Baza wiedzy

Jakie są klasy niszczenia dokumentów ?

W tym kontekście ochrony danych osobowych, kluczową rolę odgrywa skuteczne niszczenie dokumentów przez przedsiębiorstwa posiadające certyfikat. Warto więc zrozumieć zasady, normy i klasy niszczenia dokumentów, które są niezbędne do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Zapraszamy do lektury poniższego wpisu, w którym zajmujemy się tą kwestią.

Niszczenie dokumentów certyfikat: Norma DIN i RODO

Zgodnie z normą DIN 66399, wprowadzono szczegółowe klasyfikacje niszczenia dokumentów, aby dostosować procesy do rosnących wymagań ochrony danych, zwłaszcza po wprowadzeniu Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Wspomniana norma DIN określa nie tylko metody, ale również precyzję, z jaką dane powinny być niszczone, by zapobiec ich nieautoryzowanemu odzyskaniu.

Norma DIN 66399 wprowadza szczegółową klasyfikację dotyczącą bezpiecznego niszczenia dokumentacji, zastępując wcześniejszą normę DIN 32757-1:1995-01. Określa ona trzy klasy tajności niszczenia dokumentów, które uwzględniają rodzaj i wrażliwość informacji zawartych w dokumentach.

Klasa 1 dotyczy ogólnych materiałów dostępnych dla szerszego grona osób, gdzie ochrona danych osobowych musi być zachowana, ale nieautoryzowane ujawnienie powoduje ograniczone ryzyko. Klasa 2 skupia się na danych wrażliwych, dostępnych dla ograniczonego grona odbiorców, gdzie naruszenie prywatności mogłoby znacząco wpłynąć na firmę. Klasa 3 obejmuje najwyższy poziom tajności, dotyczący wysoce poufnych informacji, których ujawnienie mogłoby prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa. Klasyfikacja ta nie tylko informuje o poziomie ochrony, ale również określa konkretne wymagania dotyczące procesu niszczenia, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne usunięcie danych.

Norma ISO/IEC 21964

Globalne ujednolicenie przepisów doprowadziło do stworzenia normy ISO/IEC 21964, która stanowi międzynarodowy benchmark dla procesów niszczenia dokumentacji. Ta norma, wywodząca się z niemieckiego standardu DIN 66399, wprowadza szczegółowe wytyczne nie tylko dotyczące klasyfikacji nośników informacji, ale także określa konkretne stopnie ochrony dla różnych rodzajów danych. W związku z tym, niszczenie dokumentów nie jest już procesem o charakterze wyłącznie fizycznym, ale obejmuje również nośniki elektroniczne i biologiczne. Nowa regulacja, rozszerzając perspektywę, nie tylko kategoryzuje informacje pod kątem formy ich występowania, ale również uwzględnia naturę i wrażliwość danych zawartych w dokumentach. Wprowadzenie ISO/IEC 21964 oznacza zatem, że organizacje muszą przemyśleć i dostosować swoje metody postępowania z danymi, by zapewnić zgodność z najnowszymi standardami ochrony informacji i zapewnić bezpieczeństwo na każdym etapie procesu niszczenia dokumentów.

Zasady niszczenia dokumentów: Jakie procedury należy stosować?

Proces niszczenia dokumentów nie ogranicza się wyłącznie do ich fizycznej utylizacji. Wymaga również zastosowania odpowiednich procedur zapewniających (zasady niszczenia dokumentów), że niszczenie jest trwałe i nieodwracalne. Przy wyborze metody utylizacji należy uwzględnić nie tylko rodzaj nośnika, ale także klasę tajności dokumentów. Kluczowe staje się tu stosowanie niszczarek certyfikowanych, które gwarantują osiągnięcie wymaganej klasy zniszczenia.

Klasy niszczenia dokumentów: Od P-1 do P-7

W kontekście zarządzania dokumentacją papierową, system klasyfikacji zniszczenia dokumentów obejmuje różne poziomy, rozpoczynając się od klasy P-1, która oferuje podstawowy stopień destrukcji, przez kolejne kategorie, aż do klasy P-7, która jest przeznaczona do niszczenia materiałów o najwyższej tajności, zawierających informacje ściśle tajne. Każda klasa określa metodę i stopień zniszczenia, zapewniając odpowiedni poziom bezpieczeństwa w zależności od poufności zniszczonych dokumentów.

Decyzja o wyborze odpowiedniej klasy zniszczenia powinna być uwarunkowana charakterem oraz ważnością informacji zawartych w niszczonych dokumentach. Jest to krytyczny element procesu, mający na celu zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi do poufnych danych. Na przykład, dokumenty zawierające dane osobowe, które są chronione zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, wymagają zastosowania przynajmniej klasy P-3, co zapewnia średni poziom zniszczenia, eliminując ryzyko odtworzenia informacji.

Odpowiedni wybór klasy zniszczenia jest kluczowy dla utrzymania poufności i integralności informacji, a także dla ochrony przed potencjalnymi zagrożeniami dla prywatności, reputacji oraz bezpieczeństwa organizacji i osób, których dane dotyczą.

Klasy tajności niszczenia dokumentów: Wymagania i rekomendacje

W praktyce, niszczenie dokumentów i ich klasyfikacja wpływa bezpośrednio na wybór odpowiednich środków i metod ich eliminacji. Firmy muszą dostosować swoje procedury do najwyższych standardów, szczególnie gdy pracują z danymi o podwyższonym stopniu tajności. Użycie niszczarek spełniających określone klasy niszczenia dokumentów staje się nie tylko zaleceniem, ale koniecznością.

Dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy niszczącej dokumenty?

Zlecanie niszczenia dokumentów profesjonalnej firmie jest strategiczną decyzją, która przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, zapewnia pełne bezpieczeństwo poufnych informacji, eliminując ryzyko wycieku danych i potencjalnych konsekwencji prawnych. Profesjonalne firmy dysponują zaawansowanymi urządzeniami, które gwarantują niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami, takimi jak DIN 66399, co jest szczególnie istotne w świetle wymagań RODO i innych przepisów ochrony danych. Ponadto, korzystanie z usług specjalistycznych firm pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów, które organizacja mogłaby inaczej wykorzystać na swoją główną działalność. Odpowiednie zarządzanie odpadami po niszczeniu dokumentów zapewnia również zgodność z przepisami środowiskowymi. Wreszcie, większość profesjonalnych firm oferuje certyfikaty zniszczenia, co stanowi dodatkowe potwierdzenie prawidłowego wykonania procesu i może być wykorzystane w przypadku audytów lub dochodzeń prawnych.

Dlaczego warto profesjonalnie niszczyć dokumenty?

Skuteczne niszczenie dokumentów jest niezbędne do ochrony poufnych informacji oraz danych osobowych. Poznając klasy niszczenia dokumentów i stosując się do norm DIN 66399, firmy mogą znacznie zredukować ryzyko wycieku danych. Jest to istotny element strategii ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji każdej organizacji. Warto więc zadbać o odpowiednie procedury i certyfikowane narzędzia, które pomogą w zachowaniu zgodności z prawem i normami.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica