Przechowywanie Dokumentów – Warszawa
Warszawa – stolica państwa Polskiego, położona w województwie mazowieckim, nad Wisłą. Warszawa jest największy miastem w kraju; przoduje również pod względem liczby mieszkańców. Miasto można uznać za barometr aktualnych nastrojów społeczeństwa, bo to w nim organizowane są największe marsze, pochody, protesty i manifestacje. Warszawa przyciąga młodych ludzi dynamicznym tempem życia, ogromną liczbą wydarzeń kulturalnych, kin i teatrów. To też ważny ośrodek edukacyjny. Swoje siedziby mają tu m.in. Uniwersytet Warszawski, Politechnika Warszawska, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Warszawski Uniwersytet Medyczny i Akademia Sztuk Pięknych.
Przechowywanie dokumentów w Warszawie
Każde przedsiębiorstwo w pewnym zakresie posługuje się dokumentacją i ją przechowuje. Obowiązujące przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek zadbania o tę ostatnią kwestię. Co to oznacza w praktyce? M.in. to, że przez określony ustawowo czasu firma musi przechowywać dane dokumenty. Te okresy dotyczą różnego typu akt – podatkowych, ubezpieczeniowych, rachunkowych, pracowniczych i innych. To kluczowe, żeby zadbać o warunki przechowywania. Po pierwsze, tylko przechowując dokumenty w bezpiecznym miejscu, jesteśmy w stanie ochronić cenne, wrażliwe informacje przed wydostaniem się na zewnątrz. Po drugie, brak odpowiedniego przechowywania sprzyja takim incydentom, jak zgubienie akt lub ich zniszczenie. W efekcie, gdy próg firmy przekroczy instytucja kontrolująca, przedsiębiorca nie będzie w stanie przedstawić wymaganej dokumentacji. Zaniedbania na tym polu prowadzą do nałożenia grzywny i innych problemów prawnych. Jednym ze sposobów, żeby uniknąć tego czarnego scenariusza, jest wyznaczenie określonych przestrzeni do przechowywania akt i odpowiednie jej zabezpieczenie.
Jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów?
Miejsce przeznaczone do przechowywania akt powinno zapewniać zgromadzonym umowom, fakturom i innej cennej dokumentacji odpowiednią ochronę. Aby zaplanować proces przechowywania, konieczne jest określenie procedur. Te mogą się różnić w zależności od takich kwestii jak wielkość biura, już obecne zabezpieczenia obiektów, charakter działalności (np. czy w biurze przebywają jedynie pracownicy, czy przyjmujemy tam też naszych klientów). To często sprawy bardzo zniuansowane, a firmom nierzadko po prostu brakuje wiedzy, żeby fachowo zatroszczyć się o archiwum. Czasem problemem jest nie tyle wiedza, co po prostu brak miejsca. Trudno oczekiwać, że firma będzie w stanie dobrze zabezpieczyć swoje akta, jeśli nie dysponuje miejscem na odpowiednie szafy i regały. Bardzo ważne jest to, aby przedsiębiorstwo było w stanie rozpoznać te ograniczenia. Ich zauważenie jest niezbędne do tego, żeby wprowadzić konkretne zmiany. Nierzadko firma nie chce (zbyt duża inwestycja) lub nie może (ograniczenia związane z przestrzenią) wprowadzić tych zmian. Wtedy rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z profesjonalną firmą, zajmującą się przechowywaniem dokumentów w Warszawie, taką jak EkoAkta.
Jak przechowywaniem dokumentów w Warszawie zajmują się specjaliści?
Przechowywanie akt ze specjalistami pozwala:
-
Oszczędzić przestrzeń biurową
Dokumentacja zostanie przewieziona do siedziby usługodawcy, a Państwo w ten sposób zyskają dodatkową przestrzeń roboczą
-
Zabezpieczyć akta
Dysponujemy profesjonalną infrastrukturą. W naszych pomieszczeniach panują optymalne warunki termalne oraz odpowiednia wilgoć (są one dopasowane do rodzaju przechowywanej dokumentacji);
-
Skorzystać z dodatkowych usług
Przechowywanie dokumentów z EkoAktą pozwoli Państwu na bezproblemowe skorzystanie również z innego wsparcia, jakie proponujemy – np. z uporządkowania akt (profesjonalna archiwizacja akt wykonana przez specjalistów) czy z bezpiecznego niszczenia.
Niektóre firmy obawiają się, że przechowywanie dokumentów poza ich siedzibą w Warszawie sprawi, że będą mieli utrudniony dostęp do akt. Współpraca z naszą firmą pozwoli Państwu mieć nieustanny dostęp do dokumentacji za pośrednictwem platformy online.
W jakich dzielnicach Warszawy działamy?
Bemowo, Białołęka, Bielany, Mokotów, Ochota, Praga-Południe, Praga-Północ, Rembertów, Śródmieście, Targówek, Ursus, Ursynów, Wawer, Wesoła, Wilanów, Włochy, Wola, Żoliborz
Archiwizowanie dokumentów Warszawa – Archiwizacja dokumentów Warszawa – Archiwizacja danych Warszawa
Oprócz niszczenia przechowywania skanowania i digitalizacji dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacji dokumentów, a także usługę niszczenia dokumentów Warszawa.
