Wiele firm i instytucji przechowuje ważne informacje. Wszystkie dokumenty, które dotyczą danych osobowych, ale również kwestii finansowych, prawnych czy medycznych wymagają szczególnego podejścia. Wrażliwe dane nie mogą dostać się do wiadomości osób niepowołanych, a po upływie określonego przez ustawodawcę czasu konieczne jest ich usunięcie. Aby zapanować nad dużą ilością informacji, warto zadbać o ich odpowiednie uporządkowanie. Dzięki temu możliwe jest nie tylko sprawne odszukanie potrzebnych w danej chwili dokumentów, ale również ich skuteczna utylizacja w momencie, kiedy przyjdzie na to pora. Można zdecydować się na samodzielne zarządzanie archiwum, ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania profesjonalistom.
Jak uporządkować dokumenty?
Warto mieć świadomość, jak archiwizować dokumenty w firmie. Organizacja akt biurowych nie jest wcale taka prosta. W każdej firmie przetwarzanych jest bardzo wiele informacji. W zależności od rodzaju akt ich czas przechowywania może się różnić. Dlatego właśnie niezbędne jest zachowanie porządku w archiwum. Można oczywiście podjąć próbę samodzielnej organizacji dokumentacji, trzeba jednak pamiętać o tym, że wymaga to bardzo dużej systematyczności. Nie zawsze osoby zatrudnione w firmie mają wystarczające kompetencje do tego, aby prowadzić archiwum. Zaniedbania w tym obszarze mogą prowadzić do daleko idących konsekwencji, włącznie z odpowiedzialnością karną. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy chronione informacje przedostaną się do wiadomości osób niepowołanych. Często zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa przechowywania danych w siedzibie firmy jest po prostu niemożliwe. Innym problemem związanym z samodzielnym prowadzeniem archiwum często okazuje się niewystarczająca ilość przestrzeni biurowej. Dotyczy to szczególnie dużych, prężnie działających organizacji. Ze względu na trudności związane z samodzielną organizacją archiwum, najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie jego prowadzenia zewnętrznej firmie.
Jak układać dokumenty w teczce do archiwum?
Wiele osób zastanawia się, jak układać dokumenty w teczce do archiwum. Funkcjonalne archiwum musi być przede wszystkim odpowiednio uporządkowane. Jednym z elementów, które pozwalają na skuteczne posegregowanie akt, są teczki. Warto zwracać uwagę, aby wybierać trwałe i odporne na uszkodzenia egzemplarze. Najlepiej sprawdza się tektura i plastik. Na każdej teczce należy umieścić etykietę z tytułem, datą oraz opisem zawartości. Warto także umieścić na teczce spis treści. Może to znacząco ułatwić późniejsze odnalezienie potrzebnych dokumentów. Jeśli to możliwe, warto układać dokumenty chronologicznie. Należy także pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu akt przed oddziaływaniem wilgoci, kurzu czy światła słonecznego. W razie potrzeby można użyć plastikowych wkładek lub kopert do ochrony pojedynczych dokumentów. W sprzedaży znajdują się teczki w różnych kolorach, co może stanowić dodatkowe ułatwienie w odpowiedniej organizacji akt. Często wyposażone są one ponadto w rozmaite sposoby zamykania. Warto jednak pamiętać, że porządkowanie dokumentów jest znacznie bardziej złożonym procesem, szczególnie jeśli informacji jest dużo. Ułożenie ich w teczkach nie jest wystarczające.
Organizacja dokumentów biurowych — jak przebiega?
Warto wiedzieć, jak uporządkować dokumenty, nie trzeba tego jednak robić tego samodzielnie. Profesjonalna archiwizacja dokumentów stanowi nieocenioną pomoc dla wielu przedsiębiorców. Stosowana procedura jest przewidywalna i czytelna dla wszystkich. Na początku konieczne jest zakwalifikowanie akt do kategorii A lub B. Kolejny krok to opracowanie dokumentacji poprzez przyporządkowanie jej do określonej grupy rzeczowej. Następnie konieczne jest uformowanie chronologiczne i tematyczne jednostek (w tym celu można użyć segregatorów, pudeł i teczek). Oznaczanie akt odbywa się poprzez umieszczenie na wierzchniej stronie nazwy instytucji i komórki, znaku i tytułu akt, lub odtworzenie tytułu teczek zgodnie z zawartością aktową. Archiwizacja wymaga ponadto nadania terminu przechowywania dla dokumentów kategorii B oraz spakowania ich do specjalnych pudeł archiwizacyjnych. Następny krok polega na brakowaniu akt kat. B, których okres przechowywania już minął. Prawidłowe niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399. Ostatnim krokiem jest nadanie topografii dokumentacji w archiwum klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt. Umożliwia to pracownikom firmy swobodne korzystanie z uporządkowanego przez specjalistów archiwum. Warto również mieć świadomość, że można zdecydować się na digitalizację akt. Jest to dosyć drobiazgowy proces, który wymaga dużej skrupulatności, pozwala jednak korzystać z zapisanych informacji z dowolnego miejsca na świecie. Jak widać, organizacja dokumentów biurowych wymaga dużej systematyczności i znajomości różnorodnych przepisów.
Dlaczego warto zlecić prowadzenie archiwum zewnętrznej firmie?
Również przechowywanie akt w archiwum zewnętrznym jest bardzo przydatną usługą, która pozwala zaoszczędzić miejsce i uniknąć niepotrzebnego stresu. Warto zdecydować się na skorzystanie z takiego ułatwienia. Dzięki powierzeniu dokumentacji specjalistom możliwe jest zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym rozporządzeniem UE ws. ochrony danych osobowych RODO. Akta przechowywane są ponadto w sposób, który odpowiada standardom ISO 27001. Nie trzeba również ponosić kosztów utrzymywania powierzchni przeznaczonej do składowania dokumentów. Profesjonalni archiwiści legitymują się dyplomem ukończenia kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia. Zatrudnione w naszej firmie osoby odbywają ponadto regularne uzupełniające szkolenia z zakresu archiwistyki oraz bezpieczeństwa. Co istotne, wszyscy posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązani są do zachowania tajemnicy. Dzięki temu nie musisz się obawiać wycieku wrażliwych informacji.
Jakiego rodzaju dokumenty można powierzyć profesjonalistom?
Pomagamy w porządkowaniu wszystkich rodzajów akt. Profesjonalna usługa porządkowania archiwum umożliwia sklasyfikowanie dokumentów archiwalnych kategorii A, niearchiwalnych kategorii B (B50-B5, BE, BC), technicznych i kadrowych. Na wszystkich etapach archiwizacja przebiega w oparciu o firmowe instrukcje kancelaryjne oraz obowiązujące przepisy prawa. Dokumentacja zostaje profesjonalnie oznaczona i zapakowana do pudeł archiwizacyjnych. Taki sposób postępowania sprawia, że odszukanie konkretnych informacji nie powinno stanowić dla nikogo problemu. Warto również wspomnieć o tym, że dzięki profesjonalnej archiwizacji dokumentów znacznie łatwiej wytypować akta przeznaczone do zniszczenia. Terminowa i bezpieczna utylizacja dokumentacji jest niezwykle istotna. Aby jednak dopilnować nałożonego przez ustawodawcę obowiązku niszczenia akt, trzeba pamiętać, kiedy to zrobić. Również z tej przyczyny dokładnie opisana dokumentacja znacząco ułatwia prowadzenie firmy. Dla wielu przedsiębiorców porządkowanie akt stanowi bardzo duże wsparcie.
