Cyfrowa kancelaria - archiwizacja poczty

Czy wiesz, że sprawne zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą w firmie jest zadaniem priorytetowym bez względu na branżę czy profil działalności? Czy masz świadomość, że odpowiednia organizacja kancelarii może być źródłem sporych oszczędności i przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy? Czy wiesz, że Ekoakta oferuje rozwiązania w zakresie przetwarzania informacji, ich digitalizacji, archiwizacji poczty i obsługi systemów workflow?

Jeśli nie jesteś pewien, w jaki sposób cyfrowa kancelaria może pomóc zredukować koszty i przyspieszyć procesy wewnętrzne, dowiedz się, jak Ekoakta może stworzyć kancelarię lub dokonać jej reorganizacji.

Dlaczego to takie ważne?

• Cyfrowa kancelaria to miejsce, w którym przetwarzane są wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym poczta przychodząca i wychodząca; tutaj też dokonywana jest digitalizacja korespondencji, jej archiwizacja i dalsza dystrybucja.
• Optymalizacja procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów przychodzących i wychodzących oraz archiwizacją poczty przyczynia się do znaczących oszczędności finansowych i czasowych.
• Outsourcing obsługi kancelarii to rozwiązanie dla większych i mniejszych, bez względu na rodzaj działalności. Nadrzędną korzyścią jest „przezroczystość” procesu, który nie zakłóca działalności podstawowej przedsiębiorstwa.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

• Sam zadecyduj, jaki model cyfrowej kancelarii najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Ekoakta może wykonywać wszystkie lub tylko niektóre prace związanych z obsługą kancelarii.
• Obsługa cyfrowej kancelarii pocztowej może być realizowana w jednym z dwóch wariantów: off-site, tj. organizację lub przejęcie przez Ekoakta w pełni funkcjonalnej kancelarii w siedzibie klienta, lub on-site, tj. obsługę kancelarii pocztowej zleceniodawcy w siedzibie Ekoakta.
• W ramach obsługi kancelarii pocztowej Ekoakta oferuje skanowanie korespondencji, która po digitalizacji i opisaniu za pośrednictwem bezpiecznego łącza trafia do elektronicznego obiegu dokumentów, a dokumenty fizyczne podlegają archiwizacji.
• Oferowana przez Ekoakta elastyczność rozwiązań pozwoli wybrać najlepsze rozwiązanie, które sprosta Twoim oczekiwaniom organizacyjnym i kosztowym.

Jak to robimy?

• Przychodzące przesyłki pocztowe i kurierskie trafiają do punktu odbioru, gdzie pracownicy Ekoakta stemplują je i sortują.
• Pracownicy Ekoakta skanują dokumenty i nadają im stosowne indeksy w systemie kodów kreskowych Track&Trace, który pozwala śledzić korespondencję w obiegu wewnętrznym.
• Dokumenty w postaci elektronicznej rozsyłane są do odbiorców lub trafiają do elektronicznego systemu obiegu dokumentów workflow,
• Następnie przeprowadzana jest archiwizacja poczty – dokumenty papierowe umieszczane są w archiwum zakładowym klienta lub bezpośrednio w archiwum Ekoakta.
• Przesyłki wysyłane przez klienta przekazywane są do kancelarii, gdzie pracownicy Ekoakta manualnie lub maszynowo umieszczają je w kopertach lub kartonach.
• Dane odbiorców i druk zleceń transportowych odbywa się w programach, z którymi pracują firmy kurierskie, a ewidencja poczty wychodzącej daje gwarancję, że żadna przesyłka nie zaginie.
• Po zapakowaniu korespondencja jest frankowana i przekazywana do sortowni, skąd są wydawane kurierom.

Co jeszcze możemy zrobić?

• Na życzenie zapewnimy obsługę centrum kopii i druku oraz opracowanie dokumentów w ramach MPS (Managed Print Services) lub innego modelu działania.
• Jeśli zaistnieje potrzeba, zapewnimy zawodowych grafików i media-designerów do produkcji profesjonalnych materiałów drukowanych.
• Obsłużymy wszelkie akcje mailingowe i/lub marketingowe.
• W sytuacji przejęcia całości działań kancelaryjnych zapewnimy obsługę recepcji.
• Na żądanie zagwarantujemy szybki  i sprawny transport dokumentów własnymi pojazdami.

Dlaczego warto zamówić usługę kancelarii pocztowej?

Oszczędność – Bezpieczeństwo – Wygoda

• Elastyczna oferta Ekoakta pozwala zoptymalizować koszty obsługi kancelarii pocztowej
• Przenosząc kancelarię pocztową do siedziby Ekoakta uwalniasz swoich pracowników od żmudnych i czasochłonnych czynności, a dzięki eliminacji „wąskich gardeł” usprawniasz obieg korespondencji, który bezpośrednio przekłada się na przyśpieszenie załatwiania spraw i podniesienie efektywności pracy z dokumentami.
• Dane przesyłane są przez SFTP, czyli bezpieczne połączenie z serwerem, które gwarantuje bezpieczeństwo na najwyższym poziomie.
• Uzyskujesz redukcję kosztów administracyjnych w wyniku optymalizacji kosztów opłat pocztowych, kurierskich i transportowych, a to wszystko z gwarancją właściwego zabezpieczenia firmowych danych.
• Obsługa  kancelarii pocztowej jest dostosowana do konkretnych potrzeb firmy i uwzględnia jej model biznesowy. Moze być realizowana w Twojej siedzibie (on-site) lub w siedzibie Ekoakta (off-site).

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów

801 013 015

Zadaj pytanie wypełniając formularz

Zamów online