Masowe skanowanie dokumentów - przetwarzanie dokumentów papierowych w elektroniczne obrazy
Korzystaj bezpiecznie i wygodnie z elektronicznego archiwum
Zmniejsz koszty nawet o 30%
Wykwalifikowany i zweryfikowany personel
Przetwarzasz dokumenty zgodnie z RODO
Skorzystaj z 18 lat doświadczenia w Polsce

Jak to robimy?

1
Bezpłatny audyt i ustalenie zakresu usług
określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika
2
Elektroniczne archiwum - metodologia
przygotowanie metodologii dla stworzenia archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
3
Spakowanie i bezpieczny transport
spakowanie i protokolarny odbiór dokumentów przeznaczonych do skanowania i bezpieczny transport do miejsca realizacji usługi
4
Przygotowanie do skanowania
wyjęcie dokumentów z segregatorów, teczek, koszulek foliowych, rozszycie i umieszczenie barkodów
8
Przechowywanie zeskanowanych dokumentów
przechowanie zeskanowanych dokumentów w profesjonalnych archiwach Ekoakta
7
Przeprowadzenie szkolenia
przeprowadzenie szkolenia pozwalającego sprawnie i efektywnie korzystać z elektronicznego archiwum
6
Umieszczenie plików w elektronicznym archiwum
umieszczenie plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją
5
Digitalizacja i indeksowanie dokumentów
opis rzeczowy plików i zapis w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne)

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?

Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.

Dlaczego skanowanie dokumentów jest tak ważne?

  • W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową – przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
  • Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną – tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
  • Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
  • Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej – przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty.

Skanowanie dokumentów – co możemy dla Ciebie zrobić?

  • Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych – nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
  • Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika.
  • Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
  • Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
  • Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.

Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?

  • Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
  • Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
  • Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
  • Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób – nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.

Skanowanie dokumentów – co jeszcze możemy zrobić?

  • Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
  • Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
  • Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
  • Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.

Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

  • Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów – archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu.
  • Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania.
  • Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej – nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
  • Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna –  nie martwisz się o miejsce.
  • Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
  • Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
  • Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
  • Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
  • Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
  • Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
  • Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
  • Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta – uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.

Skanowanie dokumentów Warszawa Wrocław

W firmie Ekoakta wykonujemy masowe skanowanie dokumentów – całych archiwów, zapasów dokumentacji.

Jak zrobić skan dokumentu

Do wykonania skanu dokumentu potrzebujemy oczywiście skanera o wysokiej rozdzielczości skanowania wyrazonej w dpi – (punktów światłoczułych na cal) bądź lustrzankę z matrycą o wysokiej rozdzielczości. W przypadku większej ilości skanów (skanowanie większych zbiorów) warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w dużej ilości skanów.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Zeskanowane i zdigitalizowane dokumenty możemy przechowywać w systemie elektronicznego archiwum dokumentów dzięki czemu będziemy mieli do nich dostęp cały czas – w wygodnej cyfrowej wersji.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.