Przechowywanie dokumentów - Ostrów Wielkopolski
Ostrów Wielkopolski to miasto zlokalizowane na Wysoczyźnie Kaliskiej, w województwie wielkopolskim. Uznawany jest za jeden z istotnych ośrodków Kalisko-Ostrowskiego Okręgu Przemysłowego. Miasto może pochwalić się dobrze rozwiniętą bazą hotelową oraz licznymi szlakami pieszymi i rowerowymi. Turysta w Ostrowie Wielkopolskim doceni atrakcyjny układ urbanistyczny oraz takie zabytki, jak np. Nowa Synagoga z XIX wieku, Kościół NMP Królowej Polski z XVIII wieku czy budynek dawnego kasyna oficerskiego. Miasto stanowi ośrodek przemysłu elektromaszynowego – produkuje się tutaj m.in. wagony kolejowe.
Jak przechowywać akta?
Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana w taki sposób, aby była doskonale chroniona przed zniszczeniem. W każdym biurze mamy do czynienia z czynnikami, które nie sprzyjają zachowaniu dokumentów w dobrym stanie. Papier niestety jest tworzywem bardzo podatnym na uszkodzenia. Zbyt silne światło lub zbyt duża wilgotność mogą sprawić, że nawet wprawne oko nie będzie w stanie odczytać danych z dokumentacji. To jednak tylko jedno z zagrożeń, czyhających na firmowe akta. Trzeba wspomnieć również o takich zajściach losowych, jak pożar czy powódź.
Kolejną sprawą jest zabezpieczenie dokumentacji przed kradzieżą. Należy opracować taki system ochrony, który zabezpieczy dokumenty przed nieupoważnionych dostępem osób z zewnątrz. Odpowiednie szyfry, zamknięcia na klucz itp. chronią akta również przed pracownikami firmy, którzy nie mają uprawnień do wglądu do dokumentacji.
Żeby samodzielnie zadbać o zgromadzone zbiory, trzeba więc wyposażyć się w specjalne meble, a przestrzeń biurową chronić systemami antywłamaniowymi. Niestety takie przedsięwzięcie wiąże się ze znacznymi kosztami. Można więc zrozumieć, dlaczego przedsiębiorstwa wolą przechowywanie dokumentów zlecić na zewnątrz.
Przechowywanie dokumentów – co proponujemy klientom z Ostrowa Wielkopolskiego?
Nowoczesne przedsiębiorstwa oczekują elastyczności i tego, że usługodawca dopasuje się do ich potrzeb. W EkoAkcie priorytetowo traktuje się wygodę klientów. W rezultacie:
- odbiorcy usług nie muszą martwić się o zapakowanie dokumentów, które mają opuścić firmę
Dostarczamy kartony, a następnie pomagamy w ich zapełnieniu. Zależy nam na tym, żeby proces został zrealizowany jak najsprawniej, a Państwo mogli wrócić do regularnych czynności.
- dbamy o uporządkowanie akt
Tworzymy ewidencję przekazanej dokumentacji. W praktyce oznacza to, że m.in. każdemu z kartonów zostanie przyporządkowany określony kod.
- zapewniamy komfortowy wgląd w przechowywane dokumenty
Wiele podmiotów obawia się, że przechowywanie dokumentów na zewnątrz nie jest wygodne. Wszystko zależy jednak od dobrej organizacji. Jeśli klient sobie tego życzy, zadbamy o dowiezienie lub przesłanie akt. Oprócz tego oczywiście udostępniamy je również w naszej siedzibie.
Co oprócz przechowywania dokumentów?
EkoAkta działa kompleksowo, co oznacza, że przechowywanie dokumentów to tylko jedna z usług, przeznaczonych dla klientów z Ostrowa Wielkopolskiego i z okolic. Oprócz tego dbamy także o brakowanie i niszczenie dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami danych osobowych nie należy przechowywać dłużej, niż jest to niezbędne. Dodatkowo poszczególnych typów dokumentacji dotyczy konkretny okres przechowywania. Codziennie troszczymy się o to, żeby nasi klienci mieli pewność, że wszystko zachodzi w zgodzie z prawem. Zachęcamy również do bliższego zapoznania się z usługą archiwizacji i digitalizacji. W razie pytań nasza załoga z przyjemnością udzieli więcej informacji o działalności EkoAkty.
