Szkoły każdego szczebla gromadzą dane osobowe uczniów, w tym również dane wrażliwe, dotyczące na przykład stanu zdrowia. Obowiązkiem dyrektora placówki jest zapewnić bezpieczeństwo informacji, tak aby nie doszło do nieautoryzowanego dostępu czy wycieku. Jak prawidłowo archiwizować dane uczniów? Sprawdź, na co w szczególności powinieneś zwrócić uwagę!

Dane osobowe ucznia w szkole

Przetwarzanie danych osobowych uczniów jest niezbędne już na etapie przyjęcia do placówki. Szkoła gromadzi dane zwykłe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer pesel. Ma również dostęp do danych wrażliwych, a więc dokumentów potwierdzających m.in. stan zdrowia. Są to na przykład zaświadczenia o niepełnosprawności lub dokumentacja wydana przez poradnię psychologiczno-pedagogiczną. 

Dane osobowe ucznia w szkole podlegają ścisłej ochronie. Placówka nie może udostępniać ich osobom postronnym. Ponadto wgląd do nich mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione i to tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Szczególnej ochronie podlegają dane wrażliwe, które szkoła gromadzi na odrębnych od RODO przepisach.

Jak długo przechowywać dane uczniów?

Dokumentacja uczniów należy do kategorii B, a więc niearchiwalnej. Dane nie trafiają do archiwum państwowego, ale muszą być przechowywane w jednostce przez określony czas. Podstawa przetwarzania danych osobowych uczniów nie jest jednolita. Wiedzę należy czerpać m.in. z RODO, Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej oraz rodzajów tej dokumentacji, a także Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 

Na podstawie powyższych przepisów można wywnioskować, że większość dokumentów uczniów archiwizowana jest przez 5 lat od momentu, gdy utracą praktyczne znaczenie dla potrzeb organu. Z drugiej strony, dyrektorzy, którzy zastanawiają się, jak długo przechowywać dane uczniów, powinni wziąć też pod uwagę dokumenty związane z przebiegiem rekrutacji. Co do zasady archiwizujemy je do ukończenia przez ucznia pobierania nauki w danej placówce. 

Metody archiwizacji danych osobowych w placówkach edukacyjnych

Dane osobowe ucznia w szkole podlegają ścisłemu rygorowi prawnemu. Pamiętajmy, że zgodnie z RODO obowiązuje zasada tzw. minimalizmu, a więc przetwarzania wyłącznie danych niezbędnych. Placówka ma prawo gromadzić na przykład dokumentację medyczną uczniów, jeśli ma ona wpływ na przebieg nauczania czy pobyt dziecka w szkole. 

Obecnie dokumentacja uczniów ma formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. W przypadku pierwszej konieczne jest przechowywanie w bezpiecznych i zamkniętych miejscach. Pomieszczenia, w których znajdują się dokumenty, powinny być niedostępne dla osób postronnych. Natomiast dokumentacja w formie cyfrowej wymaga zabezpieczenia za pomocą szyfrów, haseł czy nadawania dostępów. Administrator ma obowiązek regularnie aktualizować oprogramowanie, dbając o zabezpieczenia antywirusowe. Ponadto powinien regularnie tworzyć kopie zapasowe, które zapobiegają ewentualnej utracie danych w razie awarii.

Jak zabezpieczyć dane osobowe uczniów w procesie archiwizacji?

Dane osobowe ucznia muszą być chronione na każdym etapie przetwarzania. W pierwszej kolejności dyrektor placówki powinien opracować zasady i wytyczne pracy z dokumentacją. Ważne, aby każdy pracownik został o nich poinformowany. Dobrym rozwiązaniem są także szkolenia prowadzone przez ekspertów, którzy wyjaśnią, na czym polega ochrona danych osobowych uczniów.

Kolejnym zadaniem jest przygotowanie miejsca pod szkolne archiwum. Powinien być to pokój, w którym panują odpowiednie warunki, takie jak temperatura czy poziom wilgoci. Wiele szkół prowadzi archiwa w piwnicach, jednak nie jest to najlepsze miejsce. Alternatywnym rozwiązaniem jest archiwum zewnętrzne, prowadzone przez prywatną firmę. Przepisy nie zabraniają z niego korzystać, zwłaszcza jeśli współpraca wiąże się z zapewnieniem dokumentom lepszych warunków. 

Dyrektor ma też obowiązek zarządzania systemem elektronicznych, w którym gromadzone są dane uczniów. Najczęściej jednak zadania związane z jego prawidłowym zabezpieczeniem powierza informatykom lub firmie zewnętrznej. Jednorazowa ochrona to jednak za mało, ponieważ system nieustannie trzeba aktualizować, a ustawienia dostępu – co pewien czas zmieniać.

Na kim spoczywa obowiązek archiwizacji danych uczniów?

Obowiązek prawidłowej archiwizacji danych osobowych uczniów spoczywa w głównej mierze na:

  • dyrektorze placówki,
  • inspektorze danych osobowych.

Nie możemy jednak zapominać o postawie nauczycieli i innych pracowników, którzy mają dostęp do informacji. Najczęstszym powodem błędnego przetwarzania danych, które naraża na ich bezprawne udostępnienie, jest brak wiedzy. Dlatego tak ważne są szkolenia w zakresie archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.