Osuszanie dokumentów po zalaniu dla firm i instytucji

Osuszanie dokumentów może okazać się konieczne, jeśli zostały one narażone na działanie wilgoci. Różnego rodzaju sytuacje losowe mogą doprowadzić do ich zamoczenia. Pomieszczenia mogą zostać zalane, ale również awarie systemów klimatyzacji lub nawilżaczy powietrza stanowią potencjalne zagrożenie. Aby skutecznie osuszyć dokumenty, należy posłużyć się specjalistycznym sprzętem, który chroni go przed dalszymi uszkodzeniami. Jeśli masz dokumenty, które zostały zalane lub narażone na wilgoć, możesz skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się konserwacją i odzyskiwaniem, która może pomóc w odpowiednim procesie osuszania.

Osuszanie dokumentów — dlaczego warto się zdecydować?

Ze względu na to, że czas przechowywania dokumentów regulują przepisy prawa, ich przedwczesne zniszczenie stanowi duży problem. Niestety, nawet dobrze prowadzone archiwum może zostać zalane. Niezależnie od tego, w jaki sposób akta zostaną zamoczone, przywrócenie ich do poprzedniego stanu jest sporym wyzwaniem. W wielu przypadkach można je jednak uratować. Warto mieć świadomość, że problematyczne nie jest działanie samej wody, ale rozkładającej celulozy grzybni, która powstaje z zarodników pleśni. Aby nie doszło do zniszczenia ważnych akt, trzeba więc działać szybko. Przedstawiciele firm i instytucji, którzy są odpowiedzialni za los ważnych dokumentów, mogą spróbować samodzielnie poradzić sobie z problemem, ale dużo lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z profesjonalnej pomocy. Wykorzystanie najnowocześniejszych technologii pozwala na przywrócenie akt do idealnego stanu. Powierzenie nam nośników, na których zapisane są wrażliwe informacje nie stanowi żadnego zagrożenia, a może zapobiec wielu problemom.

Osuszanie dokumentów po zalaniu — w jaki sposób?

Osuszanie dokumentów po zalaniu odbywa się w kilku krokach. Do klienta należy jedynie konieczność złożenia zlecenia. Można to zrobić telefonicznie lub online. Następnie zniszczone materiały są zabezpieczane i umieszczane w specjalistycznych pojemnikach. Kolejnym krokiem jest zamrożenie dokumentacji. Papier poddany działaniu niskiej temperatury nie jest zagrożony dalszą degradacją. Można w ten sposób uniknąć sklejenia kartek i rozmycia zapisów w wyniku zahamowania procesów biologicznych. Doskonale chronione pojemniki transportowane są do siedziby naszej firmy pod nadzorem systemu inwigilacji satelitarnej. Za nadzorowanie tego procesu odpowiedzialny jest doskonale wyszkolony konwojent, nie ma więc obaw, że w czasie jazdy dojdzie do niekontrolowanego wycieku danych.  Następnym krokiem jest osuszanie akt w procesie sublimacji. Zamrożona woda jest natychmiastowo odparowywana. Sterylizacja promieniami gamma pozwala usunąć bakterie, pleśń i zarodniki grzybów, które pojawiają się wskutek zawilgocenia. Poddaną tym procesom dokumentację zwracamy instytucji, która nam je przekazała. Dokumentacja jest w pełni oczyszczona, co zostaje potwierdzone specjalnym certyfikatem badania mikrobiologicznego. Jeśli interesuje Cię osuszanie dokumentów — cena będzie mieć na pewno duże znaczenie. Zapoznaj się z naszą ofertą, a na pewno się nie rozczarujesz. Nie jest to jedyna usługa, którą proponujemy naszym klientom. Warto również zapoznać się z innymi opcjami. Wśród dostępnych możliwości znajdują się profesjonalne porządkowanie akt, przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy oraz utylizacja już niepotrzebnych danych.

Zalety archiwizacji dokumentów

Zlecenie archiwizacji dokumentów zewnętrznej firmie wiąże się z wieloma korzyściami. Można wśród nich wymienić zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami. Jest to niezwykle istotne, ponieważ pozwala uniknąć nałożenia dotkliwych kar. Trzeba ponadto zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych danych. Wykwalifikowani specjaliści mają kompetencje umożliwiające stworzenie czytelnej architektury informacji w organizacji. Profesjonalna archiwizacja dokumentacji pozwala na uporządkowanie akt w taki sposób, aby każdy mógł szybko odnaleźć poszukiwane informacje. Sprzyja temu czytelna procedura, którą stosują zatrudnieni w Ekoakta specjaliści. Na początku konieczne jest zakwalifikowanie akt do kategorii A lub B. Następnie dokumentacja musi zostać odpowiednio opracowana poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej. Dokumentacja jest porządkowana chronologiczne i tematycznie (wkładana do teczek, segregatorów i pudeł). Kolejny krok to oznaczane akt poprzez umieszczenie na wierzchniej stronie nazwy instytucji i komórki, znaku i tytułu akt, lub odtworzenie tytułu teczek zgodnie z zawartością aktową. Archiwizacja wymaga również nadania terminu przechowywania dla dokumentów kat. B oraz spakowania akt do pudeł archiwizacyjnych. Warto pamiętać również o tym, że akta, których okres przechowywania już minął, powinny zostać zniszczone zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399. Nadanie topografii dokumentacji w archiwum klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt sprawia, że zleceniodawca może w łatwy sposób odszukać informacje. Tak skonstruowane archiwum jest proste w obsłudze także dla osób, które nie zajmują się na co dzień kwestiami związanymi z porządkowaniem danych.

Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy

Przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy wiąże się z licznymi zaletami. Archiwum nie tylko zyskuje przejrzystą strukturę, ale jest również znacznie lepiej chronione przed dostępem niepowołanych osób. Poziom bezpieczeństwa informacji jest w tym wypadku zgodny ze standardem ISO 27001. Akta znajdują się w doskonale chronionych budynkach, do których dostęp ograniczają takie zabezpieczenia, jak system śluz, wideo-monitoring i lokalna całodobowa ochrona. Obiekty są ponadto wyposażone w specjalne instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Co równie istotne, w pomieszczeniach kontrolowana jest temperatura i wilgotność powietrza, dzięki czemu nie trzeba obawiać się, że dojdzie do zniszczenia akt. W budynkach znajdują się ponadto specjalne strefy do przechowywania poufnych dokumentów oraz elektronicznych nośników informacji. Archiwizacją akt zajmuje się specjalnie wyszkolony personel. Wszystkie zatrudnione osoby posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązane są do zachowania tajemnicy. Praca poszczególnych osób nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Wszystko odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Można wśród nich wymienić obowiązujące w całej Europie ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Nie jest to jednak jedyna regulacja, której należy przestrzegać. W zależności od tego, czego dotyczą przechowywane dokumenty, zastosowanie w ich wypadku znajdują również szczegółowe przepisy prawa krajowego. Nie należy również zapominać o tym, że dużą zaletą przechowywania akt poza siedzibą firmy jest możliwość zaoszczędzenia miejsca w biurze. W wielu przypadkach jest to nieocenione ułatwienie, szczególnie jeśli w organizacji przetwarzane są duże ilości informacji. Zleceniodawca nie ponosi kosztów utrzymywania powierzchni do składowania akt.