Brakowanie dokumentów niearchiwalnych może wydawać się wymagającym zadaniem. Jednak nie w momencie, gdy decydujesz się na współpracę z naszą firmą. Przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po korku. Skorzystaj z naszego doświadczenia i skup się na tym, co naprawdę ważne.
Dokumentacja niearchiwalna, co to takiego?
Dokumentacją niearchiwalną określa się te dokumenty, które są tworzone na potrzeby bieżącego funkcjonowania firmy lub instytucji i mają znaczenie wyłącznie przez określony czas. Nie stanowią one materiałów o trwałej wartości archiwalnej, dlatego nie podlegają przechowywaniu bezterminowemu.
Po upływie ustawowego okresu retencji dokumenty te mogą zostać wycofane z zasobu i skierowane do zniszczenia w ramach procesu brakowania. W praktyce oznacza się je kategorią „B” wraz z liczbą lat obowiązkowego przechowywania lub symbolami „BC” i „BE”, które wskazują odpowiednio bardzo krótką przydatność albo konieczność dodatkowej oceny archiwalnej przed zniszczeniem.
Do dokumentacji niearchiwalnej zaliczają się przede wszystkim materiały wykorzystywane w codziennej pracy organizacji. Są to m.in.:
- akta kadrowe i płacowe,
- wybrane dokumenty księgowe,
- dokumentacja szkolna czy szkoleniowa,
- robocze zestawienia,
- kopie,
- notatki i wydruki pomocnicze.
Po zakończeniu procesów takich jak rozliczenia, kontrole czy sporządzanie sprawozdań dokumenty te przestają pełnić funkcję dowodową lub informacyjną. Oznacza to, że po spełnieniu wymogów prawnych nie ma potrzeby ich dalszego przechowywania.
Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to nie tylko sprawa porządkowa, ale przede wszystkim proces regulowany przepisami. Zanim jakiekolwiek dokumenty trafią do zniszczenia, należy sprawdzić, czy ich okres przechowywania już minął oraz czy nie posiadają one wartości dowodowej, prawnej czy historycznej.
Podstawą do podjęcia takich działań są kwalifikatory dokumentacji lub rzeczowe wykazy akt, które przyporządkowują każdemu rodzajowi dokumentu odpowiednią kategorię archiwalną oraz minimalny czas jego przechowywania. Po upływie tego okresu dokumenty mogą zostać wytypowane do brakowania, jednak w wielu przypadkach wymagana jest formalna zgoda odpowiedniego archiwum państwowego. Dotyczy to zwłaszcza jednostek sektora publicznego, uczelni, placówek medycznych czy urzędów.
Zanim wystąpisz o zgodę, musisz przygotować pełną dokumentację procesu: wykazy akt przeznaczonych do brakowania, formularze ewidencyjne, a czasem także opinię archiwisty.
Po otrzymaniu odpowiedniej zgody, należy poddać dokumenty procesowi niszczenia. Wiele organizacji, niezależnie od branży, decyduje się powierzyć ten proces naszej firmie, aby mieć pewność, że całość przebiega zgodnie z przepisami, bez ryzyka i zachowaniem bezpieczeństwa.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku
Gdy uzyskasz już zgodę na brakowanie dokumentów przystępujemy do ich bezpiecznego odbioru z Twojej siedziby. Zapewniamy transport w specjalnych, plombowanych pojemnikach, który jest monitorowany na każdym etapie: od siedziby Twojej firmy aż do naszego centrum. W razie potrzeby możliwe jest także przeprowadzenie niszczenia mobilnego na terenie Twojej firmy, bez potrzeby przewożenia dokumentów poza jej mury.
Proces niszczenia odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodnie z normą DIN 66399. Po zakończeniu wystawiamy certyfikat zniszczenia, który może stanowić potwierdzenie do celów formalnych czy kontrolnych.
Dlaczego warto współpracować z EkoAkta?
Jeśli szukasz odpowiedniego partnera do zarządzania cyklem życia Twojej dokumentacji firmowej, w tym do jej niszczenia, sprawdź koniecznie atuty EkoAkta:
- działamy na rynku od ponad 20 lat,
- gwarantujemy pełne ubezpieczenie OC,
- pracujemy zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami archiwalnymi,
- nasz zespół to doświadczeni specjaliści ds. archiwizacji i niszczenia dokumentów,
- zapewniamy pełną dokumentację i wsparcie na każdym etapie procesu.
Powierz nam swoje dokumenty, a zadbamy o nie z największą starannością: od momentu odbioru, aż po ich bezpieczne i zgodne z prawem zniszczenie. Wystarczy kontakt telefoniczny z doradcą EkoAkta, my zajmiemy się resztą.
