Skanowanie dokumentów - Archiwum elektroniczne

Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?

Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.

Dlaczego skanowanie dokumentów jest tak ważne?

• W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową – przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
• Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną – tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
• Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
• Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej – przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty.

Skanowanie dokumentów – co możemy dla Ciebie zrobić?

• Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych – nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
• Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika.
• Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
• Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
• Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.

Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?

• Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
• Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
• Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
• Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób – nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.

Skanowanie dokumentów – co jeszcze możemy zrobić?

• Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
• Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
• Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
• Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.

Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

• Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów – archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu.
• Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania.
• Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej – nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
• Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna –  nie martwisz się o miejsce.
• Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
• Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
• Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
• Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
• Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
• Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
• Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
• Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta – uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.

Skanowanie dokumentów Warszawa Wrocław

W firmie Ekoakta wykonujemy masowe skanowanie dokumentów – całych archiwów, zapasów dokumentacji.

Jak zrobić skan dokumentu

Do wykonania skanu dokumentu potrzebujemy oczywiście skanera o wysokiej rozdzielczości skanowania wyrazonej w dpi – (punktów światłoczułych na cal) bądź lustrzankę z matrycą o wysokiej rozdzielczości. W przypadku większej ilości skanów (skanowanie większych zbiorów) warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w dużej ilości skanów.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Zeskanowane i zdigitalizowane dokumenty możemy przechowywać w systemie elektronicznego archiwum dokumentów dzięki czemu będziemy mieli do nich dostęp cały czas – w wygodnej cyfrowej wersji.