Jak poprawnie i bezpiecznie archiwizować dokumenty w firmie

Wraz z rosnącą liczbą firm na polskim rynku, rozwojem informatyzacji oraz zmieniającymi się przepisami, jak RODO – zarządzanie i zachowanie krytycznych informacji staje się kluczowe. Archiwizacja dokumentów to niezbędny proces, który nie tylko pomaga sprawić, że miejsce pracy będzie dobrze zorganizowane, ale także zapewnia trwałość i bezpieczeństwo ważnych plików.

Jak więc archiwizować dokumenty? Nasz przewodnik wyjaśni jak archiwizować dokumenty w firmie, tak by były one archiwizowane bezpiecznie i efektywnie, jak długo archiwizować dokumenty w firmie i inne kwestie związane z dokumentacją firmową.

Archiwizowanie dokumentów w firmie — dlaczego jest tak istotne?

Przedsiębiorstwa są prawnie zobowiązane do przechowywania określonych dokumentów przez pewien okres. Niespełnienie tych wymogów może skutkować karami, grzywnami, a nawet pozwami sądowymi. Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego archiwizowanie dokumentów w firmie jest tak istotne.

Archiwizowanie dokumentów w firmie pomaga stworzyć zorganizowane i wydajne miejsce pracy. Zapewnia, że ważne dokumenty mogą być łatwo odnalezione w razie potrzeby. W przypadku nieprzewidzianego zdarzenia lub klęski żywiołowej, posiadanie archiwum ważnych dokumentów może znacznie przyspieszyć postawienie firmy na równe nogi — zwłaszca, jeśli pomoże w tym profesjonalna firma archiwizacyjna.

Archiwizowanie dokumentów w firmie pomaga firmom zachować dokładne zapisy  historii finansowej przedsiębiorstwa. Jest to niezbędne w przypadku kontroli fiskalnych, wewnętrznych i zewnętrznych audytów oraz do oceny sytuacji finansowej firmy. W razie sporów prawnych zarchiwizowane dokumenty w firmie mogą służyć jako dowód na poparcie stanowiska firmy.

W wielu branżach, na przykład w edukacji, medycynie lub handlu, archiwa mogą pomóc badaczom w odkrywaniu ważnych informacji historycznych. Dzięki nim możesz przyczynić się do rozwoju nauki, na przykład wnosząc statystyki i dane do badań naukowych.

Dokumentacja archiwalna i niearchiwalna

Zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwów, dokumenty archiwalne dzieli się na dwie podstawowe grupy: dokumentację archiwalną typu A oraz dokumentację niearchiwalną typu B. Zatem czym różnią się od siebie dokumentacja archiwalna i niearchiwalna?

Dokumentacja archiwalna typu A: Dokumenty te muszą być przechowywane bezterminowo ze względu na ich znaczenie prawne, historyczne lub kulturowe.  Nie można ich wybrakować (zniszczyć) i z reguły trzeba posiadać ich kopie.

Przykładami dokumentacji typu A są księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne oraz oryginały map i planów, a także dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu. W firmie prywatnej najczęściej będą to akty własności i księgi wieczyste, być może też dokumenty patentowe.

Dokumentacja niearchiwalna typu B: Dokumenty te mogą być zniszczone po upływie określonego czasu. W prywatnej firmie będą to na przykład:

• Księga przychodów i rozchodów
• Faktury sprzedażowe i kosztowe
• Dokumenty związane z kasą fiskalną lub orzekające o zwolnieniu z jej stosowania
• Dokumenty kosztowe i dowody zapłaty
• Dokumenty związane z podatkiem VAT — deklaracje i rejestry zakupów i sprzedaży
• Umowy z pracownikami
• Ewidencja środków trwałych lub wyposażenia

Jak długo archiwizować dokumenty w firmie? Okres przechowywania dokumentów typu B oznaczony jest cyfrą arabską (np. B5, B10, B25), która określa liczbę lat, przez które dokument powinien być przechowywany. Okres przechowywania liczony jest w pełnych latach kalendarzowych — pierwszego stycznia następnego roku po podanej liczbie lat można zutylizować dokument.

Istnieje również podkategoria dokumentów niearchiwalnych zwanych „Bc” lub drukami „ulotnymi”, które po wykorzystaniu mogą zostać zniszczone. Mogą być to notatki nie zawierające istotnych danych, odrzucone oferty, listy inwentaryzacyjne itp.

