Baza wiedzy

Koszt archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest procesem złożonym i wymagającym indywidualnego podejścia, co wpływa na koszt usługi. Kluczowym aspektem wyceny jest przeprowadzenie bezpłatnego audytu, który pozwala na dokładne poznanie zasobu dokumentów oraz ich stanu. Na podstawie audytu, można przedstawić wstępną ofertę cenową, dostosowaną do potrzeb klienta. Ceny mogą się różnić w zależności od ilości i rodzaju dokumentów, a także od nakładu pracy niezbędnego do ich opracowania.

Poniżej możecie przeczytać nasz artykuł, w którym zajmujemy się między innymi takimi kwestiami, jak koszt archiwizacji dokumentów oraz ceny usług archiwistycznych.

Czym jest profesjonalna archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów oraz cena tego procesu są złożone. Archiwizacja polega na systematycznym porządkowaniu, katalogowaniu i zabezpieczaniu dokumentacji zarówno papierowej, jak i elektronicznej, aby zapewnić jej długoterminową ochronę oraz łatwy dostęp w przyszłości. Jest to działanie kluczowe dla zachowania ważnych informacji, zgodności z przepisami prawnymi oraz efektywnego zarządzania danymi w organizacjach. 

Archiwizacja obejmuje różnorodne zadania, takie jak: klasyfikowanie dokumentów według określonych kryteriów, digitalizację materiałów papierowych, zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania oraz implementację systemów zarządzania dokumentami. Celem archiwizacji jest nie tylko ochrona dokumentów przed uszkodzeniem czy utratą, ale także umożliwienie szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji, co ma kluczowe znaczenie dla ciągłości operacyjnej i prawidłowego funkcjonowania instytucji oraz przedsiębiorstw.

Koszt przechowywania dokumentów w archiwum

Koszt przechowywania dokumentów w archiwum również jest zróżnicowany i zależy od kilku czynników. Ważnym elementem jest wielkość zasobu, czyli ilość teczek, segregatorów, czy kartonów z dokumentami. Równie istotna jest kategoria archiwistyczna dokumentów. Koszty mogą się różnić w zależności od wymagań dotyczących warunków przechowywania, na przykład kontroli wilgotności czy temperatury, co jest istotne dla zachowania dokumentów w dobrym stanie.

Ceny usług archiwistycznych. Od czego zależą?

Ceny usług archiwistycznych są ustalane indywidualnie, biorąc pod uwagę wymagania i specyfikę zlecenia. Archiwiści, będący specjalistami z wieloletnim doświadczeniem i odpowiednim wykształceniem, wykonują swoją pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz firmowymi instrukcjami. Do istotnych przepisów należy m.in. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją. Ceny usług mogą być zróżnicowane w zależności od skali i złożoności projektu archiwistycznego.

Jak wygląda profesjonalny proces archiwizacji dokumentów?

Profesjonalny proces archiwizacji dokumentów obejmuje kilka istotnych etapów, zapewniających efektywne zarządzanie i ochronę dokumentacji. Na początku następuje uporządkowanie zasobu archiwum, co wiąże się z przydzieleniem dokumentom odpowiedniej klasyfikacji aktowej – kategorii A, B, BC, dokumentacji technicznej oraz akt. Kolejnym krokiem jest szczegółowe opracowanie dokumentacji, polegające na segregacji akt według zespołów i komórek organizacyjnych.

Następnie, akta są układane chronologicznie wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. Ważnym elementem jest także odpowiednie oznaczenie teczek, w tym umieszczenie na ich wierzchniej stronie informacji takich jak: nazwa instytucji, komórki, w której akta powstały, a także znak i tytuł akt zgodnie z wykazem. W przypadku akt kategorii B dodatkowo określany jest termin ich przechowywania, zależny od dat skrajnych dokumentów.

Proces archiwizacji obejmuje również wydzielenie z archiwum akt kategorii BC, których okres przechowywania dobiegł końca, wraz ze sporządzeniem spisu tych dokumentów. Uporządkowane archiwum zostaje następnie przekazane wyznaczonemu pracownikowi klienta, wraz z instrukcjami dotyczącymi korzystania ze zarchiwizowanych akt.

Końcowym etapem procesu jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, dokumentującego prawidłowe wykonanie wszystkich czynności związanych z archiwizacją. Cały proces jest przeprowadzany w sposób systematyczny i metodyczny, aby zapewnić maksymalną ochronę, dostępność oraz zgodność z obowiązującymi standardami i przepisami prawnymi.

Ile kosztuje archiwizacja dokumentów?

Koszt przechowywania dokumentów w archiwum jest zmienny i zależy od wielu czynników, w tym od stanu i ilości dokumentacji, a także od specyfiki wymagań klienta. Przeprowadzenie audytu jest kluczowe dla określenia wstępnej oferty cenowej. Specjaliści w dziedzinie archiwistyki zapewniają profesjonalne usługi, dostosowane do indywidualnych potrzeb z zachowaniem najwyższych standardów przechowywania i opracowania dokumentów.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z procesem archiwizacji dokumentów, zachęcamy do kontaktu z naszą firmą Ekoakta. Jesteśmy tutaj, aby rozwiać wszelkie niejasności i dostarczyć kompleksowe informacje na temat archiwizacji. Czy chodzi o szczegółowe zrozumienie procesu, czy konkretne pytania dotyczące kosztów – „ile kosztuje archiwizacja dokumentów” czy „archiwizacja dokumentów ceny” – nasi eksperci są gotowi udzielić wsparcia i doradztwa. W Ekoakta stawiamy na przejrzystość i indywidualne podejście do każdego klienta, aby zapewnić najlepsze rozwiązania dostosowane do specyficznych potrzeb i wymagań związanych z archiwizacją dokumentów. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalne porady i wyjaśnienia, które pomogą Ci w efektywnym zarządzaniu i ochronie Twoich dokumentów.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica