Archiwizacja dokumentów finansowych i księgowych jest nierozerwalnie związana z zamknięciem roku obrachunkowego. Przedsiębiorcy, choć mają pewną swobodę w kształtowaniu systemu finansowego firmy, muszą przechowywać dokumentację zgodnie z ustawowymi terminami. Sprawdź, jak wygląda proces archiwizacji dokumentów finansowych i jak zorganizować go w swojej firmie.

Archiwizacja dokumentów finansowych – podstawowe informacje

Podstawę prawną archiwizowania dokumentów finansowych i księgowych stanowią Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja Podatkowa. W obu aktach prawnych znajdziemy informację o tym, że obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa na kierowniku jednostki. Archiwizacji wymagają wszelkiego rodzaju akta związane z finansami firmy, w tym:

  • faktury,
  • sprawozdania finansowe,
  • deklaracje podatkowe,
  • polityka rachunkowości,
  • księgi rachunkowe,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • umowy kredytowe/pożyczkowe.

Archiwizacja dokumentów finansowych trwa 5 lat. W przypadku dokumentów księgowych okres ten liczymy od początku roku następującego po roku, którego dotyczą. Dokumenty podatkowe przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Natomiast dokumenty związane z kredytowaniem co do zasady przechowujemy 5 lat, licząc od dnia, w którym spłacono lub umorzono zobowiązanie.

Jak wygląda archiwizacja faktur i innych dokumentów finansowych?

W dokumentacji finansowej zawarte są informacje, których wyciek mógłby godzić w dobre imię firmy i ujawnić jej tajemnice. Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów. Na początek należy przyporządkować je do poszczególnych okresów rozliczeniowych. Najczęściej za taki pojedynczy okres przyjmuje się miesiąc, natomiast archiwizacja dokumentów powinna być wraz z przyporządkowaniem ich do poszczególnych lat. W tym miejscu warto dodać, że firmy nie muszą utożsamiać roku obrachunkowego z rokiem kalendarzowym, jednak ze względów praktycznych wiele przyjmuje właśnie takie rozwiązanie.

Następnie akta powinny zostać zapakowane do pudeł, w których będą przechowywane. Należy je podpisać, tak aby w razie potrzeby łatwo było je odnaleźć.

Gdzie przechowuje się dokumenty finansowe?

Archiwizacja faktur i innych dokumentów finansowych nie musi odbywać się w siedzibie firmy. Ustawodawca nie narzuca przedsiębiorcom konkretnego miejsca, wskazując jedynie obowiązek zgłoszenia go do urzędu skarbowego. Zatem istnieje możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej, która przechowuje powierzone dokumenty.

Ważne, aby miejsce składowania akt było zabezpieczone przed działaniem czynników szkodliwych, takich jak:

  • wilgoć,
  • wysoka lub niska temperatura,
  • promieniowanie UV,
  • pożar,

Nie mogą mieć do niego dostępu osoby nieupoważnione, stąd należy zadbać o bezpieczeństwo na przykład poprzez montaż drzwi antywłamaniowych. Z drugiej strony, dokumenty muszą być na wyciągnięcie ręki dla osób, które będą ich potrzebować na przykład w razie kontroli skarbowej.

Archiwizacja dokumentów finansowych w formie elektronicznej

Obowiązek przechowywania faktur dotyczy każdego przedsiębiorcy. Aby ułatwić sobie zadanie, coraz częściej mają one formę elektroniczną, podobnie jak pozostałe dokumenty finansowe. Ustawodawca dopuszcza takie rozwiązanie, o ile niezbędną dokumentację można w każdym momencie wydrukować.

Archiwizacja dokumentów finansowo księgowych w formie elektronicznej to wygoda, ale trzeba też pamiętać o ciążących na kierowniku jednostki obowiązkach w zakresie bezpieczeństwa. W przypadku akt cyfrowych najważniejsze są zabezpieczenia techniczne, takie jak hasła czy nadawanie dostępów. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają wglądu w dokumentację jednostki.

Archiwizacja dokumentów finansowych elektronicznych trwa tyle samo, co dokumentów papierowych, a więc 5 lat. Terminy liczymy w analogiczny sposób.

Jak ułatwić sobie przechowywanie dokumentów finansowych?

Dokumenty finansowe zajmują sporo miejsca na firmowych półkach. Ilość samych faktur bywa w poszczególnych miesiącach imponująca, nie mówiąc o pozostałych aktach. Ich archiwizację można sobie jednak ułatwić na kilka sposobów.

W pierwszej kolejności warto wprowadzić w firmie regulacje dotyczące przechowywania dokumentów działu finansowego. W większości przedsiębiorstw przyjmuje się, że po zamknięciu roku obrachunkowego dokumentacja jest przekazywana do archiwum. Dzięki temu łatwiej zachować porządek zarówno w biurze, jak i w samych papierach.

Dobrym rozwiązaniem jest digitalizacja, dzięki której z formy papierowej przechodzimy na elektroniczną. Ona również gwarantuje większy porządek i mniej problemów z segregacją danych.

Firmy mogą również postawić na rozwiązanie, jakim jest archiwum zewnętrzne. Opiekę nad dokumentami przejmują profesjonaliści, którzy pomogą przygotować je do archiwizacji. Jeśli na tym etapie zadbamy o skrupulatność, niszczenie dokumentów po okresie przedawnienia będzie zdecydowanie mniej skomplikowanym zadaniem. Wybierając partnera do współpracy, warto zapoznać się z ofertą Ekoakta. Znajduje się w niej nie tylko przechowywanie dokumentów finansowych, ale też wiele dodatkowych usług.