Baza wiedzy

Czym jest archiwum dokumentów pracowniczych

Archiwum dokumentów pracowniczych to proces przenoszenia dokumentów do specjalnie przygotowanych przestrzeni lub systemów – archiwów w celu ich bezpiecznego i długotrwałego przechowywania. Zastosowanie właściwych procedur archiwizacyjnych jest kluczowe dla skutecznego zarządzania informacjami, ułatwia odnalezienie potrzebnych danych i pozwala na ich ochronę przed utratą lub uszkodzeniem. Archiwizacja dokumentów pracowniczych to nie tylko zwykłe przenoszenie zapisanych danych do innej szafy. To skomplikowany proces, który wymaga odpowiedniej strategii i staranności. Właściwie prowadzona archiwizacja pozwala na utrzymanie porządku, ochronę danych i szybki dostęp do potrzebnych informacji, kiedy tylko tego potrzebujemy.

Czym jest archiwum dokumentów pracowniczych?

Jednym z kluczowych aspektów działalności każdego przedsiębiorstwa jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Informacje o pracownikach, takie jak: umowy o pracę, dane kontaktowe, historia zatrudnienia, ocena wydajności, informacje o wynagrodzeniach i korzyściach to tylko niektóre z dokumentów, które wymagają starannego przechowywania. Z tego powodu istotne jest utworzenie odpowiednio zorganizowanego archiwum dokumentów pracowniczych, archiwum świadectw pracy.

Jak w praktyce wygląda takie pomieszczenie? To wyznaczona przestrzeń lub system elektroniczny, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Może to obejmować dokumenty papierowe przechowywane w fizycznej lokalizacji, ale coraz częściej także elektroniczne zasoby danych, które są przechowywane i zarządzane za pomocą specjalistycznego oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Jak długo musi być przechowywana dokumentacja pracownicza?

Dokumenty pracownicze, w tym akta osobowe i płacowe, są klasyfikowane jako dokumenty niearchiwalne (kategoria B), co oznacza, że mają ściśle określony czas przechowywania. Po tym okresie dokumenty te mogą być niszczone, co sprawia, że ich odnalezienie będzie niemożliwe.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest różny w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 50 lat. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Istnieje pewien wyjątek, który dotyczy kwestii, jaką jest przechowywanie dokumentów. Obejmuje on pracowników, którzy zostali zatrudnieni w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. W przypadku tej grupy pracowników dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres 10 lat. Jest to możliwe pod warunkiem, że pracodawca zastosował specjalną procedurę, której celem jest skrócenie standardowego okresu przechowywania dokumentów pracowniczych.

Co zrobić, gdy archiwum dokumentów pracowniczych nie istnieje?

Jeśli dokumenty pracownicze archiwum nie istnieje, można podjąć pewne kroki w celu odzyskania niezbędnych dokumentów. Pracownik ma prawo złożyć prośbę do pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Forma tego wniosku nie jest ściśle określona przez prawo – może być złożona zarówno ustnie, jak i na piśmie. Niestety, przepisy nie precyzują terminu, w którym były pracodawca powinien wydać odpis świadectwa pracy.

Duplikat powinien zawierać wszystkie informacje, które znajdowały się w oryginalnym dokumencie – w tym datę jego sporządzenia oraz dane osoby, która ten dokument przygotowała i podpisała.

Jeżeli firma, która wystawiła zagubiony dokument, już nie istnieje, pomocne może być zwrócenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Na stronie internetowej ZUS oraz w jego oddziałach dostępna jest baza danych zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy, która zawiera informacje o miejscu przechowywania archiwalnych dokumentów. Dodatkowo, na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych można znaleźć ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych.

Pamiętajmy, że akta pracownicze są klasyfikowane jako dokumentacja niearchiwalna (kategoria „B”) i są przechowywane przez określony czas, po którym są niszczone (niszczenie dokumentów). Obecnie okres ten wynosi pięćdziesiąt lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Zatem nawet w przypadku braku archiwum akt pracowniczych, istnieją kanały, które umożliwiają odzyskanie niezbędnych dokumentów.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica