Baza wiedzy

Czy można niszczyć dokumenty przez spalenie?

Skuteczne i terminowe niszczenie dokumentów jest równie istotne, jak sposób ich przechowywania. Czas przetrzymywania informacji osobistych, ale także finansowych, sądowych czy medycznych regulowany jest przepisami prawa. Znajduje się wśród nich rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, równie ważne są jednak normy dotyczące szczegółowych kwestii (np. prawnych, finansowych czy medycznych). Chociaż samodzielna utylizacja akt jest możliwa, lepszym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy. Dzięki temu zyskuje się pewność efektywnego działania, a także niezbędny w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej (lub administrowania inną dużą organizacją) spokój umysłu. Jeśli masz wątpliwości, gdzie spalić dokumenty, warto mieć świadomość, że nie jest to najlepszy sposób ich utylizacji. Znacznie bardziej skuteczne jest użycie specjalnego sprzętu, który do tego służy. Dzięki temu możesz zapewnić sobie bezpieczeństwo i działanie zgodne z obowiązującymi przepisami.

Czy można spalić dokumenty?

Chociaż spalanie dokumentów jest fizycznie możliwe, nie stanowi rekomendowanej formy ich niszczenia. Jest ono przede wszystkim niezgodne z przepisami prawa. Tak naprawdę samodzielna utylizacja akt tą metodą stanowi spory problem, dlatego jeśli zastanawiasz się, gdzie można spalić dokumenty, lepiej zrezygnuj. Dużo lepiej będzie postawić na rozwiązania, które oferują specjaliści. Spalarnia dokumentów nie jest miejscem, w którym powinny być niszczone wysokiej rangi akta. Warto również mieć świadomość, że spalanie papieru, ale również cyfrowych nośników danych jest wyjątkowo nieekologiczne. Niszcząc dokumenty w ten sposób, nie otrzymuje się ponadto żadnego wiarygodnego dowodu utylizacji. W przypadku ważnej dokumentacji jest to bardzo istotne. Dlatego właśnie warto zastanowić się także nad skorzystaniem z alternatywnych metod niszczenia, wśród których dobrze sprawdza się na przykład mechaniczna utylizacja z wykorzystaniem niszczarek. Klasyczne metody są zazwyczaj bezpieczniejsze i wygodniejsze niż spalanie. Dotyczy to szczególnie sprzętu o dużej wydajności, który pozwala na szybką utylizację obszernych zbiorów danych. Nie jest to jednak problematyczne. Skorzystanie z takiego rozwiązania nie obciąża klienta poznawczo. Usługa jest zorganizowana w taki sposób, aby zleceniodawca nie musiał poświęcać uwagi na jej realizację, mając jednocześnie pewność, że wszystko przebiega zgodnie z przepisami prawa.

Jak przebiega profesjonalne niszczenie dokumentów?

Zamówienie profesjonalnego niszczenia dokumentów jest dziecinnie proste. Wystarczy złożyć zlecenie telefonicznie lub mailowo. Następnie do siedziby firmy dostarczane są bezpieczne pojemniki o oczekiwanej pojemności. W zależności od potrzeb można zamówić mniejsze lub większe pudełka. Po ustaleniu ze zleceniodawcą szczegółów warto ustalić stały harmonogram wizyt. Dzięki temu łatwiej zarządzać całym procesem utylizacji. Za każdym razem wystawiany jest elektroniczny protokół odbioru pojemników. Dokumenty transportowane są do specjalnej niszczarni samochodami monitorowanymi systemem GPS pod okiem doświadczonego konwojenta, nie ma więc obaw, że w trasie dojdzie do wycieku informacji. Obiekty, w których dochodzi do utylizacji są ściśle strzeżone, dokumentacja zaś niszczona według normy ISO 21964/DIN 66399 do 3 stopnia utajnienia. Po zakończeniu całego procesu możliwe jest wystawienie specjalnego certyfikatu zniszczenia zawartości pojemników. Jeśli klient wyrazi takie życzenie, otrzymuje także kopię filmu dokumentującego niszczenie akt. W sytuacji, kiedy zleceniodawca nie chce, aby dokumenty opuszczały siedzibę firmy, wśród dostępnych opcji znajduje się również zamówienie usługi ich mobilnego niszczenia. Jest ona realizowana w lokalizacji, w której mieści się firma przy zastosowaniu specjalnego przenośnego sprzętu. Warto rozważyć takie rozwiązanie na przykład w przypadku dużego zagrożenia wyciekiem informacji. Można w ten sposób skutecznie zabezpieczyć się przed przykrymi konsekwencjami.

Dlaczego warto zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentacji ma wiele zalet. Wszystkie procedury odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Akta utylizowane są zgodnie z 3 stopniem utajnienia normy ISO 21964/DIN 66399. Powierzenie tego procesu zewnętrznej firmie gwarantuje ponadto stuprocentowe bezpieczeństwo. Budynki, w których przebiega utylizacja są doskonale chronione. Dostęp do nich utrudnia system śluz umożliwiający kontrolowanie wjeżdżających na teren obiektu pojazdów. Pomieszczenia są ponadto wyposażone w monitoring i specjalną całodobową ochronę. Wśród dodatkowych zabezpieczeń można wymienić obecność instalacji przeciwpożarowych i przeciwwłamaniowych. Ochrona informacji przed wyciekiem nie stanowi jednak jedynej zalety takiego rozwiązania. Profesjonalne usługi utylizacji dokumentów zapewniają również bardzo wysoką wydajność ze względu na wykorzystanie sprzętu, który pozwala na obróbkę nawet 120 ton makulatury w ciągu dnia. Dzięki temu wszystkie zlecenia realizowane są w możliwie szybkim tempie. Zatrudniony w naszej firmie personel odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych. Wszystkie osoby, które mają dostęp do chronionych informacji zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej i posiadają zaświadczenie o niekaralności. Ich praca nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Warto również wspomnieć o tym, że nasza firma działa zgodnie z jednakowym standardem obsługi z terenu całej Polski. Pomożemy sprawnie zutylizować dokumentację niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba firmy klienta. Dzięki nam klienci mogą skupić się na realizacji ważnych celów biznesowych, nie obawiając się o to, że niedopilnowanie kwestii związanych z utylizacją dokumentów naraża ich na przykre konsekwencje.

Niszczenie cyfrowych nośników informacji

Coraz częściej firmy i instytucje decydują się na digitalizacje archiwów. Jest to duże ułatwienie, ponieważ zapewnia znacznie łatwiejszy dostęp do informacji,  równocześnie jednak wdrożenie takiego rozwiązania stwarza nowe wyzwania. Jednym z nich jest skuteczna utylizacja informacji, których okres przechowywania minął. Również dane zapisane cyfrowo wymagają regularnego usuwania. Nie wystarczy jednak skasować ich z nośnika, ponieważ osoby dysponujące odpowiednimi umiejętnościami, są w stanie odzyskać takie informacje i wykorzystać je w nieprawidłowy sposób. Jedynym sposobem na skuteczne ich usunięcie jest fizyczna utylizacja nośników, takich jak dyski HDD, SSD, płyty CD i DVD oraz taśmy backup. Efektywną metodę ich likwidacji stanowi demagnetyzacja. Silny impuls magnetyczny powoduje w tym wypadku nieodwracalną i kompletną utratę informacji oraz brak możliwości ponownego zapisu. Niszczenie elektronicznych nośników danych (CD, HDD, SSD itp) także odbywa się zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399. W przypadku dysków HDD zachowany jest poziom bezpieczeństwa H5, a SSD — poziom bezpieczeństwa E3.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.