Baza wiedzy

Niszczenie danych w profesjonalnej firmie zewnętrznej – dlaczego to się opłaca?

W obliczu rosnącego znaczenia ochrony informacji w świecie cyfrowym wiele firm staje przed ważnym pytaniem – Gdzie oddać dokumenty do zniszczenia, aby było to bezpieczne i zgodne z prawem? Właściwe zarządzanie danymi jest kluczowe dla przetrwania w dynamicznie zmieniającym się krajobrazie regulacyjnym i biznesowym. W tym kontekście powierzanie zniszczenia dokumentów profesjonalnej firmie zewnętrznej staje się coraz bardziej popularnym i praktycznym rozwiązaniem.

Firmy utylizujące dokumenty i specjalizujące się w niszczeniu informacji oferują usługi, które mogą zapewnić spokój ducha, oszczędność czasu i zasobów, a także ochronę przed potencjalnymi ryzykami. Ale jak dokładnie działa taka firma i kto może niszczyć dokumenty? Odpowiedź na to pytanie, a także na wiele innych, znajduje się w kolejnych częściach tego artykułu.

RODO a niszczenie dokumentów

W obliczu coraz wyższych wymagań prawnych i regulacyjnych coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z konieczności profesjonalnego podejścia do niszczenia dokumentów. Wejście Polski do Unii Europejskiej, a następnie wprowadzenie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w 2018 roku zmieniło również kwestie niszczenia dokumentów. Precyzyjne określenie warunków utylizacji danych zawartych w RODO wyraźnie podkreśliło wagę odpowiedzialnego postępowania z danymi i dokumentami. Na pytanie: kto może niszczyć dokumenty? odpowiedź brzmi: każdy, jednak przedsiębiorstwa coraz częściej zlecają zniszczenie dokumentów profesjonalnym firmom. Pozwala im to uniknąć potencjalnych problemów związanych z nieprawidłowym usuwaniem dokumentów, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo danych. Skorzystanie z usług profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentów to nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale również oszczędność czasu, wysiłku i zasobów. To również gwarancja, że proces ten będzie przeprowadzony z należytą starannością i według najwyższych standardów.

Profesjonalne firmy. Działania zgodne z odpowiednimi certyfikatami

Zaufanie profesjonalnym firmom niszczącym dokumenty to inwestycja w pewność i bezpieczeństwo danych Twojego przedsiębiorstwa. Firmy te zyskują zaufanie klientów poprzez posiadanie odpowiednich certyfikatów oraz pracę zgodną z uznawanymi międzynarodowymi normami, takimi jak system jakości PN — EN ISO 9001:2015. Zasady te są zastosowane w zakresie usługi ochrony danych, archiwizacji oraz przemysłowego niszczenia dokumentów, co gwarantuje skrupulatność i doskonałość w każdym aspekcie ich pracy.

Dodatkowo firma zajmująca się niszczeniem dokumentów wdraża stale doskonalone i okresowo testowane plany ciągłości działania, które zapewniają, że Twoje dane są chronione nawet w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń lub awarii.

Zarówno małe, jak i duże organizacje skorzystają z zaufania najwyższej klasy, wysokowydajnych urządzeń niszczących stosowanych przez te firmy. Te urządzenia, działające w IV klasie bezpieczeństwa wg normy DIN66399, są w stanie bezpiecznie niszczyć różne typy materiałów, nie wymagając oddzielnej separacji części plastikowych i metalowych. Dzięki temu proces niszczenia jest nie tylko bardziej efektywny, ale również bardziej ekologiczny.

Wszystko to sprawia, że skorzystanie z usług profesjonalnej firmy niszczącej dokumenty jest nie tylko opłacalne, ale także niezwykle wygodne i bezpieczne. Zaufaj ekspertom, aby zabezpieczyć Twoje cenne dane i zapewnić sobie spokój ducha. Niszczenie dokumentów zostaw właśnie im.

Profesjonalna firma. Szybkość i transparentność procesu niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów czy niszczenie nośników optycznych warto przekazać profesjonalnej i odpowiedzialnej firmie – niesie to za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, firmom takim, dzięki ich wysokiej wydajności sprzętu, można zaufać w szybkim i skutecznym niszczeniu dokumentów. W ten sposób przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić cenny czas i zasoby, które mogłyby być inaczej wykorzystane, zamiast przeznaczać je na samodzielne niszczenie dokumentów.

Ponadto korzystanie z usług profesjonalnej firmy niszczącej dokumenty, daje możliwość obserwacji całego procesu. Profesjonalne firmy utylizacyjne często umożliwiają podgląd procesu niszczenia za pomocą monitoringu na żywo lub zapisują proces na płytach DVD, które następnie przekazują klientowi. Daje to nie tylko dowód na rzetelne wykonanie usługi, ale także zapewnia dodatkowe poczucie bezpieczeństwa i spokoju dla klienta, który wie, że jego dane zostały bezpowrotnie zniszczone.

Otrzymaj potwierdzenie zniszczenia dokumentów

Kolejnym istotnym argumentem za zleceniem niszczenia dokumentów profesjonalnej firmie jest możliwość otrzymania certyfikatu potwierdzającego przeprowadzenie tej procedury. Samodzielne niszczenie dokumentów, niezależnie od dokładności, nie gwarantuje takiego poświadczenia. Dla wielu firm, zwłaszcza tych, które regularnie poddawane są audytom lub kontroli ze strony urzędów, posiadanie takiego certyfikatu jest nieocenione. Dokument taki jest bowiem niezbitym dowodem na odpowiednie i zgodne z prawem postępowanie w zakresie niszczenia dokumentów i danych. Zlecając niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie, można być pewnym, że proces ten przeprowadzony zostanie rzetelnie, a potwierdzenie tego faktu zostanie odpowiednio udokumentowane.

Jak to robią w Ekoakta?

Powierzenie niszczenia dokumentów firmie takiej jak Ekoakta ma szereg zalet, związanych z profesjonalizmem i bezpieczeństwem tej procedury. Przede wszystkim, firma ta zatrudnia wykwalifikowaną i stałą kadrę pracowników, co oznacza, że proces niszczenia dokumentów zawsze jest realizowany przez doświadczone osoby. Każdy pracownik Ekoakta przechodzi przez ścisłą, wielostopniową procedurę rekrutacji i regularnie uczestniczy w szkoleniach dotyczących przestrzegania tajemnicy służbowej i państwowej. Dodatkowo, wszyscy pracownicy posiadają poświadczenia bezpieczeństwa osobowego, które są niezbędne do realizacji zadań związanych z niszczeniem dokumentów czy archiwizacją akt. System weryfikacji pracowników i monitorowania ich pracy jest pod stałą kontrolą Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

Ten wysoki poziom bezpieczeństwa jest dodatkowo podkreślany przez obowiązkową identyfikację wizualną pracowników – wszyscy pracownicy Ekoakta noszą identyfikatory ze zdjęciem oraz stroje firmowe, co pomaga w utrzymaniu transparentności i rzetelności procesu niszczenia dokumentów. Takie podejście do bezpieczeństwa i profesjonalizmu to nieocenione atuty firmy Ekoakta, sprawiają, że zdecydowanie warto powierzyć jej niszczenie dokumentów.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.