Baza wiedzy

Jak długo należy przechowywać faktury sprzedaży towarów i usług zgodnie z przepisami

Prowadzenie biznesu wiąże się z koniecznością zachowania porządku w dokumentacji. Jednym z najważniejszych dokumentów są faktury sprzedaży towarów i usług. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez określony czas. Jednakże wiele osób nadal nie wie, jak długo przechowywać faktury, co może skutkować niepotrzebnymi problemami z instytucjami państwowymi, a zwłaszcza z urzędami skarbowymi. W tym artykule przedstawimy odpowiedź na pytanie, jak długo należy przechowywać faktury sprzedaży towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zapraszamy!

Obowiązek przechowywania faktur — regulacje prawne

Obowiązek przechowywania faktur jest uregulowany prawnie. W Polsce wymogi dotyczące przechowywania faktur sprzedaży regulowane są przez ustawę o podatku od towarów i usług oraz przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych i od osób prawnych.

Warto zauważyć, że przechowywanie faktur nie jest jedynie obowiązkiem podatkowym. Faktury stanowią również ważny dokument biznesowy, który może być potrzebny w przypadku sporów z kontrahentami, lub w przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego (ani jedna, ani druga sytuacja nie jest przyjemna, dlatego dobrze nie musieć stresować się dodatkowo brakującymi, lub uszkodzonymi fakturami). Przedsiębiorcy powinni więc zachować faktury przez dłuższy czas, niż wynika to z obowiązujących przepisów, co pozwoli na zabezpieczenie swojego biznesu w kwestiach spornych.

Ważnym aspektem przechowywania faktur jest sposób, w jaki są one przechowywane. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury muszą być przechowywane w formie elektronicznej lub papierowej. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej ważne jest zachowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak system kontroli dostępu czy też regularne tworzenie kopii zapasowych.

Kary za nieprzestrzeganie terminów przechowywania faktur

W przypadku braku przestrzegania obowiązków związanych z przechowywaniem faktur przedsiębiorcy mogą zostać ukarani przez organy podatkowe. Wysokość kar zależy od wielu czynników, takich jak liczba nieprawidłowo przechowywanych faktur, okres, przez który nieprawidłowości miały miejsce oraz waga naruszenia. Kara może wynieść od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Ponadto, w przypadku poważnych naruszeń przepisów, przedsiębiorcy mogą również ponieść odpowiedzialność karną, w tym kary grzywny lub pozbawienia wolności. Dlatego też ważne jest, aby przedsiębiorcy przestrzegali obowiązków związanych z przechowywaniem faktur i zachowywali je przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak długo przechowywać faktury

Pytanie, jak długo przechowywać faktury, nurtuje wielu przedsiębiorców, którzy muszą pamiętać o obowiązkach związanych z przechowywaniem tych dokumentów. Należy pamiętać, że obowiązek ten jest regulowany prawnie i wynika z przepisów kodeksu cywilnego oraz ustawy o podatku od towarów i usług. Przepisy te określają, jak długo przedsiębiorcy muszą przechowywać faktury, a także jakie konsekwencje grożą za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z ich przechowywaniem.

Przechowywanie faktur sprzedaży jest obowiązkiem przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez okres 5 lat. Oznacza to, że wszystkie faktury sprzedaży, jakie zostały wystawione przez przedsiębiorcę, muszą być przechowywane przez ten okres. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Przechowywanie faktur jest ważne nie tylko ze względów prawnych. Wiele przedsiębiorstw przechowuje faktury znacznie dłużej niż wynika, to z obowiązujących przepisów. Wynika to z faktu, że faktury mogą być przydatne w przypadku kontroli podatkowej, rozliczeń z kontrahentami oraz sporów sądowych. Dlatego też przedsiębiorcy często decydują się na przechowywanie faktur przez okres dłuższy niż 5 lat.

Ważne jest jednak, aby przedsiębiorcy przestrzegali przepisów dotyczących przechowywania faktur. Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z przechowywaniem faktur może skutkować nałożeniem kar przez organy podatkowe. Wysokość kar zależy od liczby nieprawidłowo przechowywanych faktur, okresu, przez który nieprawidłowości miały miejsce oraz wagi naruszenia.

Tak wiele elementów, które mają wpływ na prawidłowe przechowywanie faktur, sprawia, że wiele przedsiębiorstw postanawia zlecić opiekę nad tym dokumentem firmie zewnętrznej. To wygodne rozwiązanie, które oddelegowuje obowiązki takie jak obsługa faktur, czy ich archiwizacja specjalistom w tej branży.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej to obecnie popularne rozwiązanie, które ułatwia przede wszystkim organizację i archiwizację dokumentacji. W przypadku faktur sprzedaży również można zdecydować się na przechowywanie ich w cyfrowej formie. Należy jednak pamiętać, że zanim zdecydujemy się na taki krok, dobrze wiedzieć, jakie obowiązują określone wymogi prawne.

Obowiązek przechowywania faktur w formie elektronicznej określa przepis z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim faktury elektroniczne muszą być wystawione i przechowywane w sposób zapewniający dostępność, integralność i czytelność przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej może przynieść także wiele korzyści. Przede wszystkim, umożliwia ona szybki i łatwy dostęp do faktur, bez konieczności przeszukiwania papierowych dokumentów. Dodatkowo, dzięki digitalizacji faktur, można zaoszczędzić miejsce i zmniejszyć ilość papieru w biurze, co przekłada się na korzyści dla środowiska.

Warto zauważyć, że nie każdy sposób przechowywania dokumentów elektronicznych jest dopuszczalny. Aby faktury elektroniczne były zgodne z wymaganiami prawnymi, muszą być podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub zaopatrzone w czasową pieczęć elektroniczną. Dzięki temu mamy pewność, że dokument nie został zmieniony po jego wystawieniu.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że przepisy prawne zezwalają na przechowywanie faktur w formie elektronicznej tylko wtedy, gdy zostały spełnione określone wymagania. Przechowywanie w inny sposób może skutkować sankcjami finansowymi. Dlatego przed podjęciem decyzji o przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, warto dokładnie zapoznać się z przepisami prawa i upewnić się, że sposób ten jest dla nas odpowiedni.

W przypadku przechowywania faktur w formie papierowej należy pamiętać o ich właściwym zabezpieczeniu przed zniszczeniem lub kradzieżą. Faktury powinny być przechowywane w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione. Zaleca się także wykorzystanie szaf lub szafek ognioodpornych, co zapewni ochronę dokumentów w przypadku pożaru.

Przechowywanie faktur sprzedaży z Ekoakta

Jeśli potrzebujesz pomocy w przechowywaniu faktur sprzedaży, warto skorzystać z usług profesjonalistów. Ekoakta oferuje nie tylko digitalizację faktur, ale także ich kompleksową obsługę, w tym przechowywanie w bezpiecznym magazynie oraz pełne zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z naszych usług, możesz mieć pewność, że Twoje faktury są w najlepszych rękach. Nasza firma od lat działa w pełni zgodnie z wymaganiami prawnymi, co oznacza, że ich usługi są w pełni legalne i gwarantują pełną ochronę danych.

Zachęcamy do kontaktu z Ekoakta i skorzystania z ich usług. Dzięki temu możesz mieć pewność, że Twoje faktury będą przechowywane w sposób bezpieczny i łatwo dostępny w każdej chwili.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.