Jak zabezpieczyć dane w firmie?

Obecnie każda firma stoi przed wyzwaniem zapewnienia odpowiedniej ochrony informacji. W kontekście zabezpieczenia danych osobowych w firmie, niezbędne jest zwrócenie uwagi na różne aspekty przechowywania, zarządzania i ochrony tych danych, szczególnie w nawiązaniu do przepisów prawnych oraz potencjalnych zagrożeń, takich jak kradzież tożsamości czy wyciek informacji. Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym wyjaśniamy jak zabezpieczyć dane osobowe w firmie niezależnie od jej wielkości. 

Sposoby przechowywania dokumentów w firmie

Współczesne zarządzanie dokumentacją firmową wymaga zastosowania strategii, która uwzględnia zarówno bezpieczeństwo, jak i efektywność dostępu do danych. Wśród różnorodnych metod przechowywania dokumentów, szczególne znaczenie mają te, które zapewniają ochronę danych osobowych. Uporządkowanie archiwum nie tylko ułatwia dostęp do potrzebnych informacji, ale również chroni je przed potencjalnymi zagrożeniami, takimi jak utrata danych lub ich uszkodzenie.

Mimo rosnącej popularności cyfryzacji, wiele firm nadal polega na tradycyjnych, papierowych archiwach. Dobrze zorganizowane archiwum papierowe, wykorzystujące półki i szafy aktowe, może być skutecznym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku firm, które nie zdecydowały się jeszcze na pełną digitalizację. Warto zaznaczyć, że odpowiednia archiwizacja dokumentów jest kluczowa dla szybkiego dostępu i efektywnego zarządzania dokumentacją.

Obecnie dominującym trendem w zarządzaniu dokumentacją jest przechowywanie danych w formie elektronicznej. Ta metoda przechowywania nie tylko zapewnia wygodę, ale także oszczędność czasu i pieniędzy. Digitalizacja dokumentów papierowych, ich konwersja na formaty elektroniczne i przechowywanie w różnych formatach – edytowalnych lub tylko do odczytu – stanowi nowoczesne rozwiązanie dla firm.

Wykorzystanie narzędzi chmurowych, takich jak dysk Google, jest jednym z najlepszych sposobów na przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej. Inna usługa – Cloud storage oferuje nie tylko łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, ale także wysoki poziom bezpieczeństwa, realizując hasło dobre zabezpieczenie danych osobowych w firmie. Dokumenty mogą być chronione przez różne poziomy autoryzacji dostępu, co zapewnia, że tylko upoważnione osoby mają do nich wgląd. Digitalizacja dokumentów jest procesem bezpiecznym, jeśli wykonywana jest w odpowiedni sposób. 

W praktyce, wiele firm decyduje się na hybrydowe rozwiązania, łącząc tradycyjne i nowoczesne metody przechowywania dokumentów. Takie podejście pozwala na elastyczność i dostosowanie do indywidualnych potrzeb organizacji. Niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest zapewnienie zgodności z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i ciągłe monitorowanie oraz aktualizowanie systemów zabezpieczeń.

W czym przechowywać dokumenty firmowe?

Ważną kwestią jest również fizyczny aspekt przechowywania dokumentów. Odpowiednia klasyfikacja i metody przechowywania są istotne dla szybkiego odnajdywania informacji. W przypadku danych wrażliwych, konieczne jest zabezpieczenie wglądu do nich, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Wymaga to stosowania nowoczesnych metod kontroli dostępu oraz inwestycji w odpowiednią ochronę obiektów.

W celu zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa dla przechowywanych dokumentów, nowoczesne szafy do archiwizacji powinny być wyposażone w zaawansowane systemy zabezpieczeń. Kluczowym aspektem jest implementacja różnorodnych mechanizmów blokujących, które ograniczają dostęp do dokumentacji. Należą do nich tradycyjne zamki na klucz, które są niezawodne w przypadku mniej wrażliwych dokumentów oraz bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak zamki kodowe. Te ostatnie oferują dodatkową warstwę bezpieczeństwa poprzez możliwość periodycznej zmiany kodu, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi. Innowacyjne zamki na kartę z czytnikami zapewniają jeszcze większą kontrolę, umożliwiając dostęp jedynie osobom posiadającym specjalne karty identyfikacyjne.

Dlaczego warto zamówić usługę przechowywania dokumentów dla Twojego przedsiębiorstwa?

Zewnętrzne usługi przechowywania dokumentów mogą być ciekawym rozwiązaniem dla firm, które dysponują dużą ilością dokumentacji i wiedzą, że dobre zabezpieczenie danych w firmie może być niewykonalne. 

Outsourcing pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami, zgodność z przepisami prawa (w tym RODO) i standardami bezpieczeństwa (np. ISO 27001), a także zapewnia oszczędność miejsca w biurze. Obiekty specjalnie przystosowane do przechowywania dokumentów zapewniają optymalną ochronę, kontrolę wilgotności i temperatury, a także zaawansowane systemy zabezpieczeń.

Archiwizacja dokumentów w dużych archiwach wymaga zachowania porządku i efektywności. Wprowadzenie systematycznej klasyfikacji dokumentów, ich odpowiednie oznaczanie oraz ustalanie terminów przechowywania to kluczowe elementy tego procesu. Ważna jest również utylizacja niepotrzebnych akt zgodnie z normami, co zapewnia bezpieczeństwo i prywatność przechowywanych danych.

Zabezpieczenie danych osobowych w firmie wymaga kompleksowego podejścia, uwzględniającego zarówno fizyczne aspekty przechowywania dokumentów, jak i cyfrowe metody archiwizacji. Kluczowe jest stosowanie się do przepisów prawa, zapewnienie odpowiedniej ochrony informacji, a także wykorzystanie nowoczesnych technologii i rozwiązań, które umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentacją. Bezpieczeństwo danych osobowych jest fundamentem zaufania klientów i partnerów biznesowych, a także kluczowym elementem ochrony przed współczesnymi zagrożeniami cybernetycznymi. W Ekoakta wiemy o tym doskonale, dlatego jeśli chcesz by archiwizacja dokumentów oraz digitalizacja dokumentów przebiegały pomyślnie, warto postawić na doświadczonych w tym zakresie wykonawców.