Ocena stanu zachowania materiałów archiwalnych – na co zwrócić uwagę?

Materiały archiwalne wymagają okresowego przeglądu, który umożliwia utylizację dokumentów przedawnionych. W przypadku tych, które przechowujemy wieczyście, co pewien czas należy sprawdzić ich stan zachowania. Co warto o nim wiedzieć?

Na czym polega klasyfikacja materiałów archiwalnych?

Klasyfikacja materiałów archiwalnych polega na przydzieleniu dokumentów do konkretnej kategorii. Jest to istotne pod kątem m.in. okresu przechowywania. Podział wygląda następująco:

• kategoria A – dokumenty przechowywane wieczyście. Są to np. Mapy historyczne, akty prawne, dokumenty podatkowe, związane z kulturą i sztuką, religijne,
• kategoria B (plus cyfra, np. B5) – należą do niej dokumenty, które przechowuje się przez określony czas (lata wyrażone cyfrą),
• kategoria BC – mieści w sobie dokumenty przechowywane krótkoterminowo, najczęściej nie dłużej niż rok. Po upływie okresu archiwizacji trafiają one do zniszczenia,
• kategoria BE – zaliczamy do niej dokumenty przechowywane przez określony czas, które następnie należy poddać ekspertyzie archiwalnej. Jeśli nie zostanie stwierdzona potrzeba  ich dalszego przechowywania, trafiają do zniszczenia.

Materiały archiwalne i niearchiwalne – podział

Przyjmując powyższą klasyfikację materiałów, można je podzielić na archiwalne i niearchiwalne. Materiały archiwalne otrzymują kategorię A i są przechowywane wieczyście, w odpowiednich warunkach. Ogólna zasada mówi, że dokumenty tego rodzaju najpierw przechowywane są w archiwum zakładowym, a następnie trafiają do archiwum państwowego. Wcześniej jednak muszą zostać poddane ekspertyzie, która pozwoli ocenić ich stan i przydatność. 

Materiały niearchiwalne to te, które otrzymują kategorię B. Są one przechowywane w archiwum zakładowym przez określony czas, a następnie oddawane do utylizacji. Okres archiwizacji materiałów z kategorii B najczęściej z góry określają przepisy. Czasami jednak przedsiębiorstwo przechowuje dokumenty, które mogą okazać się niezbędne w toku dalszej działalności. 

Czym jest ocena stanu zachowania materiałów archiwalnych?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty muszą być zachowane w odpowiednim stanie do terminu zapadalności. Oznacza to, że nie mogą zostać w żaden sposób naruszone, na przykład wskutek działania czynnika czasów lub innych czynników zewnętrznych. Z drugiej strony, to właśnie materiały archiwalne wymagają największej troski i profesjonalnego podejścia. Ich archiwizacja uwzględnia okresowe przeglądy i ocenę stanu zachowania. Jest to opisowo-numeryczna skala, za pomocą której szacuje się m.in. stopień degradacji. Przy czym oceny dokonują specjaliści ds. archiwizacji, którzy posiadają szeroką wiedzę w tym zakresie. Ponadto materiały, które nie zachowały się w dobrym stanie, należy poddać konserwacji. Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie ustalane są na podstawie parametrów technicznych dokumentu. 

Ocena stanu zachowania materiałów niearchiwalnych

Materiały archiwalne i niearchiwalne różnią się w wielu kwestiach, m.in. tym, że w przypadku pierwszych konieczne jest dokonywanie oceny stanu zachowania. Nie ma jednak przeciwwskazań, a nawet zaleca się, aby podobnie postępować w przypadku materiałów niearchiwalnych. Zwłaszcza tych, które przechowujemy wiele kolejnych lat. Jako przykład weźmy akta osobowe pracownika z 1990 roku. Trudno oczekiwać, by były one w idealnym stanie, dlatego należy podjąć czynności mające na celu ich konserwację. W przypadku materiałów niearchiwalnych jest o tyle prościej, że możemy zastosować digitalizację, czyli przejście z formy papierowej na elektroniczną. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne prawnie, a nawet rekomendowane, jeśli dokument nie zostanie zachowany w stanie umożliwiającym odczytanie informacji. Digitalizacja ma wiele innych zalet. Pozwala zaoszczędzić sporo miejsca i uzyskać natychmiastowy dostęp do dokumentów, bez konieczności długiego poszukiwania. 

Co warto wiedzieć o ocenie stanu zachowania?

Ocena stanu zachowania to w przypadku dokumentów archiwalnych profesjonalna ekspertyza. Jej przeprowadzeniem zajmują się doświadczeni archiwiści, uwzględniając wszelkie standardy ochrony dokumentów. Pamiętajmy, że mamy do czynienia z dokumentacją wieloletnią, która – być może – nie była przechowywana w odpowiednich warunkach. 

Co ciekawe, ocena stanu zachowania dotyczy nie tylko materiałów archiwalnych, ale też innych przedmiotów, które mają wartość historyczną lub prawną. Są to na przykład stare monety, których wartość ustala się m.in. na podstawie stopnia zachowania. Przy czym oceny zawsze podejmują się profesjonaliści, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w tym zakresie. Nieprawidłowo przeprowadzona ekspertyza może skutkować nie tylko błędną oceną stanu zachowania, ale też spowodować uszkodzenia w badanym obiekcie. Jeśli posiadasz w swojej firmie dokumentację archiwalną, która wymaga właściwego podejścia, nie przetwarzaj jej we własnym zakresie. Zaufaj profesjonalistom, którzy wiedzą, jak postępować z tego rodzaju materiałami.