Inwestycja budowlana wiąże się z przygotowaniem szerokiej maści dokumentów. Firmy deweloperskie mają obowiązek sporządzić umowy z klientami, ale również całą dokumentację dotyczącą stawianych budynków. Jak długo należy ją przechowywać? Sprawdź, co warto wiedzieć o archiwizacji dokumentów w firmach deweloperskich.
Kto sporządza dokumentację nieruchomości?
Przygotowanie dokumentacji deweloperskiej leży w gestii kierownika budowy. Taki obowiązek nakłada na niego ustawa Prawo budowlane. Jest to osoba odpowiedzialna za:
- opracowanie,
- przygotowanie,
- skompletowanie
całej niezbędnej dokumentacji. Kierownik budowy sygnuje dokumenty swoją pieczątką i podpisem, przejmują na siebie odpowiedzialność za ewentualne braki czy niezgodności. Przy czym, choć obowiązek dokumentacyjny spoczywa na kierowniku budowy, firma deweloperska powinna na bieżąco nadzorować dokumentację podwykonawczą.
Co wchodzi w skład dokumentacji podwykonawczej?
Na dokumentację podwykonawczą składają się:
- pozwolenie na budowę – jest to jeden z ważniejszych dokumentów, którego posiadanie pozwala rozpocząć budowę,
- projekt budowlany – zatwierdzony projekt zagospodarowania terenu, projekt architektoniczno-budowlany i projekt techniczny,
- dziennik budowy – potwierdzający przebieg prac budowlanych,
- protokoły odbiorów częściowych i końcowych – potwierdzające prawidłowe wykonanie poszczególnych prac,
- rysunki i opisy – materiały uzupełniające do projektu budowlanego,
- operaty geodezyjne z pomiarów podwykonawczych – potwierdzone przez uprawnionych geodetów,
- książka obmiarów – służy do systematycznego potwierdzania ilości wykonanych robót,
- dziennik montażu – jest on obowiązkowy, jeśli obiekt tworzony jest metodą montażu,
- oświadczenie kierownika budowy – o zgodności wykonania z projektem i przepisami,
- dokumenty potwierdzające – w kontekście korzystania z materiałów, które zostały legalnie wprowadzone do obrotu,
- protokoły z pomiarów – osprzętu i instalacji elektrycznej.
Zgodnie z powyższym, zakres dokumentacji podwykonawczej jest szeroki. Ponadto należy w niej uwzględnić inne dokumenty bądź załączniki, które wykonawca dostarcza inwestorowi. Dokumentację związaną z budową można obecnie prowadzić w formie papierowej bądź cyfrowej.
Jakie dokumenty musi przechowywać deweloper?
Zgodnie z przepisami prawa budowlanego właściciel nieruchomości bądź jej zarządca ma obowiązek przechowywać dokumentację budowy w całym cyklu życia obiektu. Jakie dokumenty musi przechowywać deweloper? Wszystkie wchodzące w skład dokumentacji podwykonawczej. Przy czym obowiązek ten ciąży nie tylko na nim, ale również na organach administracji publicznej. Archiwizują one zatwierdzone projekty budowlane i podobne zgłoszenia co najmniej w okresie istnienia obiektu. Jeśli jednak zachodzi taka potrzeba, mogą przechowywać je dłużej.
Dlaczego przechowywanie dokumentacji budowlanej jest tak istotne? Ponieważ osoby, które zamieszkują nieruchomość, mają prawo zgłosić reklamację. Podstawą jej rozpatrzenia często jest właśnie dokumentacja dotycząca obiektu. Obowiązek jej przechowywania jest niezależny od okresu gwarancji, jaką daje deweloper. Archiwizacja danych deweloperskich nie jest możliwością, a wynika z konkretnych przepisów.
Brak dokumentacji podwykonawczej – możliwe kary
Dokumentacja podwykonawcza przechowywana przez dewelopera na ogół nie jest przeglądana, jeśli mieszkańcy nie zgłaszają żadnych uwag. Natomiast w sytuacji, gdy takowe się pojawią lub co gorsza, dojdzie do katastrofy budowlanej, dokumenty stanowią jeden z materiałów dowodowych. Ich brak może okazać się dotkliwy, a dodatkowo deweloper naraża się na karę finansową. Na dewelopera może zostać nałożona grzywna. Jeśli organy administracji publicznej w związku z brakiem dokumentów zlecą przeprowadzenie dodatkowych ekspertyz, ich kosztami zostanie obciążony deweloper. Podobne kary grożą w przypadku nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji bądź występowaniu braków.
Jak prawidłowo przechowywać dokumentację w firmach deweloperskich?
Okres przechowywania dokumentacji deweloperskiej jest na ogół bardzo długi. W gestii dewelopera leży jednak, aby przez cały czas zachowała ona swoje walory, a więc była tym samym zdatna do użytku. Dokumenty papierowe wymagają przechowywania w miejscu suchym i bezpiecznym. Warto też rozważyć ich digitalizację, dzięki której przechodzimy na formę elektroniczną. Dokumenty cyfrowe również wymagają zabezpieczenia, jednak są odporne na działanie czynnika czasu.
Przepisy nakładają na deweloperów szczególne obowiązki w zakresie archiwizacji dokumentów, przewidując jednocześnie surowe kary za uchybienia. Nie zabraniają natomiast korzystać z usług firm zewnętrznych, które specjalizują się w przechowywaniu dokumentów przez cały wymagany w ustawie okres. Jest to korzystne rozwiązania zwłaszcza w przypadku prowadzenia większej liczby inwestycji, gdy dokumentacja piętrzy się w oczach. Ponadto deweloperzy mają obowiązek przechowywać umowy zawierane z kupującymi, które również stanowią zabezpieczenie. Tego typu dokumenty, podobnie jak związane z budową, można powierzyć specjalistom w celu prawidłowej archiwizacji.
