Baza wiedzy

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów w firmie

Z upływem czasu i rozwojem każdej firmy, obserwujemy gwałtowny wzrost ilości generowanych dokumentów – zarówno tych tradycyjnych, papierowych, jak i elektronicznych. Ta progresja wywołuje naturalne zapotrzebowanie na sprawniejszy i bardziej bezpieczny system obiegu dokumentów w firmie. Kluczowym wyzwaniem staje się zatem efektywna optymalizacja zarządzania tymi zasobami, co bezpośrednio wpływa na funkcjonowanie wielu działów firmy oraz na ogólne koszty obsługi dokumentacji. Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie? Sprawdź, czytając nasz wpis na blogu.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to nowoczesne rozwiązanie, które zyskuje na popularności. Jego zastosowanie przynosi szereg korzyści, z których kluczowe to zwiększenie efektywności procesów, oszczędność czasu oraz poprawa bezpieczeństwa danych. Implementacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia szybki dostęp do potrzebnych informacji, automatyzację wielu procedur oraz znaczącą redukcję użycia papieru.

Proces obiegu dokumentów w małych i większych firmach

Proces obiegu dokumentów w każdej organizacji powinien być dokładnie zdefiniowany i zoptymalizowany w taki sposób, aby wspierać bieżącą działalność firmy, a jednocześnie zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Istotne jest, aby zasady obiegu dokumentów w firmie były jasne dla wszystkich pracowników oraz aby system ten był regularnie aktualizowany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb organizacji.

Kluczowym aspektem jest tu także procedura obiegu dokumentów w firmie, która powinna uwzględniać wszystkie etapy przepływu dokumentów – od ich tworzenia, przez zatwierdzanie, aż po archiwizację. Dobra organizacja tego procesu przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy, eliminuje ryzyko błędów i pozwala na lepsze zarządzanie czasem pracy.

Jakie znaczenie ma obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmie ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania organizacji. Nie tylko usprawnia on codzienne zadania, ale również wpływa na zachowanie transparentności procesów biznesowych, co jest niezbędne z punktu widzenia audytów, kontroli jakości i zgodności z przepisami prawa.

Jednocześnie, rosnące zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do dokumentów przekłada się na wzrost kosztów ich obsługi. To z kolei skłania wiele przedsiębiorstw do szukania nowych, bardziej efektywnych rozwiązań, takich jak outsourcing usług związanych z obiegiem dokumentów.

Zlecanie zarządzania dokumentacją zewnętrznym firmom, jak EkoAkta, pozwala na skupienie się na kluczowych zadaniach biznesowych, jednocześnie zapewniając profesjonalną obsługę procesów dokumentacyjnych. Taka współpraca przynosi oszczędności czasu i środków, redukując koszty związane z archiwizacją, skanowaniem czy bezpiecznym niszczeniem dokumentów, i może skutkować nawet 50% redukcją dotychczasowych wydatków.

Ostatecznie, optymalizacja procesu obiegu dokumentów w firmie przekłada się na zwiększenie sprawności operacyjnej, poprawę bezpieczeństwa danych oraz na oszczędności finansowe, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2024 Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Ustawienia Cookies  |  Projekt i realizacja: Internetica