Baza wiedzy

Niszczenie akt — na czym polega?

Profesjonalne niszczenie dokumentów jest podstawowym elementem zarządzania informacją w każdej organizacji. Zasady dotyczące przechowywania i niszczenia akt sądowych, komorniczych oraz innych dokumentów są ściśle określone przez prawo i mają na celu ochronę danych osobowych, czy innych poufnych informacji. Właściwe niszczenie akt nie tylko zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do wrażliwych informacji, ale również wspiera zgodność z regulacjami prawnymi i normami dotyczącymi ochrony danych. Na czym polega i jak prawidłowo niszczyć akta? Tego dowiesz się z tego artykułu.

Wymogi prawne dotyczące niszczenia akt

Przepisy prawne nakładają obowiązek przechowywania niektórych dokumentów przez określony czas. Po upływie tego okresu, dokumenty muszą zostać zniszczone w sposób zapewniający nieodwracalność procesu. Niszczenie dokumentów, w tym m.in. akt sądowych, komorniczych i innych dokumentów musi być zgodne z przepisami i w pełni zapobiec ryzyku wycieku danych oraz naruszenia poufności informacji.

W Polsce szczegółowe regulacje dotyczące ochrony danych osobowych zawiera Ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 roku, która wdraża przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). RODO, które weszło w życie w maju 2018 roku, nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek ochrony danych osobowych oraz określa rygorystyczne zasady ich przetwarzania i przechowywania. Zgodnie z tymi regulacjami, dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Przestrzeganie tych przepisów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także elementem budowania zaufania i wiarygodności firmy.

Niszczenie akt sądowych

Akta sądowe zawierają szczególnie wrażliwe informacje, które muszą być odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Proces niszczenia akt sądowych obejmuje ścisłe procedury, które zapewniają całkowitą nieodwracalność procesu i zgodność z przepisami prawa. Przed przystąpieniem do niszczenia, wszystkie dokumenty są szczegółowo weryfikowane, a następnie niszczone w sposób gwarantujący pełną ochronę danych.

Niszczenie akt komorniczych

Akta komornicze również wymagają szczególnego traktowania ze względu na zawarte w nich informacje. Niszczenie akt komorniczych musi być przeprowadzone zgodnie z określonymi standardami bezpieczeństwa, aby zapobiec ewentualnym naruszeniom poufności. Proces ten obejmuje użycie specjalistycznych niszczarek oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa, takie jak kontrolowany dostęp do miejsc, w których odbywa się niszczenie dokumentów.

Najpopularniejsze metody niszczenia dokumentów

Niszczenie akt może odbywać się na kilka sposobów, w zależności od rodzaju dokumentów oraz wymogów bezpieczeństwa. Do najczęściej stosowanych metod należą:

  • Niszczenie mechaniczne:

Proces ten polega na użyciu specjalistycznych niszczarek, które tną dokumenty na drobne kawałki. Wysokiej jakości niszczarki są w stanie zniszczyć dokumenty w taki sposób, że ich rekonstrukcja jest praktycznie niemożliwa.

  • Niszczenie chemiczne:

Metoda ta polega na rozpuszczaniu papieru w specjalnych roztworach chemicznych, co zapewnia całkowitą nieodwracalność procesu. Jest to bardziej zaawansowana i kosztowna metoda, stosowana głównie w przypadku dokumentów wymagających szczególnej ochrony.

  • Spalanie:

Spalanie dokumentów w specjalistycznych piecach to jedna z najstarszych metod ich niszczenia. Jest to efektywna metoda, szczególnie w przypadku dużych ilości dokumentów, jednak wymaga specjalistycznych urządzeń i odpowiednich zezwoleń.

Bezpieczeństwo w procesie niszczenia akt

Bezpieczeństwo jest najważniejszym aspektem w procesie niszczenia akt. Aby zapewnić pełną ochronę danych, firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów stosują różnorodne środki bezpieczeństwa, takie jak:

  1. Monitorowanie procesu: Cały proces niszczenia dokumentów jest monitorowany i rejestrowany, co zapewnia pełną transparentność i możliwość audytu.
  1. Transport zabezpieczony: Dokumenty przeznaczone do zniszczenia są transportowane w zabezpieczonych pojemnikach, co minimalizuje ryzyko ich utraty lub kradzieży. Pojemniki te są zwykle zapieczętowane i posiadają unikalne oznaczenia umożliwiające śledzenie ich ruchu od momentu zebrania dokumentów, aż do ich zniszczenia.
  1. Certyfikacja: Po zakończeniu procesu niszczenia, firmy wystawiają certyfikaty potwierdzające zgodność procesu z obowiązującymi przepisami i normami. Certyfikaty te są dowodem na to, że dokumenty zostały zniszczone zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i regulacjami prawnymi.

Dodatkowo, firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów często korzystają z zaawansowanych technologii oraz kamer przemysłowych, które rejestrują proces niszczenia w czasie rzeczywistym. Pracownicy odpowiedzialni za niszczenie dokumentów przechodzą rygorystyczne szkolenia z zakresu ochrony danych oraz procedur bezpieczeństwa. Ponadto, firmy te często poddają się regularnym audytom zewnętrznym, które potwierdzają zgodność ich działań z obowiązującymi normami i przepisami.

Profesjonalne niszczenie akt jest nieodzownym elementem zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Zgodność z przepisami prawa, zastosowanie odpowiednich metod niszczenia oraz dbałość o bezpieczeństwo procesu to najważniejsze aspekty, które gwarantują skuteczną ochronę danych.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.