Sposoby archiwizacji dokumentów

Aby zapewnić skuteczne i bezpieczne przechowywanie dokumentów w firmie, niezależnie od tego, czy jest to dokumentacja archiwalna i niearchiwalna, konieczne jest przestrzeganie zestawu najlepszych praktyk. Oto kilka istotnych metod, ważnych dla każdego archiwisty.

• Organizacja chronologiczna: Ułóż dokumenty w porządku chronologicznym, aby ułatwić łatwe wyszukiwanie i dostęp. Zapewni to, że odpowiednie dokumenty mogą być szybko zlokalizowane, gdy są potrzebne.
• Właściwe sortowanie i kategoryzacja: Sortuj i kategoryzuj dokumenty na podstawie ich rodzaj, cel lub znaczenie.
• Używanie odpowiednich materiałów do przechowywania: Wykorzystaj pudełka, foldery, segregatory i koszulki ochronne do przechowywania i ochrony dokumentów.
• Digitalizuj paragony i wydruki: Skanuj lub wykonuj ksero paragony i wydruki z kas fiskalnych, ponieważ dokumenty te mogą z czasem stać się nieczytelne z powodu blaknącego tuszu lub degradacji papieru.

Jak archiwizować dokumenty w firmie: prowadzenie wykazu akt

Wykaz akt to systematyczny i zorganizowany spis wszystkich dokumentów w firmie lub organizacji. Służy jako narzędzie odniesienia, aby pomóc szybko zlokalizować i uzyskać dostęp do niezbędnych materiałów. Zawiera przegląd dokumentów, ich klasyfikację, miejsce przechowywania i wszelkie inne istotne informacje, które pomagają w wyszukiwaniu i zarządzaniu dokumentami.

W administracji publicznej często stosowany jest jednolity rzeczowy wykaz akt, którego formę określają przepisy. Przedsiębiorstwa prywatne mają większą elastyczność w tworzeniu spisu akt i mogą mieć własne sposoby archiwizacji dokumentów. Oba rodzaje organizacji często integrują też wykaz akt z odpowiednim systemem komputerowym.

Digitalizacja akt

Jeśli chodzi o sposoby archiwizacji dokumentów w firmie, coraz popularniejsza staje się digitalizacja. To przekształcanie papierowych dokumentów archiwalnych w format elektroniczny, zazwyczaj poprzez skanowanie dokumentów i wykorzystanie oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR).

Może to skutkować oszczędnością kosztów, ponieważ firmy nie będą musiały inwestować w duże rozwiązania do przechowywania, takie jak szafy ognioodporne lub dedykowane pomieszczenia do przechowywania swoich archiwów. Dokumentacja archiwalna i niearchiwalna może być przechowywana tak długo, jak masz dostęp do nośników danych.

Pliki można bez wysiłku przeszukiwać, udostępniać lub przenosić między pracownikami, działami i partnerami zewnętrznymi. Ułatwia to współpracę i wymianę informacji. Wielu użytkowników może także pracować na dokumentach elektronicznych jednocześnie, bez konieczności posiadania fizycznych kopii. Warto też pamiętać, że zmniejszenie zużycia papieru poprzez przyjęcie cyfryzacji pomaga również obniżyć wpływ działalności firmy na środowisko.

Firmowe archiwum

Do przechowywania dokumentów w firmie powinno wyznaczyć się specjalne archiwum, spełniające odpowiednie normy na temat tego, jak archiwizować dokumenty w firmie. W średnich i większych przedsiębiorstwach będzie to wydzielone pomieszczenie, czasem nawet osobny budynek!

Pomieszczenie archiwum powinno być zaprojektowane tak, aby chronić dokumenty w firmie przed wodą, ogniem i innymi potencjalnymi zagrożeniami. Nie może znajdować się na terenach zalewowych czy narażonych na pożary — i czasem należy też zainstalować tam  systemy przeciwpożarowe i hydroizolacyjne. By chronić dokumenty przed zniszczeniem, trzeba także zadbać o kontrolę środowiska — klimatyzację, ogrzewanie lub osuszacze powietrza.

Zależnie od poziomu tajności przechowywanych danych, wejście do archiwum może być ograniczone tylko dla upoważnionego personelu. Najprościej to osiągnąć po prostu dając klucze odpowiednim pracownikom, ale bardziej zaawansowane metody jak czytniki kart lub skanery biometryczne, zapewnią znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Teraz już wiesz, w jaki sposób i jak długo archiwizować dokumenty w firmie. Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, możesz łatwo stworzyć zorganizowany i wydajny system zarządzania dokumentami, który chroni najważniejsze informacje, jest zgodny z wymogami prawnymi i przyczynia się do ogólnego sukcesu Twojego przedsiębiorstwa.