Baza wiedzy

Jakie dokumenty księgowe można wyrzucić, a które należy zniszczyć w 2023 roku

W dobie coraz bardziej cyfrowego świata dokumentacja papierowa wciąż stanowi ważny element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw i instytucji. Jednak, wraz z upływem czasu, wiele z tych dokumentów traci na wartości i staje się niepotrzebnych, a ich dalsze przechowywanie może stanowić zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa danych. Dlatego też coraz większa liczba firm zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego i bezpiecznego niszczenia dokumentów. W takim przypadku ich zniszczenie jest konieczne z punktu widzenia bezpieczeństwa oraz przestrzegania przepisów prawnych dotyczących ochrony. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, ile trzeba trzymać dokumenty, i które z nich możesz już zniszczyć w 2023 roku.

Przechowywanie dokumentów firmowych a wymogi prawne

Przechowywanie dokumentów to nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, jak długo powinno się przechowywać dokumenty, a także, jakie dokumenty są objęte obowiązkiem zachowania. Wszystkie te kwestie regulowane są przez przepisy prawa, które określają, ile trzeba trzymać dokumenty, w tym także dokumenty księgowe. Wprowadzają one konkretne wymogi, które muszą być spełnione przez przedsiębiorców, w tym także w zakresie przechowywania dokumentów firmowych. Z tego powodu, każdy przedsiębiorca powinien dokładnie poznać wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

W przypadku dokumentów księgowych obowiązują szczególne przepisy dotyczące ich przechowywania. Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do zachowania dokumentów księgowych przez okres 5 lat od końca roku, w którym dany dokument został sporządzony. W przypadku dokumentów podatkowych okres ten również wynosi 5 lat, jednak liczy się tutaj okres od zakończenia roku podatkowego.

Warto pamiętać, że okresy przechowywania dokumentów mogą ulegać zmianom w zależności od zmieniających się przepisów. W przypadku dokumentów związanych z urzędem skarbowym warto także zawsze zwrócić uwagę, czy w tym konkretnym przypadku nie toczyło się żadne postępowanie. Niektóre sprawy mogą bowiem wydłużyć okres ważności przechowywania dokumentów. Jednak co do zasady, w 2023 możemy wyrzucić dokumenty podatkowe powstałe w 2017 roku.

Istnieją jednak również dokumenty, których przechowywanie jest wymagane znacznie dłużej niż 5 lat. Przykładem są tutaj dokumenty dotyczące nieruchomości, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane nawet przez okres 20 lat, a także dokumenty pracownicze, które (w zależności od daty zatrudnienia pracownika), należy przechowywać od 10 (o ile zatrudniłeś pracownika po 1 stycznia 2019 roku), do aż nawet 50 lat (o ile zatrudniłeś pracownika do 31.12.2028 roku).

W praktyce przedsiębiorcy muszą zatem zachować nie tylko wiele dokumentów, ale także pamiętać o ich różnych okresach przechowywania. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych, które oferują profesjonalne przechowywanie dokumentów i zapewniają ich bezpieczeństwo.

Warto jednak pamiętać, że przechowywanie dokumentów to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także istotny element zarządzania firmą. Dzięki odpowiedniemu przechowywaniu dokumentów przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność swoich działań, przyspieszyć procesy audytowe, a także łatwiej udokumentować swoje działania w razie ewentualnych sporów.

Ile trzeba przechowywać dokumenty księgowe

Chociaż to, ile trzeba przechowywać dokumenty księgowe, jest regulowanie prawnie, warto pamiętać, że nie nie trzeba ich trzymać w siedzibie firmy. To dobra wiadomość, dla wszystkich tych, którzy nie dysponują dużą powierzchnią biurową, czy magazynową. Oznacza to, że można je archiwizować do czasu utylizacji w specjalnie zabezpieczonym biurze, lub magazynie oferowanym przez firmę zewnętrzną. Tutaj jednak trzeba pamiętać, że konieczne jest odpowiednie zadbanie o bezpieczeństwo dokumentów, które (w niektórych przypadkach) muszą być właściwie zapakowane i przechowywane. Takie warunki spełniają często firmy, którym można zlecić przechowywanie dokumentów księgowych.

Outsourcing archiwizacji dokumentów polega na przeniesieniu dokumentów z biura przedsiębiorstwa do specjalistycznego archiwum, gdzie są przechowywane zgodnie z prawnymi wytycznymi. Archiwizacja dokumentów jest zazwyczaj opłacalna, gdyż przedsiębiorca nie musi przechowywać dokumentów przez wiele lat w swoim biurze. Jest to także wygodne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca może skorzystać z usług specjalistów, którzy zapewnią bezpieczną i legalną utylizację dokumentów księgowych. Outsourcing takiej archiwizacji może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie chcą przechowywać dokumentów przez wiele lat w swoim biurze. Warto też wspomnieć, że usługi firm zewnętrznych często są bardziej profesjonalne, co zapewnia większą ochronę dokumentów.

Utylizacja dokumentów księgowych

Po upływie okresu przechowywania dokumentów firmowych przedsiębiorcy muszą podjąć decyzję o ich utylizacji. W przypadku dokumentów księgowych utylizacja jest szczególnie ważna, ponieważ dokumenty te zawierają zazwyczaj poufne informacje finansowe, takie jak rachunki, faktury czy korespondencję z bankami. Utylizacja powinna odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, które określają sposoby i terminy niszczenia dokumentów.

W przypadku decyzji o utylizacji dokumentów księgowych przedsiębiorca musi wybrać odpowiedni sposób niszczenia. Istnieją różne metody utylizacji, w tym niszczenie dokumentów papierowych na drodze mechanicznej lub termicznej, a także niszczenie elektronicznych nośników danych. W przypadku dokumentów papierowych proces utylizacji musi być przeprowadzony w sposób bezpieczny, aby uniemożliwić odczytanie poufnych informacji przez osoby nieuprawnione.

Niszczenie, a wyrzucenie dokumentów

Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych przez określony okres czasu. Jednak po upływie określonego czasu, gdy nie ma potrzeby przechowywać już tych dokumentów, mogą je zutylizować.

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na utylizację dokumentów księgowych, powinni pamiętać, że dokumenty te muszą być zniszczone w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Oznacza to, że nie można po prostu wyrzucać dokumentów firmowych do kosza na śmieci, ponieważ zawierają one poufne informacje, takie jak dane personalne pracowników, informacje o transakcjach finansowych, a także tajemnice handlowe i technologiczne. W przypadku wycieku takich informacji mogą wystąpić poważne konsekwencje, w tym kary finansowe, utrata zaufania klientów oraz utrata reputacji firmy. Dlatego zgodnie z przepisami prawnymi, dokumenty firmowe muszą być odpowiednio zniszczone w celu ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów firmowych, w tym dokumentów księgowych, jest ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieją konkretne wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów, a także zasad ich utylizacji. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość tych wymogów i działać w sposób zgodny z prawem, aby uniknąć niepotrzebnych problemów związanych z przechowywaniem i utylizacją dokumentów księgowych. Jeżeli chcesz zutylizować swoje przeterminowane dokumenty księgowe w bezpieczny i legalny sposób, serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica