realizacji jest zlecenie. W obszarze, w którym w grę wchodzą dane osobowe pracowników i poufne informacje biznesowe, taka przejrzystość nie jest miłym dodatkiem. Jest fundamentem współpracy.

Firmy, które powierzają nam obsługę dokumentacji, zyskują też coś, czego nie ma w żadnej specyfikacji usługi. Zyskują pewność, że ten obszar ich działalności jest prowadzony przez kogoś, kto zna przepisy, śledzi ich zmiany i bierze za wyniki osobistą odpowiedzialność. To wartość, której trudno szukać gdzie indziej.

Zarządzanie dokumentami - jak podchodzimy do bezpieczeństwa?

Bezpieczeństwo dokumentacji to dla nas konkretny zestaw działań, procedur i standardów, które stosujemy każdego dnia. Zarządzanie dokumentacją w wykonaniu naszej firmy oznacza, że każdy dokument powierzony przez klienta jest chroniony na każdym etapie swojego cyklu życia, od momentu odbioru aż po jego ostateczną likwidację lub przekazanie w formie cyfrowej, czy podczas usługi archiwizacji dokumentów.

Nasze podejście do bezpieczeństwa opiera się na kilku filarach, które razem tworzą system ochrony bez luk:

• Fizyczne zabezpieczenie obiektów, w których przechowywana jest dokumentacja klientów, obejmuje monitoring, kontrolę dostępu i warunki środowiskowe eliminujące ryzyko uszkodzenia akt.
• Każde przekazanie dokumentów jest potwierdzone protokołem, który jednoznacznie określa zakres i stan przejętego zasobu.
• Dostęp do dokumentacji klienta mają wyłącznie osoby upoważnione, a historia dostępu jest rejestrowana i możliwa do weryfikacji.
• Niszczenie dokumentów odbywa się certyfikowanym sprzętem przemysłowym, a klient otrzymuje dokument potwierdzający prawidłowość całego procesu.
• Wszystkie nasze działania są zgodne z RODO i przepisami prawa archiwalnego, co oznacza, że klient nie musi samodzielnie śledzić zmian w regulacjach.

Zarządzanie dokumentami obejmuje też obszar dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Firmy, które zdecydowały się na przejście na elektroniczne akta osobowe, mogą liczyć na nasze wsparcie na każdym etapie tego procesu. Dbamy o to, aby elektroniczne akta pracownicze przepisy spełniały w każdym szczególe, a gotowe e-teczki miały pełną moc prawną od pierwszego dnia użytkowania.

Przedsiębiorcy korzystający z przechowywania dokumentów w ramach współpracy z Ekoakta wiedzą, że ich dokumentacja trafia do środowiska, które spełnia najwyższe normy ochrony. To nie deklaracja. To standard, który stosujemy niezależnie od skali zlecenia i rodzaju powierzonej dokumentacji.

Obsługa dokumentów Trójmiasto, dlaczego przedsiębiorcy wybierają Ekoakta?

Przedsiębiorcy z Trójmiasta wybierają Ekoakta z różnych powodów. Jedni trafiają do nas po nieudanej próbie samodzielnego uporządkowania dokumentacji. Inni szukają partnera, któremu mogą zlecić ten obszar raz na zawsze i zapomnieć o nim jako o źródle codziennych problemów. Jeszcze inni potrzebują konkretnej usługi, na przykład e-teczka pracownicza w swojej organizacji, i szukają kogoś, kto przeprowadzi ich przez ten proces krok po kroku. Łączy ich jedno: po nawiązaniu współpracy z nami nie wracają do poprzednich sposobów zarządzania dokumentacją.

Firmy ceniące sobie wygodę doceniają fakt, że nasza firma działa w całym regionie. Przechowywanie dokumentów Gdynia, Gdańsk czy Sopot odbywa się na tych samych zasadach i z identycznym poziomem staranności, niezależnie od lokalizacji klienta. Nie trzeba szukać różnych dostawców dla różnych potrzeb. Jeden partner obsługuje całość.

Ważnym powodem jest też przewidywalność współpracy. Klienci Ekoakta wiedzą, czego się spodziewać. Jasne zasady odbioru dokumentów, czytelna dokumentacja każdego etapu usługi i certyfikaty potwierdzające prawidłowość procesów niszczenia czy digitalizacji to elementy, które budują zaufanie trwalsze niż jakakolwiek umowa. 

W obszarze zarządzania dokumentami Trójmiasto zaufanie jest walutą, której nie można kupić. Można je tylko wypracować latami rzetelnej pracy. Ekoakta robi to każdego dnia.

Chcesz dołączyć do grona firm, które powierzyły swoją dokumentację Ekoakta? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jakie rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.