Z pozoru wszystko się zgadza: dokumenty są przechowywane, dostęp mają tylko pracownicy, a systemy zabezpieczające działają bez zarzutu. Problem pojawia się wtedy, gdy nikt nie zadaje sobie pytania, czy na pewno wszystko robione jest zgodnie z RODO. Właśnie wtedy najczęściej dochodzi do naruszeń, często przypadkowych, ale kosztownych. Bo kary liczy się w milionach, a zaufanie klientów mierzy w miesiącach jego odbudowy. Jeśli zarządzasz dokumentacją, przetwarzasz dane osobowe lub odpowiadasz za ich niszczenie, ten tekst to lektura obowiązkowa. Sprawdź, co możesz zrobić dziś, by nie tłumaczyć się jutro.

Co oznacza naruszenie przepisów RODO?

Ochrona danych osobowych to dziś jeden z kluczowych obowiązków każdej firmy, organizacji i instytucji. Reguluje go RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które obowiązuje w całej Unii Europejskiej. Jego celem jest zapewnienie, że dane osób fizycznych będą gromadzone, przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z prawem.

Zgodnie z RODO naruszenie danych to każda sytuacja, w której dochodzi do ujawnienia, utraty, zniszczenia, modyfikacji lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Może to dotyczyć zarówno klientów, pracowników, jak i kontrahentów firmy. W praktyce oznacza to, że nawet pozostawienie dokumentów z danymi na biurku, ich nieprawidłowe zniszczenie lub brak zabezpieczeń systemów komputerowych może być podstawą do uznania, że doszło do naruszenia.

Za niedopełnienie obowiązków wynikających z RODO przewidziane są poważne konsekwencje. Firmy mogą zostać obciążone karami administracyjnymi nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu, w zależności od tego, która z kwot będzie wyższa. Poza tym naruszenie RODO to także ryzyko utraty zaufania klientów, procesów sądowych oraz szkód wizerunkowych, które trudno naprawić.

Dlatego zrozumienie, czym jest naruszenie RODO i jak go uniknąć, nie jest kwestią dobrej woli, to wręcz biznesowa konieczność.

Jak nie naruszyć przepisów RODO podczas niszczenia dokumentów?

Aby nie doszło do naruszenia RODO, należy szczególną uwagę zwrócić na sposób niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Przepisy mówią jasno: dane muszą być chronione przez cały cykl ich życia, to znaczy, od momentu ich pozyskania, aż po bezpieczne usunięcie. Dotyczy to nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale też faktur, umów, notatek służbowych czy raportów, w których znajdują się dane chronione.

Najwięcej błędów firmy popełniają na etapie końcowym, czyli właśnie podczas niszczenia dokumentów. Pozostawienie ich w ogólnodostępnym miejscu, wrzucenie do zwykłego, biurowego kosza czy zniszczenie w biurowej niszczarce bez odpowiednich zabezpieczeń to prosta droga do naruszenia RODO. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że nawet po fragmentarycznym zniszczeniu dokumentu dane nadal mogą zostać odtworzone.

Prawidłowe niszczenie dokumentów to proces, który musi spełniać konkretne standardy. Dokumenty powinny być niszczone w sposób trwały i nieodwracalny. Oznacza to zastosowanie sprzętu o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa, zgodnie z normą DIN 66399. Każdy rodzaj dokumentacji powinien być przypisany do odpowiedniego poziomu ochrony i niszczony zgodnie z tym poziomem.

To nie wszystko. Proces niszczenia powinien być udokumentowany. W razie kontroli trzeba udowodnić, że dane zostały zniszczone zgodnie z przepisami. Dodatkowo niszczenie dokumentów wymaga odpowiedniej organizacji: przeszkolonego personelu, wydzielonej przestrzeni, środków ochrony fizycznej i czasowej. Mało która firma posiada takie zasoby.

Właśnie dlatego samodzielne niszczenie dokumentów to ogromna odpowiedzialność i ryzyko. Nawet drobne uchybienie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się zlecić ten proces wyspecjalizowanym podmiotom, takim, jak EkoAkta, które robią to zgodnie z przepisami, bezpiecznie i profesjonalnie.

Jak EkoAkta pomaga w przestrzeganiu przepisów RODO?

Ochrona danych osobowych to dla nas codzienność. Znamy obowiązki wynikające z RODO i wiemy, jak przeprowadzić proces niszczenia dokumentów tak, aby każda firma mogła czuć się bezpiecznie, niezależnie od branży czy wielkości organizacji.

Niszczenie dokumentów w naszej firmie to proces, który przebiega według jasno określonych standardów. Zaczynamy od odbioru dokumentów bezpośrednio z Twojej siedziby. Trafiają one do zabezpieczonych, zaplombowanych pojemników, które przewozimy samochodami z systemem monitorowania GPS. Dzięki temu cały transport odbywa się w sposób bezpieczny i kontrolowany. Do wyboru jest także niszczenie mobilne. To usługa, która ułatwia niszczenie dokumentacji tym podmiotom, których dokumenty nie mogą być przewożone.

Po dostarczeniu dokumentacji do naszej siedziby przeprowadzamy segregację dokumentów i przekazujemy je do zniszczenia. Cały proces odbywa się pod nadzorem przeszkolonego zespołu, w specjalnie wyznaczonej, chronionej przestrzeni. W razie potrzeby możemy nagrać proces niszczenia, abyś miał pełen dowód, że dokumenty zostały zniszczone i zutylizowane w sposób prawidłowy.

Po zakończeniu całej procedury wystawiamy certyfikat zniszczenia. To oficjalne potwierdzenie zgodne z obowiązującymi przepisami. Taki dokument stanowi ważny element dowodowy w razie kontroli i daje Ci pewność, że dane zostały usunięte zgodnie z wymogami RODO.

Warto także zaznaczyć, że dane chronione znajdują się także na nośnikach cyfrowych, które także należy odpowiednio niszczyć. Tym także zajmujemy się podczas niszczenia dokumentacji.

Wspieramy firmy, instytucje i organizacje, które chcą skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na walce z przepisami. Zlecenie nam procesu niszczenia dokumentów to nie tylko oszczędność czasu i zasobów. To także gwarancja, że wszystko zostało wykonane zgodnie z prawem i bezpiecznie, z dbałością o każdy szczegół.