Baza wiedzy

Ustawa o ochronie danych osobowych a niszczenie dokumentów

Temat profesjonalnej ochrony danych osobowych pojawia się w przestrzeni publicznej już od lat. Chociaż dużo emocji budziło wprowadzone w 2016 roku unijne Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO), to temat był już popularny wiele lat wcześniej, a jego początki sięgają kilku dekad wstecz.

Rozważając aspekty prawne i proceduralne związane z ochroną danych osobowych, nie można pominąć aktualnych regulacji prawnych obowiązujących w Polsce, które są bezpośrednio wpisane w kontekst europejskiej polityki prywatności. Sprawdź, czy regulacje prawne określają sposób niszczenia dokumentów.

Aktualna Ustawa o Ochronie Danych Osobowych

10 maja 2018 roku oznaczył kolejny istotny moment w historii polskiego prawodawstwa dotyczącego ochrony danych osobowych. Wówczas to, Sejm RP VIII kadencji przyjął nową Ustawę o Ochronie Danych Osobowych, która zastąpiła poprzednią ustawę z 1997 roku.

Zmiana ta miała na celu dostosowanie polskiego prawa do wymogów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), które zaczęło obowiązywać w całej Unii Europejskiej. Zgodnie z nowymi przepisami, od dnia 25 maja 2018 roku, wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych osobowych muszą być zgodne z RODO, co oznacza znaczące wzmocnienie praw osób, których dane dotyczą.

Dodatkowo, ustawa wprowadziła nowy organ nadzorczy – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który ma za zadanie czuwać nad przestrzeganiem prawa w tym zakresie. Jest to istotne, ponieważ wzmocnienie roli organu nadzorczego zwiększa możliwości interwencji i nadzoru w przypadku naruszeń przepisów, a tym samym podnosi poziom ochrony danych osobowych w Polsce. W praktyce, wprowadzenie nowych regulacji zobowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze oraz instytucje publiczne do stosowania się do nowych zasad, co z kolei przekłada się na zwiększenie świadomości i odpowiedzialności w zakresie ochrony danych osobowych.

Ustawa o Ochronie Danych Osobowych 1997

Do maja 2018 roku w Polsce obowiązywała Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 29 sierpnia 1997 roku. Była to podstawowa norma regulująca kwestie związane z przetwarzaniem informacji osobowych w różnych aspektach życia gospodarczego i społecznego. Jednak wprowadzenie nowej ustawy w 2018 roku nie tylko zastąpiło poprzednią regulację, ale także znacząco rozszerzyło zakres ochrony danych osobowych, dostosowując polskie prawo do wymogów i standardów europejskich. Starania o zapewnienie wysokiego poziomu ochrony danych stały się więc bardziej kompleksowe i zintegrowane z polityką ochrony danych na szczeblu unijnym.

Warto również dodać, że staranne zarządzanie danymi, w tym ich archiwizacja i niszczenie dokumentów, staje się niezbędne nie tylko z punktu widzenia prawnego, ale także etycznego, zwłaszcza w dobie rosnącej cyfryzacji i automatyzacji przetwarzania informacji.

Polska polityka ochrony danych osobowych, a RODO

RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, jest ogólnoeuropejskim rozporządzeniem, które ma na celu unifikację zasad ochrony danych osobowych na terenie wszystkich państw członkowskich UE. Rozporządzenie to nie wymaga bezpośredniego podpisywania dokumentu, jakim jest polityka ochrony danych osobowych. Zamiast tego, art. 24 ust. 1 RODO nakłada na administratorów danych osobowych obowiązek wdrożenia odpowiednich polityk mających na celu zapewnienie i udowodnienie przestrzegania przepisów RODO.

Polska, implementując RODO przez nową ustawę, zobowiązała wszystkie podmioty gospodarcze do przestrzegania tych zasad, co zwiększa transparentność i bezpieczeństwo danych osobowych. Dzięki temu, osoby, których dane są przetwarzane, mają większą kontrolę nad przepływem informacji oraz większe możliwości dochodzenia swoich praw w razie ich naruszenia. Efektywne wdrożenie RODO oraz prawidłowe przechowywanie dokumentów i akt, wymaga ciągłego monitorowania i aktualizacji polityk ochrony danych przez administratorów.

