Przechowywanie Dokumentów – Trójmiasto
Papierowe teczki pracownicze zajmują miejsce, spowalniają dział HR i stwarzają ryzyko, którego większość firm nie dostrzega dopóki nie stanie twarzą w twarz z kontrolą lub audytem. Jest lepszy sposób na zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Sprawdź, jak Ekoakta pomaga firmom z Trójmiasta przejść na elektroniczne akta osobowe i skontaktuj się z nami, aby wdrożyć to rozwiązanie.
Przechowywanie dokumentów Trójmiasto, jak robimy to bezpiecznie?
To usługa, która w naszym wykonaniu oznacza stworzenie systemu, w którym każdy dokument ma swoje miejsce, każdy dostęp jest kontrolowany i każdy termin retencji jest pilnowany. Firmy z Gdańska, Gdyni i Sopotu, które powierzają nam swoją dokumentację, zyskują pewność, że jest ona chroniona przez cały wymagany okres, niezależnie od tego, co dzieje się wewnątrz ich organizacji.
Nasze obiekty, w których realizujemy magazynowanie dokumentacji Trójmiasto, spełniają rygorystyczne normy bezpieczeństwa fizycznego. Monitoring, kontrola dostępu, zabezpieczenia przeciwpożarowe i odpowiednie warunki środowiskowe to standard, nie wyjątek. Dokumenty przechowywane w naszych archiwach są chronione przed wilgocią, wysoką temperaturą i każdym innym czynnikiem, który mógłby zagrozić ich integralności.
Przedsiębiorcy korzystający z przechowywania dokumentów Gdańsk w ramach współpracy z naszą firmą doceniają też dostępność swoich zasobów. Mimo że dokumenty fizycznie znajdują się poza siedzibą firmy, dostęp do nich jest szybki i prosty. Na żądanie wskazany dokument zostaje odnaleziony i udostępniony bez zbędnej zwłoki. To szczególnie ważne podczas kontroli skarbowej, audytu czy postępowania sądowego, gdy czas reakcji ma bezpośrednie znaczenie dla sytuacji prawnej firmy.
Archiwum dokumentów Trójmiasto prowadzone przez Ekoakta to też gwarancja ciągłości obsługi niezależnie od rotacji pracowników po stronie klienta. Zmiany personalne w dziale administracji czy kadr nie wpływają na stan i dostępność dokumentacji. Zasób jest zarządzany przez nasz zespół według ustalonych procedur, które obowiązują niezależnie od tego, kto aktualnie nadzoruje archiwum ze strony firmy klienta.
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej, czy warto na nią przejść?
Jest to temat, który coraz częściej pojawia się w rozmowach właścicieli firm i dyrektorów HR. Od 2019 roku polskie prawo wprost umożliwia prowadzenie akt osobowych pracowników wyłącznie w formie cyfrowej. Mimo to wiele organizacji nadal trzyma się papierowych teczek, odkładając decyzję o digitalizacji na później. Warto zadać sobie pytanie, ile to zwlekanie kosztuje?
Papierowe akta osobowe to nie tylko kwestia miejsca. To też czas pracowników działu kadr poświęcany na fizyczne wyszukiwanie dokumentów, ryzyko ich zagubienia lub uszkodzenia oraz trudności z kontrolą dostępu do wrażliwych danych osobowych.
W firmach zatrudniających kilkudziesięciu lub więcej pracowników skala tych problemów rośnie proporcjonalnie do liczby akt. Przejście na elektroniczne akta osobowe eliminuje te wyzwania i otwiera przed działem HR nowe możliwości pracy.
Korzyści są wymierne i odczuwalne stosunkowo szybko po wdrożeniu. Dział HR zyskuje natychmiastowy dostęp do akt dowolnego pracownika z każdego miejsca i urządzenia. Znika problem fizycznego zabezpieczenia teczek przed nieuprawnionym dostępem, bo system elektroniczny rejestruje każde logowanie i każdą wykonaną czynność.
Dla firm korzystających z przechowywania dokumentów Gdynia jako uzupełnienia cyfrowego archiwum, papierowe oryginały mogą być bezpiecznie przechowywane poza siedzibą, podczas gdy pracownicy kadr pracują wyłącznie na cyfrowych kopiach.
Warto też zwrócić uwagę na aspekt finansowy. Elektroniczne akta pracownicze przepisy pozwalają skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. To bezpośrednie przełożenie na niższe koszty archiwizacji, mniej zajmowanej przestrzeni i mniejszy zasób wymagający fizycznej ochrony.
Jak wdrożyć e-teczki pracownicze i co zyskuje Twoja firma?
To pytanie pada najczęściej wtedy, gdy firma już podjęła decyzję o digitalizacji, ale nie wie, od czego zacząć. Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje, pod warunkiem że proces jest właściwie zaplanowany i realizowany przez kogoś, kto robił to już wielokrotnie. Właśnie tutaj wkracza Ekoakta.
Proces tworzenia elektronicznych teczek osobowych zaczyna się po stronie klienta. To firma decyduje, które akta mają zostać zdigitalizowane i przekazuje je naszemu zespołowi. Od tego momentu przejmujemy pełną odpowiedzialność za każdy etap.
Odbieramy dokumenty bezpośrednio z siedziby klienta, skanujemy je z zachowaniem najwyższych standardów jakości i opisujemy wymaganymi metadanymi. Każda cyfrowa kopia jest podpisywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dzięki czemu spełnia wszystkie elektroniczne akta pracownicze przepisy i ma pełną moc prawną równoważną z oryginałem papierowym.
Gotowe e-teczki są udostępniane w profesjonalnym systemie informatycznym, który umożliwia działowi HR wygodne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją na co dzień. Struktura akt odpowiada wymogom rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, więc firma nie musi martwić się o zgodność z przepisami.
Co więcej przechowywanie dokumentów Trójmiasto w formie elektronicznej z Ekoakta to rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych organizacjach z rozbudowaną strukturą kadrową.
Wyzwania organizacyjne związane z przejściem na elektroniczne akta osobowe są nieuniknione, ale przewidywalne. Nasz zespół wspiera klienta na każdym etapie, odpowiadając na pytania i dostosowując harmonogram prac do rytmu działania firmy.
Efekt końcowy to sprawnie działające archiwum dokumentów Trójmiasto w formie cyfrowej, które odciąża dział HR i daje organizacji pewność, że jej dokumentacja pracownicza jest prowadzona profesjonalnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującym prawem.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w przejściu na elektroniczne akta osobowe? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację.
