Przechowywanie dokumentów Kraków

Kraków – miasto położone w południowej części Polski, nad Wisłą, stolica województwa małopolskiego. Przepiękna architektura oraz niezwykły klimat sprawiają, że to miejsce każdego roku odwiedza ogromna liczba turystów. Tłumnie ściągają tu również młode osoby, aby zacząć lub kontynuować swoją edukację na Uniwersytecie Jagiellońskim, Politechnice Krakowskiej, Akademii Górniczo-Hutniczej czy Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki. Miejscowość kojarzy się z Sukiennicami, Kościołem Mariackim, Wawelem oraz dzielnicą Kazimierz. Do zwiedzenia jest tu jednak dużo więcej, dlatego warto na poznanie Krakowa poświęcić minimum kilka dni, aby zdążyć zwiedzić spokojnie najważniejsze punkty na mapie miasta.

Przechowywanie dokumentów w Krakowie

Niezależnie od tego, w jakiej branży działa firma i jak rozwinięta jest jej struktura – jej funkcjonowanie zawsze wiąże się z gromadzeniem dokumentacji. Oczywiście jednoosobowych działalności gospodarczych w dużo mniejszym stopniu dotyczy problem znalezienia odpowiedniej przestrzeni do umieszczenia akt niż ma to miejsce w większych firmach lub ogromnych korporacjach. Każdy z tych podmiotów musi w indywidualnym sposób określić, jakie zabezpieczenia powinien wdrożyć. Jeśli nie zadbamy o warunki przechowywania, zwiększamy ryzyko wycieku tajnych informacji i złamania RODO oraz przepisów krajowych, mówiących o ochronie danych osobowych. Brak wydzielonej, dobrze zabezpieczonej przestrzeni do przechowywania to również większe ryzyko, że dany dokument się zgubi lub zniszczy. Jeśli do tego dojdzie, przedsiębiorca musi liczyć się z grzywną lub innymi konsekwencjami natury prawnej. Kary mogą być nałożone, jeśli firmę odwiedzi instytucja kontrolująca, a przedsiębiorstwo, przez swoje zaniedbania, nie będzie mogło przedstawić żądanych dokumentów.

Przechowywanie dokumentów

Jak powinno wyglądać miejsce do przechowywania dokumentów?

Taka przestrzeń powinna być zabezpieczona przed dostępem niepowołanych osób. Zdarza się, że niewłaściwe dobranie segregatorów, teczek lub po prostu ich brak sprawia, że niektóre informacje są widoczne dla osób, odwiedzających biuro. Do takiej sytuacji nie można dopuścić, bo jest to łamanie RODO i narażanie danych osobowych osób zatrudnionych lub tych, które z naszą firmą współpracują. To, jak zaplanować przestrzeń do przechowywania, zależy od wielu kwestii. Czasem konkretne rozwiązania wymusza na nas sama konstrukcja biura, a zwłaszcza jego ograniczony metraż. Pod uwagę dobrze jest też wziąć to, jakie zabezpieczenia firma już posiada, a jakie przydałoby się wdrożyć. Wiele przedsiębiorstw nie ma takiego doświadczenia w planowaniu procesu przechowywania. W efekcie albo podejmuje niewłaściwe kroki, albo zostawia ten problem na później. Ogromnym ułatwieniem na tym polu jest zatrudnienie podmiotu, który zawodowo zajmuje się przechowywaniem dokumentów w Krakowie. Taką pomoc oferuje firma EkoAkta.

W jaki sposób przechowywaniem dokumentów zajmuje się profesjonalna firma?

Korzystając z pomocy EkoAkty, mogą liczyć Państwo na:

  • Większą przestrzeń roboczą we własnej firmie

Duża ilość dokumentacji i problemy z jej pomieszczeniem to coś, z czym boryka się sporo firm. Gdy akta zostają przekazane do zewnętrznego archiwum, okazje się, że przestrzeń jest bardziej przestronna, uporządkowana i po prostu przyjemniej się w niej pracuje.

  • Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów

Aby zapewnić Państwa aktom należytą ochronę, konieczne jest opracowanie całego systemu zabezpieczeń. Mamy na tym polu ogromne doświadczenie. Dysponujemy nowoczesnymi pomieszczeniami oraz świetnie przeszkoloną załogą. W naszych archiwach zadbaliśmy również o właściwą temperaturę i wilgotność.

  • Dodatkowe usługi

Po pewnym czasie dokumentacja przedawnia się i przedsiębiorca zobowiązany jest do przeprowadzenia bezpiecznej utylizacji akt. Oprócz niszczenia dokumentów, zajmujemy się również ich porządkowaniem – przeprowadzamy profesjonalne archiwizowanie dokumentów.

Część przedsiębiorców z dystansem odnosi się do pomysłu przechowywania dokumentów poza firmą, bo obawia się, że dostęp do akt będzie utrudniony. Z EkoAktą ten problem nie istnieje, bo nasi klienci mają dostęp do swoich dokumentów za pośrednictwem specjalnej platformy online.

Przechowywanie dokumentów – obsługujemy klientów z całego Krakowa:

Bieńczyce, Bieżanów-Prokocim, Bronowice, Czyżyny, Dębniki, Grzegórzki, Krowodrza, Łagiewniki-Borek Fałęcki, Mistrzejowice, Nowa Huta, Podgórze, Podgórze Duchackie, Prądnik Biały, Prądnik Czerwony, Stare Miasto, Swoszowice, Zwierzyniec

Skanowanie dokumentów Kraków – Skanowanie dokumentacji Kraków

Przechowywanie dokumentów to nie jedyna dziedzina w której się specjalizujemy – oferujemy również usługi z zakresu skanowania dokumentów – digitalizacja dokumentów Kraków.

Archiwizowanie dokumentów Kraków – Archiwizacja dokumentów Kraków – Archiwizowanie danych Kraków

Oprócz przechowywania dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacji dokumentów, a także usługę archiwizacja danych Kraków.

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.