Prowadzenie archiwum zakładowego nie jest kwestią swobodnych ustaleń – przepisy regulują m.in. jego usytuowanie, zakres obowiązków archiwisty czy sposób opisywania akt. Niektóre aspekty prowadzenia archiwum można natomiast dostosować do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, mając na uwadze ogólnoobowiązujące przepisy.
Ustawa o archiwum zakładowym – jakie kwestie porusza?
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach porusza tematykę archiwum zakładowego. W języku potocznym ten akt prawny nazywany jest nawet ustawą o archiwum zakładowym, ponieważ to z niego wynika, w jaki sposób należy je prowadzić. Ustawodawca wskazuje, że archiwa zakładowe tworzy się przy:
- państwowych jednostkach organizacyjnych,
- jednostkach samorządu terytorialnego,
- innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.
Okazuje się jednak, że w niektórych przypadkach archiwa zakładowe muszą tworzyć również przedsiębiorstwa prywatne. Takie stanowisko jest zgodne z orzecznictwem, które wskazuje, że dokumentacja o wartości historycznej wymaga przechowywania w archiwum. Przepisy nie zabraniają natomiast tworzenia archiwum firmowego podmiotom prywatnym. Przeciwne, takie rozwiązanie może okazać się korzystne z punktu widzenia zarządzania dokumentacją i jej prawidłowego przechowywania.
Archiwum zakładów pracy – gdzie może zostać zlokalizowane?
Ustawa o archiwum zakładowym nie wskazuje wprost, jakie warunki musi spełnić lokal przeznaczony do przechowywania dokumentów archiwalnych. Ważne jest jednak jego prawidłowe usytuowanie i wyposażenie. Kierownik jednostki powinien dopilnować, aby archiwum znajdowało się:
- na terenie niezalewowym i niezagrożonym inną klęską żywiołową,
- na parterze lub piętrze budynku,
- w suchym, prawidłowo oświetlonym i równomiernie ogrzewanym miejscu, z dobrą wentylacją i sprawną instalacją elektryczną.
Nie zaleca się natomiast sytuowania archiwum w piwnicy ani też na strychu, zwłaszcza jeśli pokój nie posiada odpowiedniego zabezpieczenia dachowego. Dodatkowe zabezpieczenia archiwum to:
- drzwi antywłamaniowego,
- ochrona przed nasłonecznieniem i pożarem.
Jak urządzić archiwum zakładowe?
Kolejnym ważnym zagadnieniem jest to, jak urządzić archiwum zakładowe. Przepisy nie określają, jak powinno ono wyglądać, jednak dobrze, aby na wyposażeniu znalazły się:
- regały metalowe,
- urządzenie kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza,
- drabinki lub schodki,
- zamykane szafy,
- materiały i sprzęty niezbędne do wykonywania prac archiwizacyjnych.
Bardzo istotne jest też regularne sprzątanie archiwum. Kurz, pyły i inne zanieczyszczenia wpływają na stan dokumentów, które należy chronić przed degradacją. Co najmniej dwa razy w roku trzeba też przeprowadzić gruntowne porządki wraz z odkurzaniem dokumentacji przy pomocy urządzeń wyposażonych w filtry HEPA. Po zakończeniu prac magazyny należy zamknąć i zaplombować, a klucze przechowywać w specjalnie przeznaczonym do tego miejscu.
Parametry archiwum zakładowego
Archiwum zakładów pracy i innych jednostek musi spełniać wymogi określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zawiera ono wytyczne co do:
- utrzymania odpowiedniego temperatury,
- dopuszczalnych wahań dobowych temperatury,
- właściwej wilgotności względem powietrza,
- dobowych wahań wilgotności.
Dane przedstawiono w podziale na nośniki, takie jak papier, nośniki informatyczne i audiowizualne. Obecnie dokumentacja najczęściej ma formę papierową, jednak cyfryzacja powoduje, że coraz więcej akt będzie przechowywanych w formie elektronicznej. Archiwizacja dokumentów musi odbywać się nie tylko w odpowiednim miejscu, ale również w sprzyjających warunkach. Wszystko po to, aby umożliwić utrzymanie jej w prawidłowym stanie aż do terminu wymagalności. Pamiętajmy, że niektóre dokumenty przechowujemy wieczyście, a nie okresowo.
Kto organizuje i zarządza archiwum zakładowym?
Organizacja archiwum zakładowego i zarządzanie nim to zadanie kierownika jednostki. Jest on odpowiedzialny za ewentualne uchybienia i braki. W praktyce wyznacza pracowników, którzy zajmują się prawidłową archiwizacją dokumentów, jednak może w tym zakresie skorzystać także z usług firmy zewnętrznej. Przepisy nie zabraniają takiego rozwiązania, a wręcz przeciwnie, nakazują prowadzić archiwum zakładowe w taki sposób, aby zachować dokumenty w jak najlepszym stanie. Z usług profesjonalistów korzystają również firmy prywatne, które co prawda nie podlegają ściśle regulacjom ustawowym, jednak zobowiązane są archiwizować dokumenty zgodnie z terminem wymagalności. Podobnie jak w przypadku jednostek państwowych, głównym obowiązkiem jest utrzymanie ich w dobrym stanie. Archiwum zakładowe może też zostać przeorganizowane, jeśli wymaga tego sytuacja. Dzieje się tak na przykład po zalaniu czy pożarze. Trzeba jednak mieć na uwadze przepisy ogólne, wynikające z ustawy i rozporządzenia.
