Jak wdrożyć elektroniczne akta pracowników?

Twój dział HR nadal szuka dokumentów w segregatorach? To sygnał, że czas coś zmienić. Dowiedz się, jak sprawnie przejść na elektroniczne akta pracownicze i skontaktuj się z nami, a przeprowadzimy Cię przez ten proces bez zbędnego chaosu.

Elektroniczne akta pracownicze, dlaczego firmy coraz chętniej je wdrażają?

Przepisy obowiązujące od 2019 roku dały pracodawcom wybór, którego wcześniej nie mieli. Akta osobowe pracowników mogą być prowadzone wyłącznie w formie cyfrowej, bez konieczności utrzymywania papierowych oryginałów. To zmiana, która początkowo była traktowana jako ciekawostka prawna. Dziś staje się standardem, po który sięga coraz więcej organizacji, niezależnie od branży i wielkości.

Powody są różne, ale najczęściej sprowadzają się do jednego mianownika: efektywności. Dział HR, który pracuje na papierowych teczkach, traci czas na czynności, które w cyfrowym środowisku zajmują sekundy. 

Wyszukiwanie dokumentów konkretnego pracownika, weryfikacja kompletności akt przed kontrolą PIP, udostępnianie dokumentacji nowemu menedżerowi czy obsługa pracowników zdalnych to zadania, które przy papierowej dokumentacji wymagają fizycznej obecności i angażują nieproporcjonalnie dużo czasu zespołu kadrowego.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej zmienia też sposób myślenia o bezpieczeństwie danych. Papierowa teczka zamknięta w szafie daje złudne poczucie kontroli. Kto miał do niej dostęp w ciągu ostatniego miesiąca? Kto ją przeglądał i w jakim celu? Na te pytania papierowe archiwum nie odpowie. System cyfrowy rejestruje każde logowanie, każde pobranie dokumentu i każdą modyfikację, tworząc pełną historię dostępu, która jest nieoceniona podczas audytów czy postępowań wyjaśniających.

Nie bez znaczenia jest też aspekt związany z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie akt w formie elektronicznej pozwala skrócić okres ich przechowywania do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku. To konkretna oszczędność przestrzeni i kosztów archiwizacji, która w większych organizacjach przekłada się na wymierne kwoty w budżecie operacyjnym.

System do elektronicznych akt pracowniczych, jak przebiega wdrożenie?

Decyzja o przejściu na elektroniczne akta pracowników to dopiero początek. Samo wdrożenie wymaga przemyślanego podejścia i kilku kroków, które muszą zostać wykonane w odpowiedniej kolejności. Pominięcie któregokolwiek z nich może skutkować tym, że cyfrowe archiwum będzie niekompletne, niezgodne z przepisami lub po prostu trudne w codziennym użytkowaniu.

Proces wdrożenia przebiega etapami, z których każdy ma określony cel:

• Decyzja o zakresie digitalizacji: firma określa, które akta mają zostać przekształcone w formę elektroniczną i przekazuje je do realizacji zewnętrznemu partnerowi lub realizuje ten etap we własnym zakresie.
• Skanowanie i indeksowanie dokumentów: każdy dokument jest skanowany z zachowaniem wymaganej jakości i opisywany metadanymi umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie w systemie.
• Podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym: cyfrowe kopie muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, aby nabrały pełnej mocy prawnej równoważnej z oryginałem papierowym.
• Wdrożenie systemu informatycznego: gotowe akta trafiają do dedykowanego systemu, który umożliwia zarządzanie dokumentacją, kontrolę dostępu i rejestrowanie historii czynności wykonywanych na dokumentach.
• Postępowanie z papierowymi oryginałami: po zakończeniu digitalizacji firma decyduje, czy oryginały mają być przechowywane zewnętrznie przez wymagany przepisami okres, czy mogą zostać zlikwidowane.

Wyzwania organizacyjne pojawiają się najczęściej na etapie przygotowania do przekazania dokumentów oraz przy wyborze systemu docelowego. Jak prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami to pytanie, które wymaga znajomości zarówno rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i wymogów RODO. Dlatego warto mieć przy sobie partnera, który zna te regulacje i stosuje je na co dzień.

Istotnym elementem całego procesu jest też kwestia tego, jak długo przechowywać dane osobowe pracowników po zakończeniu współpracy. Przepisy są tu precyzyjne i uzależniają okres retencji od daty zatrudnienia pracownika. Cyfrowy system ułatwia monitorowanie tych terminów i automatyczne powiadamianie o dokumentach, których okres przechowywania dobiega końca.

Jaką rolę w tym procesie może odegrać Ekoakta?

Przejście na cyfrową dokumentację pracowniczą to projekt, który można próbować realizować samodzielnie. Większość firm, które podjęły taką próbę, szybko odkrywa, że skanowanie setek lub tysięcy dokumentów, ich prawidłowe indeksowanie i podpisywanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym to zadanie, które pochłania zasoby niewspółmierne do efektów. Właśnie wtedy pojawia się pytanie o zewnętrznego partnera.

Ekoakta oferuje kompleksową usługę tworzenia elektronicznych teczek osobowych, którą nazywamy ETO, czyli Elektroniczną Teczką Osobową. Odbieramy papierową dokumentację pracowniczą bezpośrednio z siedziby klienta, skanujemy ją z zachowaniem wymaganej jakości i opisujemy metadanymi zgodnymi ze strukturą wymaganą przepisami. 

Każda e-teczka pracownika powstała w naszym centrum digitalizacji jest podpisywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co nadaje jej pełną moc prawną od pierwszego dnia użytkowania.

Firmy, które zdecydowały się na digitalizację dokumentacji z Ekoakta, otrzymują gotowy produkt, czyli kompletne, poprawnie zindeksowane elektroniczne akta osobowe udostępnione w profesjonalnym systemie informatycznym. Nie muszą angażować własnych pracowników w żmudny proces konwersji dokumentów ani martwić się o zgodność techniczną z obowiązującymi regulacjami. My zajmujemy się tym w całości.

Po zakończeniu digitalizacji Ekoakta oferuje też dalsze wsparcie w zakresie postępowania z papierowymi oryginałami. Jeśli przepisy wymagają ich dalszego przechowywania, przejmujemy je do naszego zewnętrznego archiwum. Jeśli mogą zostać zlikwidowane, przeprowadzamy ich certyfikowane niszczenie z pełną dokumentacją potwierdzającą prawidłowość procesu. Klient otrzymuje kompleksową obsługę bez konieczności szukania kilku różnych dostawców dla różnych etapów tego samego projektu.

Chcesz sprawnie przeprowadzić wdrożenie elektronicznych akt pracowniczych w swojej firmie? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy wesprzeć ten proces od początku do końca.

FAQ – wdrożenie elektronicznych akt pracowniczych