Czy można niszczyć dokumenty przez spalenie?

Skuteczne i terminowe niszczenie dokumentów jest równie istotne, jak sposób ich przechowywania. Czas przetrzymywania informacji osobistych, ale także finansowych, sądowych czy medycznych regulowany jest przepisami prawa. Znajduje się wśród nich rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, równie ważne są jednak normy dotyczące szczegółowych kwestii (np. prawnych, finansowych czy medycznych). Chociaż samodzielna utylizacja akt jest możliwa, lepszym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy. Dzięki temu zyskuje się pewność efektywnego działania, a także niezbędny w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej (lub administrowania inną dużą organizacją) spokój umysłu. Jeśli masz wątpliwości, gdzie spalić dokumenty, warto mieć świadomość, że nie jest to najlepszy sposób ich utylizacji. Znacznie bardziej skuteczne jest użycie specjalnego sprzętu, który do tego służy. Dzięki temu możesz zapewnić sobie bezpieczeństwo i działanie zgodne z obowiązującymi przepisami.

Czy można spalić dokumenty?

Chociaż spalanie dokumentów jest fizycznie możliwe, nie stanowi rekomendowanej formy ich niszczenia. Jest ono przede wszystkim niezgodne z przepisami prawa. Tak naprawdę samodzielna utylizacja akt tą metodą stanowi spory problem, dlatego jeśli zastanawiasz się, gdzie można spalić dokumenty, lepiej zrezygnuj. Dużo lepiej będzie postawić na rozwiązania, które oferują specjaliści. Spalarnia dokumentów nie jest miejscem, w którym powinny być niszczone wysokiej rangi akta. Warto również mieć świadomość, że spalanie papieru, ale również cyfrowych nośników danych jest wyjątkowo nieekologiczne. Niszcząc dokumenty w ten sposób, nie otrzymuje się ponadto żadnego wiarygodnego dowodu utylizacji. W przypadku ważnej dokumentacji jest to bardzo istotne. Dlatego właśnie warto zastanowić się także nad skorzystaniem z alternatywnych metod niszczenia, wśród których dobrze sprawdza się na przykład mechaniczna utylizacja z wykorzystaniem niszczarek. Klasyczne metody są zazwyczaj bezpieczniejsze i wygodniejsze niż spalanie. Dotyczy to szczególnie sprzętu o dużej wydajności, który pozwala na szybką utylizację obszernych zbiorów danych. Nie jest to jednak problematyczne. Skorzystanie z takiego rozwiązania nie obciąża klienta poznawczo. Usługa jest zorganizowana w taki sposób, aby zleceniodawca nie musiał poświęcać uwagi na jej realizację, mając jednocześnie pewność, że wszystko przebiega zgodnie z przepisami prawa.

Jak przebiega profesjonalne niszczenie dokumentów?

Zamówienie profesjonalnego niszczenia dokumentów jest dziecinnie proste. Wystarczy złożyć zlecenie telefonicznie lub mailowo. Następnie do siedziby firmy dostarczane są bezpieczne pojemniki o oczekiwanej pojemności. W zależności od potrzeb można zamówić mniejsze lub większe pudełka. Po ustaleniu ze zleceniodawcą szczegółów warto ustalić stały harmonogram wizyt. Dzięki temu łatwiej zarządzać całym procesem utylizacji. Za każdym razem wystawiany jest elektroniczny protokół odbioru pojemników. Dokumenty transportowane są do specjalnej niszczarni samochodami monitorowanymi systemem GPS pod okiem doświadczonego konwojenta, nie ma więc obaw, że w trasie dojdzie do wycieku informacji. Obiekty, w których dochodzi do utylizacji są ściśle strzeżone, dokumentacja zaś niszczona według normy ISO 21964/DIN 66399 do 3 stopnia utajnienia. Po zakończeniu całego procesu możliwe jest wystawienie specjalnego certyfikatu zniszczenia zawartości pojemników. Jeśli klient wyrazi takie życzenie, otrzymuje także kopię filmu dokumentującego niszczenie akt. W sytuacji, kiedy zleceniodawca nie chce, aby dokumenty opuszczały siedzibę firmy, wśród dostępnych opcji znajduje się również zamówienie usługi ich mobilnego niszczenia. Jest ona realizowana w lokalizacji, w której mieści się firma przy zastosowaniu specjalnego przenośnego sprzętu. Warto rozważyć takie rozwiązanie na przykład w przypadku dużego zagrożenia wyciekiem informacji. Można w ten sposób skutecznie zabezpieczyć się przed przykrymi konsekwencjami.

Dlaczego warto zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentacji ma wiele zalet. Wszystkie procedury odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Akta utylizowane są zgodnie z 3 stopniem utajnienia normy ISO 21964/DIN 66399. Powierzenie tego procesu zewnętrznej firmie gwarantuje ponadto stuprocentowe bezpieczeństwo. Budynki, w których przebiega utylizacja są doskonale chronione. Dostęp do nich utrudnia system śluz umożliwiający kontrolowanie wjeżdżających na teren obiektu pojazdów. Pomieszczenia są ponadto wyposażone w monitoring i specjalną całodobową ochronę. Wśród dodatkowych zabezpieczeń można wymienić obecność instalacji przeciwpożarowych i przeciwwłamaniowych. Ochrona informacji przed wyciekiem nie stanowi jednak jedynej zalety takiego rozwiązania. Profesjonalne usługi utylizacji dokumentów zapewniają również bardzo wysoką wydajność ze względu na wykorzystanie sprzętu, który pozwala na obróbkę nawet 120 ton makulatury w ciągu dnia. Dzięki temu wszystkie zlecenia realizowane są w możliwie szybkim tempie. Zatrudniony w naszej firmie personel odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych. Wszystkie osoby, które mają dostęp do chronionych informacji zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej i posiadają zaświadczenie o niekaralności. Ich praca nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Warto również wspomnieć o tym, że nasza firma działa zgodnie z jednakowym standardem obsługi z terenu całej Polski. Pomożemy sprawnie zutylizować dokumentację niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba firmy klienta. Dzięki nam klienci mogą skupić się na realizacji ważnych celów biznesowych, nie obawiając się o to, że niedopilnowanie kwestii związanych z utylizacją dokumentów naraża ich na przykre konsekwencje.

Niszczenie cyfrowych nośników informacji

Coraz częściej firmy i instytucje decydują się na digitalizacje archiwów. Jest to duże ułatwienie, ponieważ zapewnia znacznie łatwiejszy dostęp do informacji,  równocześnie jednak wdrożenie takiego rozwiązania stwarza nowe wyzwania. Jednym z nich jest skuteczna utylizacja informacji, których okres przechowywania minął. Również dane zapisane cyfrowo wymagają regularnego usuwania. Nie wystarczy jednak skasować ich z nośnika, ponieważ osoby dysponujące odpowiednimi umiejętnościami, są w stanie odzyskać takie informacje i wykorzystać je w nieprawidłowy sposób. Jedynym sposobem na skuteczne ich usunięcie jest fizyczna utylizacja nośników, takich jak dyski HDD, SSD, płyty CD i DVD oraz taśmy backup. Efektywną metodę ich likwidacji stanowi demagnetyzacja. Silny impuls magnetyczny powoduje w tym wypadku nieodwracalną i kompletną utratę informacji oraz brak możliwości ponownego zapisu. Niszczenie elektronicznych nośników danych (CD, HDD, SSD itp) także odbywa się zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399. W przypadku dysków HDD zachowany jest poziom bezpieczeństwa H5, a SSD — poziom bezpieczeństwa E3.