Naruszenie ochrony danych osobowych — konsekwencje

Naruszenie ochrony danych osobowych może prowadzić do szeregu poważnych konsekwencji prawnych, w tym do nałożenia wysokich kar finansowych na organizacje, które nie przestrzegają obowiązujących przepisów. Efekty takiego naruszenia mogą być odczuwalne zarówno na poziomie reputacji firmy, jak i jej kondycji finansowej. Dlatego też zarówno przepisy krajowe, jak i RODO, nakładają na przedsiębiorstwa i instytucje obowiązek stosowania się do zasad ochrony danych osobowych oraz szybkiego reagowania na wszelkie zidentyfikowane naruszenia.

Z perspektywy prawnej, konsekwencje naruszenia mogą obejmować nie tylko kary pieniężne, które w niektórych przypadkach mogą osiągnąć nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa, ale również różnorodne sankcje administracyjne, takie jak nakazy, zakazy czy ostrzeżenia wydawane przez organy nadzorcze. Nałożenie takiej kary ma na celu przede wszystkim zapobieganie przyszłym wykroczeniom, poprzez stanowienie przykładu dla innych podmiotów na rynku.

Oprócz konsekwencji finansowych, naruszenie ochrony danych osobowych może również skutkować znaczącymi stratami operacyjnymi. Organizacje często muszą wdrożyć dodatkowe procedury bezpieczeństwa, przeprowadzić audyty wewnętrzne, a także ponieść koszty związane z zarządzaniem kryzysem, w tym doradztwem prawnym, komunikacyjnym oraz technicznym. Długoterminowo, naruszenie może również wpłynąć na zaufanie klientów i partnerów biznesowych, co może znacząco zaszkodzić pozycji rynkowej firmy i jej długofalowej zdolności do generowania przychodów.

W przypadku osób, których dane dotyczą, naruszenie może prowadzić do ryzyka oszustw, kradzieży tożsamości oraz innych form nadużycia informacji. W odpowiedzi na takie zdarzenia, zarówno organizacje, jak i osoby prywatne mogą domagać się odszkodowań, co dodatkowo zwiększa potencjalne straty finansowe dla firmy odpowiedzialnej za naruszenie.

Stosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych jest dzisiaj fundamentem prowadzenia biznesu na wysokim poziomie etycznym i profesjonalnym. Ekoakta, jako lider w dziedzinie kompleksowego zarządzania i ochrony dokumentów, oferuje rozwiązania, które nie tylko odpowiadają na potrzeby związane z przestrzeganiem aktualnych wymogów prawnych, ale także zapewniają spokój ducha poprzez profesjonalne usługi niszczenia dokumentów, archiwizacji, skanowania, czy nawet osuszania dokumentów. Dbając o wysokie standardy, oferujemy naszym klientom usługi, które stanowią gwarancję ochrony ich danych osobowych na każdym etapie zarządzania dokumentacją.

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
4 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Dowiedz się więcej

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgo...

Jakie dokumenty należy przechowywać 10 lat?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz własną firmę lub pracujesz w księgowości, czy kadrach, musisz wiedzieć, na czym polega przechowywanie dokumentów, ile lat trzeba je przechowywać i w jaki...

Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany...

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale takż...

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług Z...

Co to jest informacja niejawna i jak należy ją zabezpieczać

Dzięki stale rosnącemu znaczeniu informacji w naszym społeczeństwie ochrona informacji niejawnych stała się kluczowym zagadnieniem. Ustawa o ochronie informacji niejawnych definiuje informacje ...

Co to jest informacja tajna i jak należy ją zabezpieczać

W dwudziestym pierwszym wieku ochrona informacji jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Współczesne firmy mogą przetwarzać zarówno dane osobowe od nazwisk po numery IP, jak i dane bizneso...

Jak zutylizować kartę płatniczą - czyli co zrobić ze starą kartą

Kradzież tożsamości jest niestety na porządku dziennym  w dzisiejszej Polsce. Wraz z rozwojem cyberprzestępczości coraz ważniejsza staje się ochrona naszych danych osobowych. Jednym z najczę...

EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.