Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudniać zawarcie lub utrzymanie kluczowych kontraktów, a w rezultacie obniżyć przychody. Dlatego o sprawny obieg dokumentacji firmowej dbają nie tylko największe spółki giełdowe, ale także średnie i małe firmy. Skuteczną metodą rozwiązania tego problemu jest oddanie specjalistom pierwszego ogniwa w procesie zarządzania informacją, tj. obsługi firmowej korespondencji. W ten prosty sposób kadra zarządzająca zapewni sobie realizację celów biznesowych, a jednocześnie zminimalizuje poziom stresu w organizacji.

Kluczowe znaczenie obiegu dokumentów

Proces ten ma kluczowe znaczenie, gdyż to od niego zależy sprawność i tempo przepływu informacji w przedsiębiorstwie. Jak powszechnie wiadomo – czas to pieniądz. Dlatego szybki i bezkolizyjny obieg dokumentów już na etapie ich wpłynięcia do firmy może niejednokrotnie przesądzać o „być albo nie być” każdej organizacji. W związku z tym kancelaria pocztowa nie może być traktowana jako obszar mało istotny i niegodny uwagi, gdyż to przez nią przepływa wartki strumień dokumentów. Wadliwy system w tym zakresie daje czasem o sobie znać dopiero wówczas, gdy przełoży się na ewidentne straty wynikające z nieterminowego przekazania lub wręcz zagubienia pism urzędowychdokumentów sądowych czy windykacyjnych. Kolejnym newralgicznym obszarem jest zachowanie poufności. Straty, które może wywołać przekazanie ważnych dokumentów finansowych czy personalnych niewłaściwej osobie mogą być trudne do oszacowania. Jeśli jednak zadbamy o wcześniejsze usprawnienie działania kancelarii pocztowej, nie tylko zapobiegniemy dziurom w budżecie i utracie image, ale zapewnimy organizacji dodatkowe zyski finansowe i wizerunkowe.

Zarządzanie dokumentami – różne warianty

Pojęcie kancelarii pocztowej (ang. Mailroom Services) obejmuje wszelkie procesy związane z obsługą oraz zarządzaniem korespondencją przychodzącą i wychodzącą w firmie.

Należą do nich między innymi:

  • przyjmowanie poczty i przesyłek kurierskich
  • dalsze sortowanie otrzymanych materiałów
  • skanowanie i rejestracja dokumentacji papierowej w systemach komputerowych
  • dystrybucję oraz wewnętrzne usługi kurierskie
  • odbiór poczty od klientów wewnętrznych i zarządzanie jej nadawaniem
  • obsługę akcji mailingowych i/lub marketingowych

Wszystkie usługi Mailroom Services oferowane są w systemie modułowym, dzięki czemu możliwe jest wybranie osobnych modułów lub ich kombinacji, a sama obsługa kancelarii pocztowej może odbywać się zarówno w siedzibie klienta lub w Ekoakta. Obydwa schematy zakładają wykorzystanie zarządzania obiegiem dokumentów online oraz równoczesną archiwizację oryginałów.

Kancelaria pocztowa w najlepszych rękach

Gdy już uświadomiliśmy sobie znaczenie kancelarii pocztowej, warto rozważyć powierzenie procesów z nią związanych profesjonalnemu partnerowi. Taki krok pozwoli nam na skorzystanie z najbardziej optymalnych rozwiązań, jakie w sektorze BPO (Business Process Outsourcing) były przez lata wypracowane na rzecz zleceniodawców.

Należą do nich między innymi:

  • redukcja i kontrola kosztów operacyjnych
  • usprawnienie obiegu dokumentów i zwiększenie wydajności pracowników
  • przejrzystość i optymalizacja kosztów opłat pocztowych, kurierskich oraz transportu
  • uwolnienie zasobów wewnętrznych (w przypadku obsługi poczty poza siedzibą przedsiębiorstwa) w celu skoncentrowania się na działalności podstawowej firmy
  • zapewnienie elastyczności dysponowania zasobami osobowymi
  • uzyskanie lepszej kontroli nad ciągłością działań przedsiębiorstwa

Outsourcing kancelarii pocztowej w 3 prostych krokach  

Bez względu na wybrany model współpracy firma Ekoakta zawsze rozpoczyna swoje działania od dokładnej analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Na tej podstawie proponujemy optymalne i elastycznie dobrane usługi. We współpracy z Klientem stworzony zostanie katalog niezbędnych zadań i wymagań. Ostatni krok to wdrożenie usługi po wspólnym uzgodnieniu jej kształtu i rozpoczęcie czerpania z tego tytułu licznych korzyści.

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie księgowość powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 1

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Sposób na optymalizację kosztów, podniesienie sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów - część 2

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica