- Masowe skanowanie dokumentów papierowych z wykorzystaniem wysokowydajnych skanerów gwarantujących dużą wydajność i wysoką jakość.
- Przetwarzanie wszelkich dokumentów archiwalnych, jak również dokumentacji bieżącej, np. faktur, teczek personalnych, umów, korespondencji, map w formatach od C7 do A0, zarówno kolorowych jak
i czarno-białych, w wersji jedno i dwustronnej. - Rozpoznawanie kodów paskowych, wykrywanie i eliminacja pustych stron, zamiana ich kolejności, dzielenie lub scalanie dokumentów bądź stron
w jedną całość, kompresja, obrót i czyszczenie obrazu oraz ręczna, półautomatyczna i automatyczna indeksacja dokumentów. - Udostępnianie różnych formatów danych wyjściowych (np. PDF, TIFF, JPG)
z załączonym plikiem indeksów w postaci np. XML, TXT lub ‘csv’, Access, Excel
i inne. - Transfer danych do elektronicznego systemu obiegu dokumentów klienta (workflow, FK, ERP, CRM) w trybie jednorazowym lub na bieżąco za pośrednictwem bezpiecznego serwera SFTP, alternatywnie najprostszy wariant tzn. repozytorium obrazów z przeglądarką na nośniku zewnętrznym.
- Udostępnienie przyjaznego i intuicyjnego interfejsu online, który poprzez bezpieczne, szyfrowane łącze umożliwia łatwe wykorzystanie zasobów umieszczonych w repozytorium.
- Doradztwo i wsparcie wdrażania procesów biznesowych opartych na elektronicznym obiegu dokumentów.
W celu zapewnienia najwyższej jakości i bezpieczeństwa usług, nasz personel:
- odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych
- jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości
i bezpieczeństwa - zobowiązuje się do zachowania tajemnicy
- posiada zaświadczenie o niekaralności
Współpraca oparta na zaufaniu:
- systemowe i kompleksowe podejście do zarządzania dokumentami
i informacją - profesjonalizm i fachowość wiodącego dostawcy usług
- działania oparte o przepisy prawa i indywidualne potrzeby klientów
- możliwość prowadzenia wydajnej i skutecznej kontroli
Elektroniczne archiwum wdrażane przez Ekoakta pozwala organizacjom zbudować centralne i bezpieczne środowisko przechowywania dokumentów cyfrowych, które wspiera nowoczesny model pracy i zarządzania informacją. Rozwiązanie to jest stosowane w firmach, które chcą uporządkować dane po procesach digitalizacji lub wdrożyć w pełni elektroniczny obieg dokumentów. W praktyce elektroniczne archiwum obejmuje zaprojektowanie struktury repozytorium, konfigurację ról użytkowników, polityk dostępu oraz zasad przechowywania danych. Wykorzystywane są systemy najwyższej klasy, moduły wersjonowania dokumentów, rejestry zdarzeń oraz narzędzia do wyszukiwania pełnotekstowego. Archiwum może zostać zintegrowane z systemami ERP, HR, finansowymi oraz platformami workflow, co umożliwia automatyczne przekazywanie dokumentów do repozytorium. Całość funkcjonuje w oparciu o procedury zgodne z RODO oraz normami bezpieczeństwa informacji. Dzięki elektronicznemu archiwum organizacja zyskuje pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentów, łatwe audytowanie operacji oraz możliwość pracy na jednym, spójnym źródle danych w całej firmie.
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?
Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.
Dlaczego skanowanie dokumentów jest tak ważne?
- W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową – przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
- Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną – tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
- Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
- Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej – przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty.
Skanowanie dokumentów – co możemy dla Ciebie zrobić?
- Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych – nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
- Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika.
- Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
- Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
- Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.
Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?
- Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
- Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
- Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
- Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób – nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.
Skanowanie dokumentów – co jeszcze możemy zrobić?
- Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
- Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
- Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
- Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.
Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?
Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda
- Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów – archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu.
- Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania.
- Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej – nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
- Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna – nie martwisz się o miejsce.
- Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
- Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
- Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
- Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
- Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
- Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
- Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
- Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta – uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.
Skanowanie dokumentów Warszawa Wrocław
W firmie Ekoakta wykonujemy masowe skanowanie dokumentów – całych archiwów, zapasów dokumentacji.
Jak zrobić skan dokumentu
Do wykonania skanu dokumentu potrzebujemy oczywiście skanera o wysokiej rozdzielczości skanowania wyrazonej w dpi – (punktów światłoczułych na cal) bądź lustrzankę z matrycą o wysokiej rozdzielczości. W przypadku większej ilości skanów (skanowanie większych zbiorów) warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w dużej ilości skanów.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Zeskanowane i zdigitalizowane dokumenty możemy przechowywać w systemie elektronicznego archiwum dokumentów dzięki czemu będziemy mieli do nich dostęp cały czas – w wygodnej cyfrowej wersji.
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
