Niszczenie Dokumentów Elbląg
Elbląg leży w województwie warmińsko-mazurskim, na styku Wysoczyzny Elbląskiej i Żuław Wiślanych. Pełni m.in. funkcję istotnego ośrodka przemysłu ciężkiego. Dynamicznie rozwijają się tu również zakłady przemysłu meblarskiego i spożywczego. Miasto uznawane jest też za ważny ośrodek akademicki regionu. Działa tu m.in. wydział Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego, Uniwersytetu Gdańskiego, oraz Elbląska Uczelnia Humanistyczno-Ekonomiczna.
Utylizacja akt – jak to zrobić właściwie?
W każdej firmie z czasem pojawi się konieczność utylizacji przedawnionych akt. Taka dokumentacja wymaga właściwych procedur niszczenia, bo w umowach, fakturach, deklaracjach podatkowych, czy dokumentacji pracowniczej zawarte są wrażliwe dane, które nie mogą wydostać się na światło dzienne. Wprowadzenie procedur bezpieczeństwa i zatroszczenie się o utylizację firmowych zbiorów czasem niestety koliduje z działalnością przedsiębiorstwa.
W wielu przypadkach już sama organizacja procesu może być dużym wyzwaniem. Dotyczy to szczególnie potężnych, rozwiniętych działalności, dysponujących bogatymi zbiorami. O chaos i problem ze sprawnym przeprowadzeniem poszczególnych etapów niszczenia nie jest trudno również w mniejszych przedsiębiorstwach. Przedstawiciele obu tych grup mogą borykać się z brakiem czasu lub z brakiem odpowiedniej infrastruktury. Czasem przeszkodą jest też to, że masowym niszczeniem dokumentacji musi zająć się pracownik lub pracowniczka, która przez utylizację nie jest w stanie skupić się na swoich regularnych obowiązkach.
Obok wyzwań organizacyjnych należy uwzględnić jeszcze wyzwania związane z bezpieczeństwem. Przedsiębiorstwo, będąc administratorem danych osobowych, zawartych w dokumentacji, musi zapewnić im odpowiednią ochronę. Niestety w praktyce nawet zniszczenie dokumentów nie daje pewności, że informacje są bezpiecznie. Znane są przypadki, gdy dane zostały odtworzone z papierowych ścinków. Jeśli przedsiębiorca zaniedba procedury bezpieczeństwa, może zostać obarczony wysokimi karami za złamanie RODO. Jak poradzić sobie z organizacją tego procesu i nie dopuścić do wcześniej wspomnianych błędów? Odpowiedzią jest nawiązanie współpracy z usługodawcą specjalizujących się w niszczeniu dokumentów. Właśnie taką usługę proponuje swoim klientom firma Ekoakta.
Nowoczesny sposób na niszczenie dokumentów w Elblągu
Profesjonalne przedsiębiorstwa oferujące usługi w tym zakresie starają się wyjść naprzeciw potrzebom klientów. Widać to m.in. w tym, jak skonstruowana jest oferta. Jedną z bardzo wygodnych opcji jest możliwość wyboru preferowanej organizacji procesu niszczenia. Ekipa usługodawcy może zarówno zostawić pojemniki w firmie klienta (odbiór nastąpi po pewnym czasie, gdy pojemniki się napełnią), jak i od razu zabrać przedawnioną dokumentację. Od odbiorcy usług zależy również to, jak przeprowadzona będzie sama utylizacja. Istnieje możliwość, aby jej pierwszy etap przeprowadzić w siedzibie klienta (opcja utylizacji mobilnej). Standardowym rozwiązaniem jest przewiezienie akt od razu do instalacji utylizującej.
Każdy etap realizacji zadania przeprowadzany jest z najwyższą troską o bezpieczeństwo. Nie ma tu miejsca na żadne potknięcia, bo ekipa rygorystycznie trzyma się określonych procedur. Pojemniki, w których przewożone są dokumenty, dobrze chronią zawartość, a akta od razu, po odebraniu od klienta, trafiają do utylizacji.
Do pozostałych istotnych zalet współpracy z profesjonalistami należy zaliczyć:
- oszczędność czasu
Utylizacja przebiega sprawnie, a przedsiębiorca nie musi przeznaczać własnych zasobów czasowych na organizację i dopatrywanie procesu.
- likwidacja ryzyka wycieku danych
Informacje zawarte w aktach są świetnie zabezpieczone, toteż właściciel firmy nie musi martwić się ewentualnymi karami za naruszenie RODO.
