Przechowywanie dokumentów Kraków
Kraków – miasto położone w południowej części Polski, nad Wisłą, stolica województwa małopolskiego. Przepiękna architektura oraz niezwykły klimat sprawiają, że to miejsce każdego roku odwiedza ogromna liczba turystów. Tłumnie ściągają tu również młode osoby, aby zacząć lub kontynuować swoją edukację na Uniwersytecie Jagiellońskim, Politechnice Krakowskiej, Akademii Górniczo-Hutniczej czy Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki. Miejscowość kojarzy się z Sukiennicami, Kościołem Mariackim, Wawelem oraz dzielnicą Kazimierz. Do zwiedzenia jest tu jednak dużo więcej, dlatego warto na poznanie Krakowa poświęcić minimum kilka dni, aby zdążyć zwiedzić spokojnie najważniejsze punkty na mapie miasta.
Przechowywanie dokumentów w Krakowie
Niezależnie od tego, w jakiej branży działa firma i jak rozwinięta jest jej struktura – jej funkcjonowanie zawsze wiąże się z gromadzeniem dokumentacji. Oczywiście jednoosobowych działalności gospodarczych w dużo mniejszym stopniu dotyczy problem znalezienia odpowiedniej przestrzeni do umieszczenia akt niż ma to miejsce w większych firmach lub ogromnych korporacjach. Każdy z tych podmiotów musi w indywidualnym sposób określić, jakie zabezpieczenia powinien wdrożyć. Jeśli nie zadbamy o warunki przechowywania, zwiększamy ryzyko wycieku tajnych informacji i złamania RODO oraz przepisów krajowych, mówiących o ochronie danych osobowych. Brak wydzielonej, dobrze zabezpieczonej przestrzeni do przechowywania to również większe ryzyko, że dany dokument się zgubi lub zniszczy. Jeśli do tego dojdzie, przedsiębiorca musi liczyć się z grzywną lub innymi konsekwencjami natury prawnej. Kary mogą być nałożone, jeśli firmę odwiedzi instytucja kontrolująca, a przedsiębiorstwo, przez swoje zaniedbania, nie będzie mogło przedstawić żądanych dokumentów.
Jak powinno wyglądać miejsce do przechowywania dokumentów?
Taka przestrzeń powinna być zabezpieczona przed dostępem niepowołanych osób. Zdarza się, że niewłaściwe dobranie segregatorów, teczek lub po prostu ich brak sprawia, że niektóre informacje są widoczne dla osób, odwiedzających biuro. Do takiej sytuacji nie można dopuścić, bo jest to łamanie RODO i narażanie danych osobowych osób zatrudnionych lub tych, które z naszą firmą współpracują. To, jak zaplanować przestrzeń do przechowywania, zależy od wielu kwestii. Czasem konkretne rozwiązania wymusza na nas sama konstrukcja biura, a zwłaszcza jego ograniczony metraż. Pod uwagę dobrze jest też wziąć to, jakie zabezpieczenia firma już posiada, a jakie przydałoby się wdrożyć. Wiele przedsiębiorstw nie ma takiego doświadczenia w planowaniu procesu przechowywania. W efekcie albo podejmuje niewłaściwe kroki, albo zostawia ten problem na później. Ogromnym ułatwieniem na tym polu jest zatrudnienie podmiotu, który zawodowo zajmuje się przechowywaniem dokumentów w Krakowie. Taką pomoc oferuje firma EkoAkta.
W jaki sposób przechowywaniem dokumentów zajmuje się profesjonalna firma?
Korzystając z pomocy EkoAkty, mogą liczyć Państwo na:
-
Większą przestrzeń roboczą we własnej firmie
Duża ilość dokumentacji i problemy z jej pomieszczeniem to coś, z czym boryka się sporo firm. Gdy akta zostają przekazane do zewnętrznego archiwum, okazje się, że przestrzeń jest bardziej przestronna, uporządkowana i po prostu przyjemniej się w niej pracuje.
-
Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów
Aby zapewnić Państwa aktom należytą ochronę, konieczne jest opracowanie całego systemu zabezpieczeń. Mamy na tym polu ogromne doświadczenie. Dysponujemy nowoczesnymi pomieszczeniami oraz świetnie przeszkoloną załogą. W naszych archiwach zadbaliśmy również o właściwą temperaturę i wilgotność.
-
Dodatkowe usługi
Po pewnym czasie dokumentacja przedawnia się i przedsiębiorca zobowiązany jest do przeprowadzenia bezpiecznej utylizacji akt. Oprócz niszczenia dokumentów, zajmujemy się również ich porządkowaniem – przeprowadzamy profesjonalne archiwizowanie dokumentów.
Część przedsiębiorców z dystansem odnosi się do pomysłu przechowywania dokumentów poza firmą, bo obawia się, że dostęp do akt będzie utrudniony. Z EkoAktą ten problem nie istnieje, bo nasi klienci mają dostęp do swoich dokumentów za pośrednictwem specjalnej platformy online.
Przechowywanie dokumentów – obsługujemy klientów z całego Krakowa:
Bieńczyce, Bieżanów-Prokocim, Bronowice, Czyżyny, Dębniki, Grzegórzki, Krowodrza, Łagiewniki-Borek Fałęcki, Mistrzejowice, Nowa Huta, Podgórze, Podgórze Duchackie, Prądnik Biały, Prądnik Czerwony, Stare Miasto, Swoszowice, Zwierzyniec
Skanowanie dokumentów Kraków – Skanowanie dokumentacji Kraków
Przechowywanie dokumentów to nie jedyna dziedzina w której się specjalizujemy – oferujemy również usługi z zakresu skanowania dokumentów – digitalizacja dokumentów Kraków.
Archiwizowanie dokumentów Kraków – Archiwizacja dokumentów Kraków – Archiwizowanie danych Kraków
Oprócz przechowywania dokumentów posiadamy w ofercie również usługi archiwizacji dokumentów, a także usługę archiwizacja danych Kraków.
