Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jakich warunkach.

Ustawa o rachunkowości reguluje zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych, natomiast osobna ustawa dotyczy dokumentów pracowniczych — w grę wchodzą też inne przepisy i prawa. Zrozumienie tego typu wymogów jest kluczowe, aby uniknąć problemów w przypadku kontroli.

Oprócz spełnienia wymogów prawnych właściwa archiwizacja dokumentów firmowych ma wiele korzyści. Zapewnia, że wszystkie niezbędne informacje będą łatwo dostępne w przypadku kontroli, audytu lub postępowania sądowego. Ułatwia również dostęp do informacji na potrzeby wewnętrznych analiz i raportów.

W tym artykule omówimy, które dokumenty należy przechowywać przez pięć, jakie dokumenty przechowuje się 10 lat, jak liczyć 10 lat przechowywania dokumentów pracowniczej, i to, co dzieje się z danymi po likwidacji przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty przechowuje się 10 lat, a jakie 5?

Na ogół dokumenty związane z finansami i rachunkowymi przechowuje się przez  5 lat; w Polsce obowiązuje też 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czasem ten okres wynosi aż 50 lat, jednak te zasady mogą ulec zmianie.

Wykaz dokumentów firmowych, które należy przechowywać przez 5 lat:

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące przekazane do ZUS od początku 2012 r.
• dokumenty zgłoszeniowe ZUS, np. ZUS ZUA
• księga przychodów i rozchodów
• księgi rachunkowe
• ewidencje i rejestry podatkowe
• dokumenty inwentaryzacyjne
• faktury zakupu i sprzedaży
• roczne sprawozdania finansowe.

Wykaz dokumentów firmowych, które należy przechowywać przez 10 lat:

• dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące złożone w ZUS do końca 2011 r.
• zgłoszenia ZUS IWA
• dokumentacja pracownicza (listy płac, kwity wpłaty itp.)

W innych kwestiach okres przechowywania dokumentów może się różnić — na przykład archiwizacja dokumentacji medycznej wymaga 20 lat przechowywania danych, a dokumenty gwarancyjne przechowuje się przez rok od wygaśnięcia gwarancji.

Należy pamiętać, że okres przechowywania dokumentów może ulec wydłużeniu w przypadku wszczęcia postępowania przeciwko konkretnej organizacji o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Jak liczyć 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez określony czas w zależności od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy. W przypadku osób, których stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 roku, ich dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat bez żadnych dodatkowych warunków.

Natomiast dla umów o pracę nawiązanych przed wejściem w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji. Okres ten może zostać skrócony do 10 lat tylko w przypadku pracowników po reformie emerytalnej i pod warunkiem że pracodawca złoży odpowiednie oświadczenie do ZUS.

10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej – nie dla górników!

Co ciekawe, kopalnie będą musiały przechowywać dokumentację pracowniczą górników przez 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy z danym pracodawcą — to specjalne rozwiązanie wprowadzone ustawą z 10 stycznia 2018 r. Nie obowiązuje tu 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dlaczego w wypadku górników obowiązuje pięćdziesięcioletnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej? 10 lat to za mało na prawidłowe ustalenie wysokości emerytury. Górnicy muszą mieć dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, ponieważ ich emerytury są ustalane na podstawie wielu złożonych czynników i różnego rodzaju dokumentów zawartych w aktach pracowniczych.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 10 lat: nawet po likwidacji

Kiedy firma ogłasza upadłość, jej majątek jest likwidowany, aby spłacić wszelkie zaległe długi. W przypadku ogłoszenia upadłości, dokumentacja pracownicza firmy przekazywana jest do wyspecjalizowanego podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Podmiot ten może zostać wyznaczony przez sąd lub syndyka spółki.

Okres 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje przez cały cas działania firmy. Jeśli syndyk masy upadłościowej nie posiada takich środków, dokumentacja zostaje przekazana do archiwum państwowego będącego podmiotem Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Przechowywanie dokumentów podatkowych – 5 lat

Prowadzenie dokumentów podatkowych jest ważną częścią księgowości każdej firmy, a także indywidualnego podatnika. Ważne jest, aby wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat przechowywać tego typu zapisy, aby uniknąć jakichkolwiek problemów prawnych lub finansowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty podatkowe, takie jak zeznania podatkowe od osób fizycznych, deklaracje podatkowe, rachunki, na podstawie których uzyskano ulgę podatkową, czy pocztowe lub elektroniczne potwierdzenia wysłania dokumentów (USPO), powinny być przechowywane przez minimum 5 lat.

Okres ten liczony jest od roku, w którym dokonano rozliczenia podatkowego i wygasa 1 stycznia po upływie 5 lat. Należy pamiętać, że niedopełnienie przechowywania tych dokumentów może skutkować karami finansowymi i innymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego też osoby fizyczne i firmy powinny koniecznie zadbać o odpowiedni system przechowywania dokumentów podatkowych przez wymagany okres.

Inne dokumenty i ich przechowywanie

Oprócz dokumentów księgowych istnieją inne rodzaje dokumentów, które muszą być archiwizowane przez firmę. Należą do nich dokumenty związane z przyjętą formą prowadzenia działalności gospodarczej, które muszą być archiwizowane przez 5 lat od daty ich ważności. Chodzi tu o takie dokumenty jak umowy, porozumienia i licencje. Równie istotne jest przechowywanie dokumentacji medycznej – 10 lat dla większości firm.

Ponadto archiwizować należy również dokumenty związane z rękojmią, gwarancją i reklamacjami, przy czym minimalny okres ich przechowywania wynosi 1 rok od momentu wygaśnięcia gwarancji lub rozstrzygnięcia reklamacji.

Należy również pamiętać, że każdy płatnik ma obowiązek archiwizowania dokumentów księgowych, w tym kopii dokumentów rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych oraz innych dokumentów korygujących. Dokumenty te muszą być przechowywane przez minimum 5 lat.

Przechowywanie dokumentów: ile lat?

Podsumowując, różne rodzaje dokumentów mają różne okresy przechowywania, od 1 roku do 50 lat. W dużym uproszczeniu możemy powiedzieć, że:

Przez rok przechowuje się dokumenty związane z rękojmią i gwarancją.

Przez pięć lat — większość dokumentów związanych z rachunkowością w firmie oraz kwestiami podatkowymi.

Przez dziesięć lat — dokumenty związane z pracownikami, jeśli rozpoczęli pracę po roku 2018 lub uzyskaliśmy pozwolenie na skrócenie czasu archiwizacji.

Przez 50 lat — dokumenty związane z pracownikami zatrudnionymi przed 1999 rokiem lub jeśli nie mamy zezwolenia na skrócenie tego czasu.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów sprawia, że firmy mogą również uniknąć straty czasu i niepotrzebnych kosztów związanych z poszukiwaniem zaginionych lub źle umieszczonych plików.

Aby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwych danych, zaleca się przechowywanie archiwów w bezpiecznym miejscu i używanie chronionych hasłem kopii cyfrowych jako kopii zapasowych. Ogólnie rzecz biorąc, dobre praktyki archiwizacji są niezbędne dla efektywnego działania i sukcesu każdej firmy.